ステータスや提出期限から資料待ち、一部受領、不足ありの顧問先を絞り込み、複数のExcelや担当者の手帳を見比べずに確認できます。
届いた資料と不足書類を顧問先別に登録
事務スタッフが対象の顧問先と案件を選択し、受領日、受領方法、届いた資料、不足している資料を登録します。メールで届いたPDFや郵送書類をスキャンしたデータも添付し、資料の保存場所と回収状況をそろえます。
- 顧問先、対象年月、依頼資料を関連付け
- 受領済みと不足している資料を区別
- PDFや書類画像を案件へ添付
士業事務所の顧問先別の提出物・資料回収・催促履歴を一元管理し、未提出と確認待ちを見える化する
「今月分の領収書や通帳データが、まだ届いていません」。月末や申告期限が近づくたび、税理士、社会保険労務士、行政書士、弁護士、経営コンサルタントが、顧問先へ同じような催促を繰り返していませんか。資料がそろわなければ事務所側の作業を始められず、期限直前に届いた資料へ対応するため、資格者や事務スタッフの業務が圧迫されます。@pocketで顧問先、対象月、依頼資料、依頼日、受領状況、不足内容、催促履歴、事務所側の確認状況を関連付けることで、現在どこで作業が止まっているかを事務所全体で確認できる状態をつくります。
AT A GLANCE
この活用例の要点
士業事務所が顧問先ごとの依頼資料、提出状況、不足書類、催促履歴、確認担当者、次回対応日を管理し、資料待ちと所内確認待ちを見える化します。
- 利用シーン
- 顧問先別の資料回収管理、税理士事務所の月次資料管理、社労士事務所の提出物管理、行政書士事務所の必要書類管理、法律事務所の証拠・依頼資料管理、顧問先への催促管理、不足資料管理、受領書類管理、事務所内タスク管理、資料待ち案件の確認
- 主な機能
- 顧問先マスター管理、顧問先・案件・提出物の関連データ管理、パソコン・スマートフォン・タブレット入力、提出期限管理、ステータス管理、催促・対応履歴管理、写真・添付ファイル管理、一覧・検索・絞り込み、集計・グラフ、アクセス制限、項目の追加・変更、かんばんビューのオプション
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 顧問先ごとの月次資料や手続きに必要な書類を担当者別のExcelで管理しており、事務所全体で未提出先を確認しにくい
- 領収書、通帳データ、賃金台帳、契約書、本人確認書類など、必要な資料の依頼内容が担当資格者のメールや手帳に残っている
- 顧問先へ電話やメールで催促した日を記録しておらず、同じ顧問先へ複数の職員が連絡したり、反対に誰も連絡しなかったりする
- メール、郵送、チャット、持参など複数の経路で資料が届くため、受領済みかどうかを確認するために担当者へ聞いている
- 受け取った書類が担当者の机、メールの受信箱、共有フォルダへ分散し、どの案件の資料か分からなくなることがある
- 一部の書類だけ届いている場合に、不足している資料や再提出が必要な内容をExcelの備考欄へ書いており、一覧から把握しにくい
- 顧問先から資料が届いていても、事務所側の内容確認や資格者レビューで止まっている案件が資料待ちと同じ表で管理されている
- 期限直前に資料が集中し、どの案件を優先して確認するか判断するため、資格者が担当者へ個別に進捗を聞いている
@pocketで実現すること
- 税理士、社会保険労務士、行政書士、弁護士、経営コンサルタント、事務スタッフが、顧問先名、担当資格者、事務担当者、契約業務などの基本情報を登録する
- 顧問先ごとに対象年月、案件名、依頼する資料、提出期限、依頼日、依頼方法、担当者を登録する
- 依頼前、依頼済み、資料待ち、一部受領、不足あり、受領済み、内容確認中、顧問先確認待ち、資格者確認待ち、完了などのステータスを設定する
- 資料を受け取った事務スタッフが、受領日、受領方法、受領者、受領した書類、不足資料、確認結果をパソコンやスマートフォンから更新する
- メールで届いたPDF、郵送書類をスキャンしたデータ、スマートフォンで撮影した画像を、対象の顧問先と案件へ添付する
- 顧問先への電話やメールによる催促について、連絡日、連絡方法、対応者、相手の回答、提出予定日、次回連絡日を履歴として記録する
- 事務スタッフがステータス、提出期限、最終連絡日、担当者で一覧を絞り込み、資料待ちや不足ありの顧問先を確認する
- 顧問先が対応する段階なのか、事務スタッフが内容を確認する段階なのか、資格者の判断を待っている段階なのかをステータスで区別する
- かんばんビューのオプションを利用する場合は、資料待ち、一部受領、確認中、資格者確認待ち、完了などの列で案件を表示し、進捗を確認する
- 一定期間更新されていない資料待ち案件の自動色分けや通知が必要な場合は、条件、通知先、通知方法に対応するプラグインまたはカスタマイズを確認する
- 所長や事務局長が担当者別、期限別、ステータス別の一覧や集計を確認し、催促が止まっている案件や確認業務が集中している担当者をフォローする
便利になるポイント
最終連絡日、連絡方法、顧問先からの回答、次回連絡日を共有し、誰がいつ催促したかを確認したうえでフォローできます。
顧問先の資料提出待ち、事務スタッフの内容確認待ち、資格者の判断待ちを分け、どこで案件が止まっているか判断しやすくします。
PDFや書類画像を顧問先、対象年月、案件へ関連付け、メール、共有フォルダ、担当者の机から資料を探す負担を軽減します。
未提出資料、過去の催促履歴、顧問先からの回答を確認できるため、資格者へ毎回状況を聞かずに、決められた運用に沿って提出依頼を進めやすくなります。
提出期限と回収状況を確認し、まだ資料がそろっていない案件や、所内確認が止まっている案件を早めにフォローできます。
依頼した資料、受領済みの書類、不足内容、催促履歴、次回対応を残し、担当者の休職や退職時にも経緯を確認できます。
@pocketのライトプランは1ユーザー月額300円、最低5ユーザーの月額1,500円から利用できます。資格者と事務スタッフへアカウントを用意し、資料回収に必要な項目へ絞った運用を始められます。オプション、プラグイン、個別カスタマイズを利用する場合は別途費用が発生します。
活用の進め方
- 現在使用している資料回収Excel、担当者別タスク表、催促メール、共有フォルダを確認し、管理場所と更新者を整理する
- 顧問先、案件、対象年月、依頼資料、受領ファイル、催促履歴の管理単位と関連付けを設計する
- 月次会計資料、給与資料、社会保険手続き書類、許認可申請資料、契約書、証拠資料などの資料区分を登録する
- 依頼前、依頼済み、資料待ち、一部受領、不足あり、確認中、資格者確認待ち、完了などのステータスを設定する
- 顧問先ごとに必要資料、依頼日、提出期限、担当者、連絡方法を登録する
- 事務スタッフが資料の受領時に、受領日、受領方法、受領書類、不足内容、添付ファイルを更新する
- 催促を行った際に、連絡日、相手の回答、提出予定日、次回連絡日を記録する
- 事務スタッフが資料待ち、不足あり、次回連絡日到来などの一覧を確認し、顧問先へフォローする
- 所長や事務局長が担当者別、期限別、ステータス別の進捗を確認し、遅れている案件や作業の偏りを調整する
- 30日間の無料体験で、毎月資料を回収する顧問先を一部登録し、事務スタッフが迷わず更新できる項目とステータスを確認する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
事務スタッフ・案件担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
事務局長・資格者・事務スタッフ
資料待ちと所内確認待ちを分けてフォロー
事務スタッフが資料待ち、不足あり、次回連絡日などの条件で一覧を確認し、顧問先への催促を行います。事務局長や資格者は、事務所側の内容確認や判断で止まっている案件も確認し、現在の担当者へ対応を依頼します。
- 資料待ちの顧問先だけを絞り込み
- 最終連絡日と次回連絡予定を確認
- 顧問先待ちと事務所側の確認待ちを区別
利用する機能・関連プラグイン
顧問先マスター管理顧問先・案件・提出物の関連データ管理パソコン・スマートフォン・タブレット入力提出期限管理ステータス管理催促・対応履歴管理写真・添付ファイル管理一覧・検索・絞り込み集計・グラフアクセス制限項目の追加・変更かんばんビューのオプション
よくある質問
顧問先ごとに月次資料や必要書類の提出状況を管理できますか？
はい、顧問先、対象年月、案件、必要資料を関連付け、依頼前、資料待ち、一部受領、不足あり、受領済みなどの状態を管理できます。
資料が未提出の顧問先だけを一覧で確認できますか？
はい、ステータス、提出期限、担当者などで一覧を絞り込み、資料待ちや不足ありの顧問先を確認できます。複数の担当者が登録した案件も、事務所全体の一覧として確認する運用を設計できます。
顧問先への催促履歴や次回連絡日も記録できますか？
はい、連絡日、連絡方法、対応者、相手の回答、提出予定日、次回連絡日を履歴として登録できます。これにより、重複連絡や催促漏れを抑えやすくなります。
一定期間資料が届いていない顧問先へ自動通知できますか？
一覧や気づき機能から、資料待ちの案件や次回連絡日を確認する運用を検討できます。経過日数に応じた自動色分けやメール通知が必要な場合は、条件に対応するプラグインまたはカスタマイズの確認が必要です。
@pocketの料金と無料体験について教えてください。
@pocketのライトプランは1ユーザー月額300円、最低5ユーザーの月額1,500円から利用でき、30日間の無料体験で資料回収と催促管理の運用を試せます。利用するプラン、オプション、プラグイン、個別カスタマイズによって費用が変わります。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。