契約者、契約期間、賃料、保証会社、契約書類を物件や部屋・区画に関連付け、Excel、共有フォルダ、紙の書類を行き来せずに確認しやすくします。
物件・部屋ごとに契約条件と必要書類を登録
賃貸管理担当者が物件と部屋・区画を選択し、契約者、契約期間、賃料、更新条件、解約予告期間、保証会社を登録します。賃貸借契約書や覚書、保証会社関連書類も同じ契約へ添付します。
- 物件、部屋、契約者を関連付け
- 契約期間と解約予告期限を登録
- 契約書や保証会社関連書類を集約
物件・テナントごとに賃貸借契約・更新期限・解約予定を一元管理し、手続き漏れと空室見込みを把握する
不動産管理会社、施設管理会社、ビル管理会社が、物件や部屋・区画ごとに賃貸借契約の期間、賃料、更新予定日、解約予告期限、保証会社、契約書類、対応状況を登録する活用方法です。更新案内や解約受付の状況を契約ごとに整理し、担当者が期限の近い契約を確認しながら手続きを進められる状態をつくります。解約予定日や退去予定日も管理することで、今後の空室見込みや募集準備が必要な物件を把握しやすくします。
AT A GLANCE
この活用例の要点
物件やテナントごとに、契約期間、賃料、更新日、解約予告期限、保証会社、契約書類、更新・解約の対応状況を一元管理します。
- 利用シーン
- 賃貸借契約管理、契約更新管理、解約予告期限管理、退去予定管理、テナント契約管理、保証会社情報管理、契約書類管理、空室見込み管理
- 主な機能
- 物件・部屋・契約者の関連データ管理、契約期間・更新日・解約予告期限の管理、賃料・保証会社情報の管理、契約書・添付ファイル管理、ステータス管理、一覧・検索・絞り込み、集計・グラフ、アクセス制限、項目の追加・変更、期限通知のプラグインまたはカスタマイズ
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 物件、部屋、テナントごとの契約期間や賃料をExcelで管理し、契約書のPDFや紙の書類は共有フォルダや書庫へ別々に保管している
- 更新予定日や解約予告期限を担当者の予定表や個別の管理表で確認しており、担当変更や繁忙期に案内や確認が漏れやすい
- 契約更新の案内済み、回答待ち、条件調整中、手続き完了といった状況を確認するため、管理責任者が担当者へ個別に問い合わせている
- 入居者やテナントから解約の連絡を受けた後、解約予定日、退去立会い、原状回復、募集開始などの情報を複数の管理表へ入力している
- 保証会社、連帯保証人、更新時に必要な書類、特約などの契約条件を確認するたびに、担当者が契約書や過去のメールを探している
- 今後退去する部屋や区画を一覧で確認できず、募集準備、修繕手配、次の入居者募集を始めるタイミングが担当者ごとに異なっている
@pocketで実現すること
- 賃貸管理担当者がパソコンから物件、部屋・区画、契約者、契約区分、契約開始日、契約終了日、賃料、共益費などの契約基本情報を登録する
- 自動更新の有無、更新予定日、更新確認開始日、解約予告期間、解約予告期限、更新料、保証会社などを契約情報へ登録し、期限別に検索できるようにする
- 賃貸借契約書、重要事項説明書、保証会社の申込書、覚書、更新書類などを契約情報へ添付し、物件や契約者ごとに確認できるようにする
- 担当者が更新案内日、契約者からの回答、条件変更の有無、必要書類の回収状況を登録し、未案内、案内済み、回答待ち、手続き中、更新完了などの状態を更新する
- 解約の申し出を受けた場合は、受付日、解約予定日、退去予定日、解約理由、立会い予定、原状回復の要否、募集開始予定を契約情報に関連付けて登録する
- 管理責任者が物件別、担当者別、更新予定月別、解約予告期限別、対応状況別の一覧から、期限が近い契約や手続きが止まっている案件を確認する
- 解約予定日や退去予定日をもとに今後の空室見込みを確認し、募集担当者や修繕担当者へ募集準備、室内確認、原状回復手配などの情報を共有する
便利になるポイント
更新予定日、案内日、契約者からの回答、必要書類、対応担当者、現在の状況を管理し、案内前や回答待ちの契約を一覧から把握できるようにします。
契約ごとの解約予告期間と期限を登録し、条件を確認しながら解約受付や更新判断を進められる状態をつくります。
賃貸借契約書、覚書、保証会社関連書類、更新書類を同じ契約へ添付し、契約条件を確認する際の書類探索を減らします。
解約予定日、退去予定日、立会い予定、募集開始予定を一覧化し、今後空室になる部屋や区画を管理部門と募集担当者が共有できます。
更新完了後の次回更新日や、解約後の立会い、原状回復、募集準備を関連付け、契約手続きの後に必要な業務を確認しやすくします。
活用の進め方
- 現在使用している賃貸借契約台帳、更新管理表、解約受付表、契約書類の保存場所を確認し、管理対象とする情報を整理する
- 物件、部屋・区画、契約者、保証会社、賃貸借契約の管理単位と関連付けを設計する
- 契約開始日、契約終了日、更新予定日、解約予告期限、賃料、更新料、必要書類、対応担当者などの項目を設定する
- 未案内、案内済み、回答待ち、条件調整中、手続き中、更新完了、解約予定など、自社の業務に合わせた対応状況を設定する
- 既存のExcelと契約書類を整理し、物件名や部屋番号、契約番号などを基準に契約情報を登録する
- 担当者が更新案内、契約者からの回答、書類回収、解約受付などの進捗を随時更新する
- 管理責任者が期限の近い契約、回答待ちの契約、解約予定の部屋・区画を定期的に確認し、担当者や募集・修繕部門へフォローする
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
賃貸管理担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
管理責任者・募集担当者
更新対応と解約・退去予定を一覧で確認
管理責任者が更新予定日、解約予告期限、対応状況からフォロー対象を確認します。解約予定の契約は退去日、立会い、原状回復、募集開始予定も共有し、空室になる部屋や区画の準備につなげます。
- 更新期限の近い契約を把握
- 案内済みや回答待ちの状況を確認
- 退去予定と空室見込みを募集業務へ共有
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初期費用0円。専門知識がなくても、必要な項目を並べて業務アプリを作成できます。
1ユーザー月額300円（税別）から
※最低利用人数は5ユーザーです。実現したい内容により、上位プラン、オプション、プラグイン、個別カスタマイズが必要になる場合があります。
利用する機能・関連プラグイン
物件・部屋・契約者の関連データ管理契約期間・更新日・解約予告期限の管理賃料・保証会社情報の管理契約書・添付ファイル管理ステータス管理一覧・検索・絞り込み集計・グラフアクセス制限項目の追加・変更期限通知のプラグインまたはカスタマイズ
よくある質問
物件や部屋ごとに賃貸借契約を管理できますか？
はい、物件と部屋・区画の情報に契約者、契約期間、賃料、保証会社、契約書類を関連付けて管理できます。テナント契約と住居契約で管理項目が異なる場合は、それぞれに必要な項目を整理して設計します。
更新予定日や解約予告期限が近い契約だけを確認できますか？
はい、更新予定日、契約終了日、解約予告期限、対応状況などを条件に一覧を絞り込み、確認が必要な契約を把握できます。一定期間前の自動通知が必要な場合は、利用できる標準機能、プラグイン、通知方法の確認が必要です。
賃貸借契約書や保証会社の書類も一緒に管理できますか？
はい、契約情報に添付ファイル項目を設け、賃貸借契約書、覚書、保証会社関連書類、更新書類などを契約ごとに管理できます。登録可能なファイル形式や容量は利用環境の仕様確認が必要です。
契約更新の案内状況や書類回収状況を管理できますか？
はい、案内日、契約者からの回答、必要書類、回収状況、担当者、対応期限、ステータスを登録し、未案内、回答待ち、手続き中などの状況を一覧で確認できます。
解約予定から今後の空室見込みを確認できますか？
はい、解約予定日、退去予定日、立会い予定、原状回復の状況、募集開始予定を登録することで、今後空室になる部屋や区画を一覧で確認できます。募集サイトや他システムへの自動連携が必要な場合は、外部連携またはカスタマイズの検討が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。