利用者、迎え先、送り先、予定時刻、車両、担当職員を同じデータで管理し、紙の送迎表やホワイトボードを個別に書き換える運用を減らします。
利用者、送迎便、車両、担当職員を割り当て
事務担当者が利用日と送迎便を選択し、利用者、迎え先、送り先、予定時刻を登録します。便ごとに車両、運転担当者、添乗職員を割り当て、定員や利用者の介助情報を確認しながら当日の送迎予定を作成します。
- 利用者と迎え先・送り先を登録
- 車両、運転担当者、添乗職員を割り当て
- 欠席や当日の変更を送迎予定へ反映
介護・障害福祉事業所の送迎予定・乗車利用者・車両・運転担当者を一元管理し、迎え忘れや連絡漏れを防ぐ
デイサービス、通所介護、生活介護、就労継続支援、放課後等デイサービスなどで、利用者の迎え先、送り先、予定時刻、乗車車両、運転担当者、添乗職員、当日の欠席や変更連絡を一元管理する活用方法です。紙の送迎表、ホワイトボード、Excel、電話連絡に分散していた情報をまとめ、事務担当者が送迎予定を作成し、運転担当者や支援員がスマートフォンやタブレットから当日の乗車利用者と注意事項を確認できる状態をつくります。
AT A GLANCE
この活用例の要点
介護・障害福祉事業所の送迎予定、利用者、乗降場所、車両、運転担当者、添乗職員、欠席・変更連絡、送迎結果を一元管理します。
- 利用シーン
- 利用者送迎管理、送迎ルート作成、乗車利用者管理、車両・運転担当者の割り当て、迎え先・送り先管理、欠席・送迎変更連絡、乗車・降車確認、送迎遅延・家族連絡、車いす・介助情報の共有
- 主な機能
- 利用者情報との関連データ管理、送迎ルート・送迎便管理、車両・運転担当者・添乗職員管理、パソコン・スマートフォン・タブレット入力、ステータス管理、一覧・検索・絞り込み、日時・予定時刻管理、アクセス制限、項目の追加・変更
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 事務担当者が利用者の通所曜日、迎え先、送り先を確認しながら、紙やExcelで毎日の送迎表を作成している
- 送迎ルート、利用者、車両、運転担当者、添乗職員を別々の表で管理しており、変更時に複数の表を書き換えている
- 利用者の欠席、迎え先の変更、家族送迎への変更が電話で伝えられ、紙の送迎表や運転担当者へ反映されないことがある
- 運転担当者が出発前に事務所のホワイトボードや紙の送迎表を確認し、途中で変更があった場合は電話で連絡を受けている
- 車いす利用、乗降時の介助、玄関までの付き添い、家族への声掛けなどの注意事項が職員の記憶や個別メモに依存している
- 迎え済み、未乗車、欠席、事業所到着などの状況を確認するため、事務担当者が運転担当者へ電話している
- 送迎の遅延や利用者不在が発生した際、家族への連絡内容やその後の対応が口頭だけで共有されている
- 車両の定員や車いす対応の可否を確認しながら手作業で割り当てているため、利用者の追加や欠席があるたびに調整が必要になる
@pocketで実現すること
- 事務担当者がパソコンから利用日、午前便・午後便、送迎ルート、利用者、迎え先、送り先、予定時刻を登録する
- 送迎便ごとに車両、運転担当者、添乗職員、出発予定時刻、帰着予定時刻を割り当て、当日の送迎体制を一覧化する
- 利用者情報に、自宅住所、通常の乗降場所、緊急連絡先、車いす利用、歩行介助、乗降時の注意事項、家族への引き渡し方法を登録する
- 家族から欠席、迎え先変更、家族送迎への切り替えなどの連絡を受けた職員が、パソコンやスマートフォンから当日の送迎予定を更新する
- 運転担当者や添乗職員が出発前にスマートフォンやタブレットから担当便の利用者、訪問順、予定時刻、注意事項を確認する
- 利用者を迎えた際に、乗車済み、欠席、不在、家族送迎などの状態を更新し、必要に応じて連絡内容や対応結果を記録する
- 事務所の管理者が送迎便ごとの進捗を一覧で確認し、予定時刻を過ぎても状態が更新されていない利用者や、対応が必要な連絡を確認する
- 送り時には降車場所、引き渡し相手、降車時刻、家族への連絡事項を記録し、その日の送迎を完了状態へ更新する
- 車両別、運転担当者別、利用者別、曜日別に送迎履歴を検索し、利用頻度や送迎体制の見直しに活用する
便利になるポイント
家族から受けた欠席や乗降場所の変更を当日の送迎予定へ反映し、運転担当者や添乗職員が最新情報を確認できるようにします。
車いす、歩行介助、家族への引き渡し方法、乗降時の注意事項を利用者情報と関連付け、担当者が出発前に確認できます。
未乗車、乗車済み、欠席、不在、到着、降車完了などの状態を一覧で確認し、事務所から個別に電話確認する回数を減らします。
利用者不在、遅延、家族への連絡、送迎先変更などの内容を記録し、事務担当者、支援員、管理者が対応経緯を確認できます。
便ごとの使用車両、運転担当者、添乗職員、乗車利用者を一覧化し、重複や割り当て漏れを確認しやすくします。
活用の進め方
- 現在使用している送迎表、利用者名簿、車両一覧、運転担当者表を確認し、送迎管理に必要な項目を整理する
- 利用者、乗降場所、送迎ルート、送迎便、車両、職員の管理単位と関連付けを設計する
- 利用曜日、通常の迎え先・送り先、予定時刻、車いす利用、介助内容、家族への引き渡し方法を利用者ごとに登録する
- 事務担当者が利用予定をもとに送迎便を作成し、利用者、車両、運転担当者、添乗職員を割り当てる
- 欠席や送迎変更の連絡を受けた職員が当日の予定を更新し、変更内容を担当便へ反映する
- 運転担当者と添乗職員がスマートフォンやタブレットから担当便を確認し、乗車・降車の状況を更新する
- 事務所の管理者が全便の進捗、未乗車、遅延、確認が必要な連絡を一覧で確認する
- 送迎終了後に不在、遅延、家族連絡などの記録を確認し、翌日以降の送迎方法や支援上の注意事項へ反映する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
事務担当者・送迎管理者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
運転担当者・添乗職員・管理者
乗車・降車状況と送迎中の連絡を共有
運転担当者や添乗職員が担当便の利用者と注意事項を確認し、乗車済み、欠席、不在、降車完了などの状態を更新します。管理者は事務所から全便の進捗を確認し、遅延や未確認の利用者を担当職員へ確認します。
- 担当便の利用者と注意事項を確認
- 乗車・降車状況をその場で更新
- 遅延、不在、家族連絡の経緯を共有
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1ユーザー月額300円（税別）から
※最低利用人数は5ユーザーです。実現したい内容により、上位プラン、オプション、プラグイン、個別カスタマイズが必要になる場合があります。
利用する機能・関連プラグイン
利用者情報との関連データ管理送迎ルート・送迎便管理車両・運転担当者・添乗職員管理パソコン・スマートフォン・タブレット入力ステータス管理一覧・検索・絞り込み日時・予定時刻管理アクセス制限項目の追加・変更
よくある質問
利用者ごとに通常の迎え先や送り先を登録できますか？
はい、利用者情報に通常の迎え先、送り先、予定時刻、家族への引き渡し方法などを登録し、送迎予定作成時に参照する運用を設計できます。曜日や利用サービスによって場所が変わる場合は、管理方法を分けて設計します。
家族から欠席や送迎変更の連絡があった場合、担当者へ共有できますか？
はい、欠席、迎え先変更、家族送迎への変更などを当日の送迎予定へ登録し、運転担当者や添乗職員がスマートフォンやタブレットから確認できます。自動通知が必要な場合は、通知方法を含めてプラグインまたはカスタマイズの検討が必要です。
乗車済みや降車完了の状況を事務所から確認できますか？
はい、運転担当者や添乗職員が送迎状況を更新することで、事務担当者や管理者が便ごとの乗車、欠席、不在、降車完了などを一覧で確認する運用を構築できます。
車両の定員を超えないように自動で割り当てできますか？
車両定員と乗車予定人数を管理して確認する設計は検討できますが、利用者の乗降順、車いす台数、所要時間まで考慮した自動配車やルート最適化は標準機能と断定できません。必要な場合は、外部サービス連携またはカスタマイズの検討が必要です。
地図上に送迎ルートを表示できますか？
地図表示や現在地確認、最適な巡回順の作成は標準機能と断定できません。利用する地図サービス、住所情報、必要な操作方法に応じて、プラグイン、外部サービス連携、またはカスタマイズの確認が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。