確定申告、年末調整、社会保険、労働保険などの手続きを顧問先情報と関連付け、複数のExcelや予定表を見比べずに確認しやすくします。
顧問先ごとに年間手続きと期限を登録
担当者が顧問先を選択し、確定申告、年末調整、算定基礎届、労働保険年度更新などの手続きを登録します。法定期限、事務所内期限、必要書類、担当者を設定し、顧問先への案内から提出完了まで管理します。
- 顧問先と対象手続きを関連付け
- 法定期限と事務所内期限を登録
- 必要書類と担当者を明確化
税理士・社労士事務所が顧問先ごとの年間手続き・期限・進捗ステータスを一元管理する
税理士事務所や社会保険労務士事務所が、顧問先ごとに確定申告、年末調整、算定基礎届、労働保険年度更新、社会保険手続きなどの年間業務を登録し、期限、担当者、必要書類、現在の進捗を一元管理する活用方法です。Excelや壁の年表、担当者個人の予定表に分散していた期限情報を共有し、今月が期限の未完了手続きや、書類回収が止まっている案件を事務所全体で確認できる状態をつくります。
AT A GLANCE
この活用例の要点
税理士・社労士事務所の顧問先ごとに年間手続き、期限、必要書類、担当者、進捗状況を管理し、未完了業務や対応の遅れを確認しやすくします。
- 利用シーン
- 顧問先管理、年間手続き管理、申告期限管理、社会保険・労働保険手続き管理、必要書類回収管理、担当者別タスク管理、未完了業務の確認、事務所全体の進捗管理
- 主な機能
- 顧問先マスター管理、年間手続きの関連データ管理、期限管理、ステータス管理、一覧・検索・絞り込み、集計・グラフ、添付ファイル管理、対応履歴管理、アクセス制限、項目の追加・変更
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 顧問先ごとの確定申告、年末調整、算定基礎届、労働保険年度更新などの期限を複数のExcelや壁の年間予定表で管理している
- 担当者が自分のカレンダーや手帳で期限を管理しており、所長や管理者が事務所全体の進捗を把握しにくい
- 必要書類の依頼、回収、内容確認、申請準備、提出完了の状況を確認するため、担当者へ個別に聞いている
- 顧問先から届いた資料がメール、郵送、共有フォルダ、担当者の机に分散し、必要な書類がそろっているか判断しにくい
- 期限日だけが登録され、いつ顧問先へ案内するか、いつまでに書類を回収するかなどの中間期限が管理されていない
- 担当者の休職、退職、繁忙期の応援時に、顧問先との連絡状況や未完了の手続きを引き継ぎにくい
- 今月が期限の手続きや期限が近い未着手案件を抽出するため、管理者が複数の一覧を手作業で確認している
@pocketで実現すること
- 税理士、社会保険労務士、事務スタッフがパソコンから顧問先名、契約業務、決算月、従業員数、担当者、連絡先などの顧問先基本情報を登録する
- 顧問先ごとに、確定申告、法人決算、年末調整、算定基礎届、労働保険年度更新、月額変更届など、年間で必要となる手続きを登録する
- 各手続きに対象年度、法定期限、事務所内期限、書類依頼日、回収予定日、担当者、優先度、必要書類を設定する
- 担当者が顧問先への案内、書類回収、内容確認、作成、レビュー、電子申請、提出完了などの進捗に合わせてステータスを更新する
- 顧問先から受領した申告資料、賃金台帳、従業員情報、控除証明書などの受領状況を記録し、不足書類や再依頼が必要な資料を確認する
- 担当者や管理者が期限月、担当者、手続き区分、ステータスなどで一覧を絞り込み、今月が期限の未完了案件や期限が近い未着手案件を確認する
- 所長や業務管理者が担当者別、手続き別、期限別の件数や進捗を確認し、業務が集中している担当者への応援や担当変更を検討する
- 担当変更時には、顧問先への連絡履歴、書類の回収状況、確認事項、申請状況を同じ手続き記録から確認して引き継ぐ
便利になるポイント
期限、担当者、手続き区分、ステータスで一覧を絞り込み、今月が期限の未完了案件や、まだ着手されていない業務を把握しやすくします。
依頼済み、回収中、不足あり、確認中などの状況を記録し、顧問先への再連絡が必要な手続きや不足書類を確認できます。
担当者別や期限月別に手続きの進捗を確認し、繁忙が集中している担当者や応援が必要な業務を判断しやすくします。
顧問先との連絡、書類回収、確認事項、申請状況を手続きごとに残し、担当者が変わっても対応経緯を確認できます。
顧問先、手続き、期限、担当者、進捗を同じデータで管理し、複数の管理表へ同じ情報を入力する運用を減らします。
活用の進め方
- 現在使用している顧問先台帳、年間予定表、期限管理Excel、担当者別タスク表を確認し、管理項目と更新方法を整理する
- 顧問先、年間手続き、必要書類、対応履歴の管理単位と関連付けを設計する
- 確定申告、年末調整、算定基礎届、労働保険年度更新など、事務所で扱う手続き区分を登録する
- 未着手、案内前、書類依頼済み、書類回収中、作成中、確認待ち、申請済み、完了などのステータスを設定する
- 顧問先ごとに対象となる手続き、期限、担当者、必要書類を登録し、年間の業務予定を作成する
- 担当者が顧問先への連絡や書類受領、申請作業に合わせて、進捗と確認事項を更新する
- 管理者が今月期限、未完了、期限間近、担当者別などの一覧を定期的に確認し、遅れがある業務をフォローする
- 年度終了後に手続きの実施結果や運用上の問題を振り返り、次年度の期限設定や担当配置を見直す
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
税理士・社労士・事務スタッフ
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
所長・業務管理者
期限が近い未完了業務を事務所全体で確認
所長や業務管理者が、期限月、担当者、手続き区分、ステータスで一覧を絞り込みます。未着手、書類回収中、確認待ちなどの案件を確認し、担当者への声掛けや業務の再配分につなげます。
- 今月期限の未完了案件を抽出
- 書類回収が止まっている案件を確認
- 担当者別の業務量と進捗を把握
利用する機能・関連プラグイン
顧問先マスター管理年間手続きの関連データ管理期限管理ステータス管理一覧・検索・絞り込み集計・グラフ添付ファイル管理対応履歴管理アクセス制限項目の追加・変更
よくある質問
顧問先ごとに異なる年間手続きを管理できますか？
はい、顧問先ごとに契約している業務や決算月などに応じて、確定申告、年末調整、社会保険、労働保険など必要な手続きを関連付けて管理できます。複雑な条件による手続きの自動作成が必要な場合は、プラグインまたはカスタマイズの検討が必要です。
今月が期限の未完了手続きだけを確認できますか？
はい、期限日や期限月、進捗ステータスを条件に一覧を絞り込み、今月が期限で完了していない手続きを確認できます。毎月同じ条件ですぐ確認できるよう、一覧や集計の設計を行います。
顧問先からの書類回収状況も管理できますか？
はい、必要書類、依頼日、受領日、不足資料、再依頼の状況を手続きごとに登録し、書類回収中や不足ありの案件を確認できます。複数書類を明細形式で細かく管理する場合は、画面構成や運用方法の確認が必要です。
担当者別に抱えている手続き件数や進捗を確認できますか？
はい、担当者、期限、手続き区分、ステータスなどで一覧や集計を切り替え、担当者ごとの未着手、対応中、確認待ち、完了の状況を確認できます。
期限前に担当者へ自動で通知できますか？
期限前の自動通知は、利用する通知方法、通知するタイミング、対象者などによってプラグインまたはカスタマイズの確認が必要です。標準機能での対応範囲を確認したうえで設計します。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。