予約日時、顧客、サービス内容、対応場所、担当者を同じ予約情報として管理し、紙の台帳、Excel、メール、個人の予定表を探す負担を減らします。
予約内容と担当者の予定を確認して割り当て
受付担当者が予約日時、顧客、サービス内容、所要時間、対応場所、希望条件を登録します。担当者ごとの予定や対応可能なサービスを確認し、予約を担当する講師、相談員、訪問スタッフなどを割り当てます。
- 電話やメールで受けた予約を登録
- 担当者別の予定と対応条件を確認
- 担当者未定の予約を一覧で把握
サービス予約の受付・担当者割り当て・対応結果を一元管理し、重複予約と割り当て漏れを防ぐ
研修、スクール、相談サービス、訪問サービス、各種専門サービスの受付担当者が、予約日時、顧客情報、サービス内容、対応場所、希望条件を登録し、サービス提供担当者の予定を確認しながら担当者を割り当てる活用方法です。電話、メール、予約フォーム、紙の予約台帳、担当者別の予定表に分散していた情報をまとめ、受付担当者、サービス提供担当者、管理者が予約状況と対応結果を同じ情報から確認できる状態をつくります。
AT A GLANCE
この活用例の要点
予約日時、顧客情報、サービス内容、担当者、対応場所、予約状況、対応結果、次回予約日を一元管理し、重複予約や担当者の割り当て漏れを防ぎます。
- 利用シーン
- サービス予約受付、研修予約管理、スクール予約管理、相談予約管理、訪問サービス予約管理、担当者割り当て、予約状況管理、対応結果管理、次回予約管理
- 主な機能
- 顧客・予約・担当者の関連データ管理、パソコン・スマートフォン・タブレット入力、予約日時・所要時間管理、担当者割り当て、予約ステータス管理、対応結果・申し送り管理、一覧・検索・絞り込み、集計・グラフ、アクセス制限、項目の追加・変更
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 電話やメールで受け付けた予約内容を紙の予約台帳やExcelへ記入し、担当者の予定表にも同じ内容を入力している
- 受付担当者が担当者ごとの空き状況を確認するために、個人のカレンダーを見たり、電話やチャットで予定を確認したりしている
- 同じ時間帯に同じ担当者を割り当てたり、会議室、教室、相談室、訪問車両などの利用予定が重複したりすることがある
- 予約を受け付けたものの担当者が決まっておらず、予約日の直前になってから割り当て漏れに気付くことがある
- 予約日時の変更やキャンセルが電話やメールで伝えられ、予約台帳と担当者の予定表で内容が一致しないことがある
- サービス提供担当者が予約内容、顧客の希望、過去の対応履歴を確認するため、受付担当者へ個別に問い合わせている
- 研修、相談、訪問対応の実施結果が担当者のメモや報告書に残り、受付時の予約情報と関連付けて確認できない
- 次回予約が必要な顧客を担当者が個別に覚えており、案内やフォローが漏れやすい
@pocketで実現すること
- 受付担当者がパソコンやタブレットから、予約日時、顧客名、連絡先、サービス内容、所要時間、対応場所、希望条件、受付経路を登録する
- 研修講師、相談担当者、訪問スタッフなどの担当者情報に、対応できるサービス、対応地域、勤務日、利用可能時間などを登録する
- 受付担当者や管理者が予約日時、サービス内容、対応場所、担当者の予定を確認し、対応可能な担当者を予約へ割り当てる
- 受付済み、担当者未定、予約確定、変更調整中、対応中、完了、キャンセルなどの予約状況を設定し、受付から完了までの状態を共有する
- サービス提供担当者がパソコンやスマートフォンから自分の予約を確認し、顧客情報、サービス内容、対応場所、注意事項、過去の対応履歴を確認する
- 予約日時や担当者が変更になった場合は対象の予約情報を更新し、受付担当者とサービス提供担当者が同じ最新情報を確認できるようにする
- 対応後に、実施内容、対応結果、顧客からの要望、申し送り事項、追加対応の必要性、次回予約日を登録する
- 管理者が日別、週別、担当者別、サービス別、予約状況別の一覧や集計から、担当者未定の予約、重複している予定、キャンセル、対応件数を確認する
- 顧客情報と予約履歴、対応結果、次回予約を関連付け、再予約を受け付ける際に過去の利用内容を確認できるようにする
便利になるポイント
担当者未定、予約確定、変更調整中などの状態で一覧を絞り込み、割り当てが完了していない予約を受付担当者や管理者が確認できます。
予約日時、担当者、対応場所を一覧で確認し、同じ時間帯に同じ担当者や場所が割り当てられていないか確認しやすくします。
予約変更、キャンセル、顧客からの要望、対応時の注意事項を同じデータへ反映し、電話やチャットで繰り返し連絡する作業を減らします。
実施内容、顧客の要望、申し送り事項、次回予約日を顧客や予約と関連付け、次の担当者が過去の対応を確認しやすくします。
担当者別、日別、サービス別に予約を確認し、予約が集中している時間帯や、対応可能な担当者を判断するための情報として活用できます。
活用の進め方
- 現在使用している予約台帳、予約受付票、担当者別予定表、対応報告書を確認し、予約時と対応後に管理する項目を整理する
- 顧客、サービス、担当者、対応場所、予約、対応結果の管理単位と関連付けを設計する
- 受付済み、担当者未定、予約確定、変更調整中、対応中、完了、キャンセルなどの予約ステータスを設定する
- 担当者ごとに対応可能なサービス、対応地域、勤務日、利用可能時間などの情報を登録する
- 受付担当者が予約を受け付け、顧客、予約日時、サービス内容、対応場所、希望条件を登録する
- 受付担当者や管理者が担当者の予定を確認し、対応担当者を予約へ割り当てる
- サービス提供担当者がパソコンやスマートフォンから予約内容を確認し、対応後に実施内容と対応結果を登録する
- 次回予約が必要な場合は予定日や案内時期を登録し、受付担当者が対象顧客へ案内する
- 管理者が担当者未定、変更調整中、キャンセル、完了などの予約状況を定期的に確認する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
受付担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
サービス提供担当者・管理者
予約内容を確認し、対応結果と次回予定を共有
サービス提供担当者がパソコンやスマートフォンから当日の予約、顧客の希望、対応場所、注意事項を確認します。対応後は実施内容、顧客からの要望、申し送り、次回予約日を登録し、管理者が担当者別の対応状況を確認します。
- 外出先やサービス提供場所から予約を確認
- 実施内容と対応結果を予約へ登録
- 次回予約と申し送り事項を共有
30日間無料でお試し
サービス予約と担当者割り当てを一元管理を、ノーコードで作ってみませんか？
初期費用0円。専門知識がなくても、必要な項目を並べて業務アプリを作成できます。
1ユーザー月額300円（税別）から
※最低利用人数は5ユーザーです。実現したい内容により、上位プラン、オプション、プラグイン、個別カスタマイズが必要になる場合があります。
利用する機能・関連プラグイン
顧客・予約・担当者の関連データ管理パソコン・スマートフォン・タブレット入力予約日時・所要時間管理担当者割り当て予約ステータス管理対応結果・申し送り管理一覧・検索・絞り込み集計・グラフアクセス制限項目の追加・変更
よくある質問
研修、スクール、相談、訪問サービスの予約を同じ仕組みで管理できますか？
はい、サービス区分、所要時間、対応場所、担当者などの項目を設定し、複数種類の予約を同じ仕組みで管理できます。サービスごとに入力項目や予約手順を大きく変える場合は、必要な画面構成や運用を確認したうえで設計します。
担当者ごとの予約予定や空き状況を確認できますか？
はい、予約日時、所要時間、担当者を登録し、担当者別や日付別の一覧から予定を確認できます。一般的なカレンダー形式での表示や、空き枠だけを自動表示する仕組みが必要な場合は、プラグインまたはカスタマイズの確認が必要です。
同じ担当者への重複予約を自動で防止できますか？
予約日時と担当者を一覧で比較し、重複を確認する運用は可能です。登録時に自動で警告したり、重複する予約を完全に登録できなくしたりする場合は、プラグインまたはカスタマイズの検討が必要です。
予約の変更やキャンセル履歴を管理できますか？
はい、変更前後の予約日時、変更理由、キャンセル理由、受付担当者などを記録する運用を設計できます。変更履歴を自動的に完全保存する必要がある場合は、必要な履歴管理方法の確認が必要です。
顧客へ予約確認や前日の案内を自動送信できますか？
予約状況や案内予定日を管理し、送信対象を一覧で確認する運用は可能です。メールやSMSによる予約確認、前日通知、変更通知を自動送信する場合は、利用する送信方法に応じてプラグイン、外部サービス連携、またはカスタマイズの検討が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。