お客様からの依頼内容、希望日、担当者、作業状況、対応履歴、完了報告を同じ案件で管理し、紙、メール、Excelを探さずに対応経緯を確認しやすくします。
依頼内容と対応予定を登録し、担当者へ共有
受付担当者が顧客名、依頼内容、希望日、訪問先、対応期限、注意事項を登録します。管理者が担当者と対応予定日を設定すると、作業担当者はスマートフォンから自分の担当案件と必要な対応内容を確認できます。
- 電話やメールで受けた依頼を案件として登録
- 担当者と対応予定日を設定
- 外出先から依頼内容と注意事項を確認
顧客からのサービス依頼・作業進捗・完了報告を一元管理し、対応漏れを防ぐ
一般サービス業や士業事務所が、お客様から受け付けたサービス依頼、相談、手続き、訪問作業などを案件として登録し、希望日、対応期限、担当者、作業状況、対応内容、完了報告、請求状況まで一元管理する活用方法です。電話、メール、紙の受付票、Excel、担当者個人の予定表に分散していた情報を集約し、受付担当者、作業担当者、管理者が同じ進捗を確認できる状態をつくります。
AT A GLANCE
この活用例の要点
お客様からのサービス依頼、希望日、担当者、作業進捗、対応内容、完了報告、添付写真、請求状況を案件ごとに一元管理します。
- 利用シーン
- サービス依頼受付、相談案件管理、訪問作業管理、担当者割り当て、作業進捗管理、対応履歴管理、完了報告、作業写真管理、請求状況管理
- 主な機能
- 顧客情報との関連データ管理、パソコン・スマートフォン・タブレット入力、担当者・対応期限管理、ステータス管理、対応履歴管理、写真・添付ファイル管理、一覧・検索・絞り込み、集計・グラフ、アクセス制限、項目の追加・変更
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- お客様から電話やメールで受け付けた依頼内容を紙の受付票や担当者のメモへ記録し、後からExcelへ入力している
- 受付担当者から作業担当者への連絡を電話、メール、チャットで行っているため、希望日、注意事項、対応期限などの伝達漏れが起きやすい
- 受付済み、日程調整中、作業中、確認待ち、完了などの状況を把握するため、管理者が担当者へ個別に確認している
- 担当者が訪問先や外出先で確認した内容を事務所へ戻ってから報告しており、受付担当者や管理者が最新状況をすぐに確認できない
- 作業前後の写真やお客様から受け取った資料がスマートフォン、メール、共有フォルダに分散し、どの依頼に関するファイルか分かりにくい
- 対応完了後の報告内容と請求管理が別々のExcelで管理され、完了しているのに請求処理が進んでいない案件を確認しにくい
- 担当者の休みや退職時に、お客様との連絡内容、これまでの作業、未完了事項を確認できず、引き継ぎに時間がかかる
@pocketで実現すること
- 受付担当者がお客様から依頼を受けた際に、パソコンやタブレットから顧客名、連絡先、依頼内容、受付日、希望日、対応期限、訪問先、注意事項を登録する
- 管理者や受付担当者が依頼内容、対応地域、必要な資格、担当者の予定などを確認し、作業担当者と対応予定日を設定する
- 作業担当者がスマートフォンから自分の担当案件を確認し、訪問前の連絡、日程調整、作業開始、確認待ちなど、対応に合わせて進捗状況を更新する
- 訪問先や作業場所から、実施した作業、確認結果、お客様への説明内容、使用した部材、追加対応の必要性、作業前後の写真を案件へ登録する
- 作業完了時に、完了日、作業報告、お客様確認の状況、残作業、次回対応予定、添付資料を登録し、受付担当者や管理者へ共有する
- 管理者が担当者別、対応期限別、進捗状況別の一覧から、未着手、日程未確定、対応中、確認待ち、期限超過の案件を確認して担当者へフォローする
- 請求担当者が完了報告を確認し、請求対象、請求予定日、請求書発行状況、入金確認状況を更新して、作業完了後の請求漏れを確認する
- 顧客情報と過去の依頼、対応履歴、完了報告を関連付け、再依頼や問い合わせを受けた際に以前の対応内容を確認できるようにする
便利になるポイント
受付済み、日程調整中、作業中、確認待ち、完了などの状態で一覧を絞り込み、対応が止まっている依頼や期限が近い案件を確認できます。
作業担当者がスマートフォンから進捗、作業内容、現場写真を登録することで、受付担当者や管理者が電話で確認しなくても最新状況を把握しやすくなります。
作業前後の写真、受領資料、報告書などを依頼案件へ添付し、どのお客様のどの作業に関するファイルかを確認しやすくします。
お客様との連絡、日程調整、実施した作業、残っている確認事項を履歴として残し、担当者が不在の場合でも対応を引き継ぎやすくします。
作業完了と請求予定、請求書発行、入金確認の状況を関連付け、完了報告後に請求処理が止まっている案件を確認しやすくします。
活用の進め方
- 現在使用している受付票、作業指示書、進捗管理表、完了報告書、請求管理表を確認し、重複している項目と更新者を整理する
- 顧客情報、サービス依頼、対応履歴、作業報告、添付ファイル、請求状況の管理単位と関連付けを設計する
- 受付済み、日程調整中、担当者決定、作業中、確認待ち、完了、請求処理中など、自社の業務に合ったステータスを設定する
- 受付担当者が依頼を受けた際に、顧客、依頼内容、希望日、対応期限、訪問先、注意事項を登録する
- 管理者が担当者と対応予定日を設定し、作業担当者がスマートフォンから担当案件と依頼内容を確認する
- 作業担当者が作業の進行に合わせてステータスを更新し、対応内容、写真、確認事項を登録する
- 作業完了後に完了日、作業報告、お客様確認、残作業、次回予定を登録し、管理者が内容を確認する
- 請求担当者が完了案件を確認して請求状況を更新し、管理者が未完了案件や未請求案件を定期的にフォローする
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
受付担当者・作業担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
作業担当者・管理者・請求担当者
作業報告を現場から登録し、未完了・未請求を確認
作業担当者が対応内容、作業前後の写真、お客様への説明、完了日を登録します。管理者は未着手や確認待ちの案件を一覧で確認し、請求担当者は完了報告をもとに請求書の発行状況や入金確認を更新します。
- スマートフォンから進捗と作業内容を更新
- 完了報告と作業写真を同じ案件に保存
- 未完了案件と未請求案件を一覧で確認
30日間無料でお試し
サービス依頼から完了報告まで一元管理を、ノーコードで作ってみませんか？
初期費用0円。専門知識がなくても、必要な項目を並べて業務アプリを作成できます。
1ユーザー月額300円（税別）から
※最低利用人数は5ユーザーです。実現したい内容により、上位プラン、オプション、プラグイン、個別カスタマイズが必要になる場合があります。
利用する機能・関連プラグイン
顧客情報との関連データ管理パソコン・スマートフォン・タブレット入力担当者・対応期限管理ステータス管理対応履歴管理写真・添付ファイル管理一覧・検索・絞り込み集計・グラフアクセス制限項目の追加・変更
よくある質問
電話やメールで受けたサービス依頼をまとめて管理できますか？
はい、受付担当者が顧客名、依頼内容、受付日、希望日、訪問先、対応期限などを登録し、受付経路にかかわらず同じ形式で案件を管理できます。メール本文の自動取り込みが必要な場合は、連携方法に応じてプラグインまたはカスタマイズの確認が必要です。
作業担当者は外出先から進捗や完了報告を登録できますか？
はい、作業担当者がスマートフォンから担当案件を確認し、作業状況、対応内容、完了日、作業写真などを登録する運用を構築できます。
未対応や期限を過ぎた依頼だけを確認できますか？
はい、担当者、対応期限、進捗状況などを条件に一覧を絞り込み、未着手、対応中、確認待ち、期限超過などの案件を確認できます。期限前の自動通知が必要な場合は、通知方法に応じてプラグインまたはカスタマイズの検討が必要です。
作業前と作業後の写真を案件ごとに管理できますか？
はい、作業前後の写真や関連資料をサービス依頼へ添付し、対応内容や完了報告と一緒に確認できます。写真の自動圧縮や自動分類が必要な場合は、追加機能の確認が必要です。
作業完了後の請求状況も管理できますか？
はい、請求対象、請求予定日、請求書発行状況、入金確認状況などを登録し、完了報告と関連付けて確認できます。指定フォーマットでの請求書出力や会計システムとの自動連携が必要な場合は、帳票出力機能、連携用プラグイン、またはカスタマイズの検討が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。