顧問先から電話が入ったものの、担当の税理士、社会保険労務士、弁護士、行政書士が外出中で、事務スタッフが案件の状況を確認できず、「担当から折り返します」としか答えられないことはありませんか。面談内容、電話での回答、依頼された書類、案件の進捗が先生の手帳、個人メール、記憶、担当者別のExcelに分散していると、担当者不在時の一次対応や引き継ぎが難しくなります。@pocketで顧問先情報、相談案件、面談・電話の対応履歴、預かり書類、次回対応を関連付け、資格者と事務スタッフが必要な情報を共有することで、誰が電話を受けても過去の経緯を確認しやすい事務所運営につなげます。
AT A GLANCE
士業事務所の顧問先情報、相談案件、面談・電話履歴、預かり書類、回答内容、次回対応を一元管理し、担当者不在時の一次対応と引き継ぎを支援します。
顧問先ごとの面談、電話、メール、依頼事項を時系列で確認できるため、担当資格者が外出中でも事務スタッフが登録済みの情報をもとに一次対応しやすくなります。
相談日時、参加者、質問内容、回答内容、確認事項を記録し、過去の面談や電話でどのような説明を行ったか確認できる状態をつくります。
訪問や外出の直後にスマートフォンから記録することで、帰所後の転記を減らし、相談内容や次回対応を事務所内へ早めに共有できます。
預かった資料の写真、PDF、作成中の書類を顧問先や案件へ関連付け、共有フォルダや個人メールから対象ファイルを探す負担を軽減します。
相談の背景、過去の説明、未回答事項、次回予定を案件ごとに残し、休職、退職、担当変更があっても対応経緯を確認しやすくします。
相談区分やキーワードから類似する対応履歴や添付書類を検索し、新しい担当者の検討材料や事務スタッフの教育に活用できます。
未回答、確認待ち、書類待ち、対応期限などで一覧を絞り込み、顧問先への回答が止まっている案件を所長や事務局長がフォローできます。
@pocketのライトプランは1ユーザー月額300円、最低5ユーザーの月額1,500円から利用できます。資格者だけでなく、事務スタッフやパラリーガルを含めた情報共有を小規模な利用者構成から始められます。オプション、プラグイン、個別カスタマイズを利用する場合は別途費用が発生します。
HOW IT WORKS
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。 資格者が顧問先への訪問や相談対応を終えた後、スマートフォンから顧問先と案件を選択し、相談内容、回答内容、確認事項、次回対応を登録します。預かった書類の写真やPDFも同じ履歴へ保存し、事務所へ戻る前に担当スタッフと共有します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。 事務スタッフが顧問先から電話を受けた際に、過去の対応履歴、現在の案件、担当者、未回答事項、次回予定を確認します。所長や事務局長は未回答、書類待ち、期限間近の案件を一覧で把握し、必要な担当者へ対応を依頼します。
はい、顧問先情報を起点に、相談案件、面談、電話、メール、訪問などの対応履歴を関連付けて管理できます。相談内容、回答内容、担当者、期限、次回対応も同じ履歴へ登録できます。
はい、事務スタッフが閲覧できる範囲に、過去の対応履歴、現在の案件、担当者、未回答事項、次回予定を共有する運用を設計できます。専門的な判断や機密情報については、資格者へ引き継ぐ範囲と閲覧権限を事前に整理します。
スマートフォン端末が備える音声入力を利用し、入力欄へ文章を登録する方法を検討できます。ただし、@pocketが独自に音声認識する機能ではなく、端末や入力環境に依存します。固有名詞、金額、期日、法律用語は登録前に確認が必要です。
はい、書類の写真やPDFなどを顧問先、案件、対応履歴へ添付する運用ができます。ファイル容量、保存期間、機密情報の扱い、閲覧権限は導入前に確認して設計します。
@pocketのライトプランは1ユーザー月額300円、最低5ユーザーの月額1,500円から利用でき、30日間の無料体験で顧問先管理と対応履歴の運用を試せます。利用するプラン、オプション、プラグイン、個別カスタマイズによって費用が変わるため、利用者数と必要な機能を確認して導入を検討します。
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。
