物件、対象場所、鍵番号、保管場所、貸出先、現在の状態を関連付け、誰がどの鍵を持っているかを一覧から確認しやすくします。
鍵・カードキーの貸出時に利用者と返却予定を登録
担当者が対象の鍵やカードキーを選択し、貸出先の協力会社、利用者、利用目的、貸出日、返却予定日を登録します。貸出担当者も記録し、誰が受け渡しを行ったか確認できるようにします。
- 物件と対象場所から貸出対象を選択
- 協力会社、利用者、利用目的を登録
- 貸出日と返却予定日を記録
管理物件の鍵・カードキー・貸出備品の所在と返却期限を一元管理し、紛失・返却漏れを防ぐ
不動産管理会社、施設管理会社、ビルメンテナンス会社が、管理物件の共用部、機械室、テナント区画などで使用する鍵やカードキー、作業用備品の保管場所と貸出状況を管理する活用方法です。鍵・備品番号、対象物件、対象場所、貸出先、貸出日、返却予定日、返却日を記録し、管理担当者が誰に何を貸し出しているかを一覧で確認できる状態をつくります。協力会社や点検業者への貸出履歴、紛失・破損、カードキーの無効化や鍵交換の履歴も残し、事故発生時の確認や再発防止に活用します。
AT A GLANCE
この活用例の要点
管理物件の鍵、カードキー、機械室の鍵、作業用備品について、保管場所、貸出先、返却予定日、返却状況、紛失・破損履歴を一元管理します。
- 利用シーン
- 物件鍵管理、カードキー管理、機械室鍵管理、協力会社への鍵貸出、作業用備品貸出、返却期限管理、紛失・破損管理、鍵交換履歴管理
- 主な機能
- 物件・対象場所との関連データ管理、鍵・カードキー・備品台帳管理、貸出先・協力会社情報の管理、貸出日・返却予定日・返却日の管理、ステータス管理、一覧・検索・絞り込み、パソコン・タブレット入力、写真・添付ファイル管理、アクセス制限、項目の追加・変更、気づき機能、期限通知のプラグインまたはカスタマイズ
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 管理事務所のキーボックスと紙の貸出簿を使用しており、鍵が保管中なのか貸出中なのかを現地で確認しなければならない
- 鍵番号、対象物件、部屋・区画、機械室などの情報をExcelで管理し、貸出先や返却予定は紙の記録簿へ別に記入している
- 点検会社、清掃会社、工事会社へ鍵やカードキーを貸し出した後、返却予定日を担当者が個別に覚えているため、返却確認が遅れやすい
- 複数の担当者が貸出対応を行っており、誰がどの協力会社へ鍵を渡したのか、電話やメールで確認することがある
- 脚立、測定器、工具、入館証などの作業用備品が各物件や倉庫へ分散し、現在の貸出先や利用予定を確認しにくい
- 鍵やカードキーを紛失した際の届出、捜索、カード無効化、シリンダー交換、再発行の経緯がメールや報告書へ分散している
@pocketで実現すること
- 物件管理担当者がパソコンから物件、棟、部屋・区画、機械室などの対象場所を登録し、鍵・備品番号、名称、種類、保管場所を関連付ける
- 物理鍵、カードキー、マスターキー、機械室鍵、入館証、工具、測定器などの分類を設定し、保管中、貸出中、返却待ち、紛失、破損、使用停止などの状態を管理する
- 担当者が貸出時に、貸出先の会社名、利用者、連絡先、利用目的、貸出日、返却予定日、貸出担当者をパソコンやタブレットから登録する
- 協力会社や作業員から返却を受けた際は、返却日、返却確認者、鍵や備品の状態を登録し、対象の状態を保管中へ更新する
- 管理責任者が物件別、貸出先別、返却予定日別、状態別の一覧から、貸出中の鍵・備品や返却予定日を過ぎた対象を確認する
- 紛失や破損が発生した場合は、発生日、発生場所、報告者、状況、対応内容、カード無効化日、交換・再発行日、費用、完了状況を記録する
- 鍵交換やカードキー再発行を行った際は、旧番号、新番号、交換理由、作業会社、交換日を記録し、対象場所ごとの変更履歴を確認できるようにする
便利になるポイント
貸出先、利用者、利用目的、貸出日、返却予定日、貸出担当者を記録し、点検や工事の際に行った鍵の受け渡し経緯を残します。
貸出中、返却待ちなどの状態と返却予定日を管理し、返却期限を過ぎている鍵や備品を担当者が把握しやすくします。
脚立、測定器、工具、入館証などについても、保管場所、貸出先、返却予定を記録し、鍵とは別の台帳を作る負担を抑えます。
紛失や破損の状況、カードキーの無効化、鍵交換、再発行、関係者への連絡内容を記録し、対応の進捗と完了状況を共有できます。
旧番号と新番号、交換理由、交換日、作業会社を残し、物件や対象場所ごとに過去の交換・再発行履歴を追いやすくします。
活用の進め方
- 現在使用している鍵台帳、カードキー管理表、貸出簿、備品台帳を確認し、管理対象と貸出ルールを整理する
- 物件、棟、部屋・区画、機械室などの対象場所と、鍵・カードキー・貸出備品の関連付けを設計する
- 鍵・備品番号、種類、保管場所、貸出先、貸出日、返却予定日、返却日、状態などの管理項目を設定する
- 既存のExcelや紙の台帳から鍵・カードキー・備品の情報を整理し、識別番号を基準に登録する
- 管理担当者が貸出時に貸出先、利用目的、返却予定日を登録し、返却時に返却日と状態を更新する
- 管理責任者が貸出中、返却待ち、期限超過、紛失、破損などの一覧を定期的に確認し、担当者や協力会社へフォローする
- 紛失、破損、鍵交換、カードキーの無効化や再発行が発生した場合は、対応内容と完了までの履歴を記録する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
物件管理担当者・受付担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
物件管理責任者・設備管理責任者
貸出中・返却待ち・紛失中の対象を一覧で確認
管理責任者が物件、貸出先、返却予定日、状態で一覧を絞り込みます。返却期限を過ぎた鍵や備品を担当者へ確認し、紛失や破損がある場合は、カードの無効化、鍵交換、再発行などの対応状況を確認します。
- 鍵・カードキーの現在の所在を把握
- 返却期限を過ぎた貸出を確認
- 紛失・破損から交換完了までを管理
30日間無料でお試し
鍵・カードキー・貸出備品を一元管理を、ノーコードで作ってみませんか？
初期費用0円。専門知識がなくても、必要な項目を並べて業務アプリを作成できます。
1ユーザー月額300円（税別）から
※最低利用人数は5ユーザーです。実現したい内容により、上位プラン、オプション、プラグイン、個別カスタマイズが必要になる場合があります。
利用する機能・関連プラグイン
物件・対象場所との関連データ管理鍵・カードキー・備品台帳管理貸出先・協力会社情報の管理貸出日・返却予定日・返却日の管理ステータス管理一覧・検索・絞り込みパソコン・タブレット入力写真・添付ファイル管理アクセス制限項目の追加・変更気づき機能期限通知のプラグインまたはカスタマイズ
よくある質問
物理鍵、カードキー、機械室の鍵を同じ台帳で管理できますか？
はい、鍵の種類を分類し、物件、部屋・区画、機械室などの対象場所と関連付けることで、複数種類の鍵を同じ台帳で管理できます。カードキー固有の権限情報や複雑な入退室設定まで管理する場合は、必要な項目と運用範囲の確認が必要です。
協力会社へ貸し出した鍵の返却予定を管理できますか？
はい、協力会社名、利用者、連絡先、貸出日、返却予定日、返却状況を登録し、貸出中や返却待ちの鍵を一覧で確認できます。
返却期限を過ぎた鍵や備品を自動で通知できますか？
返却予定日や状態をもとに、期限を過ぎた対象を一覧や気づき機能で確認する運用を検討できます。メールなどによる自動通知が必要な場合は、利用できる標準機能、プラグイン、カスタマイズの確認が必要です。
鍵だけでなく工具や測定器も貸出管理できますか？
はい、脚立、工具、測定器、入館証などについても、管理番号、保管場所、貸出先、返却予定日、返却状況を登録することで同じ仕組みを利用できます。対象ごとに貸出ルールが異なる場合は、分類や管理項目を分けて設計します。
鍵やカードキーの紛失・交換履歴を残せますか？
はい、紛失日、発生状況、カード無効化、鍵交換、再発行、新旧番号、対応会社、完了日などを記録できます。入退室システム上のカード権限を自動で停止する場合は、外部システム連携またはカスタマイズの検討が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。