職員がスマートフォンやタブレットから発生状況と初期対応を登録し、紙の報告書を提出するまで管理者が状況を把握できない状態を見直します。
発生状況と初期対応を現場からすぐに報告
職員が発生日時、場所、利用者・患者、発生区分、具体的な状況、健康状態、発生直後の対応を登録します。管理者、医療職、家族などへの連絡を行った場合は、連絡先、日時、内容も同じ報告へ記録します。
- スマートフォンやタブレットからその場で報告
- 利用者・患者への影響と初期対応を記録
- 管理者や家族への連絡状況を共有
医療・介護・福祉現場のヒヤリハットを利用者・患者ごとに記録し、原因・対応・再発防止策を一元管理する
病院、クリニック、介護施設、障害福祉施設などの職員が、転倒、転落、誤薬、服薬忘れ、食事・嚥下、送迎、移乗、設備、利用者間のトラブルなどのヒヤリハットを、スマートフォン、タブレット、パソコンから報告する活用方法です。発生状況、利用者・患者への影響、発生直後の対応、管理者の確認、原因、再発防止策を同じ記録で管理し、未確認の報告や対策が完了していない案件を継続的にフォローできる状態をつくります。
AT A GLANCE
この活用例の要点
医療・介護・福祉現場のヒヤリハットについて、発生状況、利用者・患者への影響、初期対応、原因、再発防止策、対応状況を一元管理します。
- 利用シーン
- ヒヤリハット報告、インシデント管理、転倒・転落報告、誤薬・服薬忘れ報告、食事・嚥下時のリスク報告、移乗・送迎時の安全報告、初期対応・家族連絡の記録、原因分析・再発防止策管理、安全委員会・事故防止活動
- 主な機能
- スマートフォン・タブレット・パソコン入力、利用者・患者情報との関連データ管理、施設・部署・発生場所の管理、発生区分・原因区分の選択項目、初期対応・連絡履歴管理、写真・添付ファイル管理、ステータス管理、担当者・対応期限管理、一覧・検索・絞り込み、集計・グラフ、アクセス制限、項目の追加・変更
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 職員がヒヤリハットを紙の報告書へ記入し、管理者や事務担当者が後からExcelへ転記している
- 忙しい時間帯に発生した出来事が口頭の申し送りだけで共有され、発生日時、状況、初期対応などの詳細が記録されないことがある
- 転倒、誤薬、服薬忘れ、移乗時の事故などの報告様式が部署や施設ごとに異なり、全体の発生傾向を集計しにくい
- 利用者・患者の状態、発生場所、担当職員、対応内容、家族への連絡状況が紙、介護記録、メールなどに分散している
- 現場写真や設備の破損状況を撮影しても、スマートフォンや共有フォルダに保存され、どのヒヤリハット報告に関する写真か分かりにくい
- 報告後の原因確認、再発防止策、担当者、実施期限が別の会議資料や管理表で扱われ、対策の進捗を継続して確認しにくい
- 管理者が未確認の報告や対策未完了の案件を把握するために、各部署や担当職員へ個別に確認している
- 安全委員会や事故防止会議の資料を作成する際、過去の報告書を集めて発生区分や場所別に集計している
@pocketで実現すること
- 看護職員、介護職員、支援員、訪問職員、送迎担当者などが、発生後にスマートフォン、タブレット、パソコンからヒヤリハットを登録する
- 発生日時、施設・事業所、部署、発生場所、利用者・患者、報告者、発見者、発生時の業務、具体的な状況を同じ記録へ入力する
- 転倒、転落、誤薬、服薬忘れ、誤嚥、食事、移乗、送迎、設備、利用者間トラブルなどの発生区分と、利用者・患者への影響の有無を登録する
- 発生直後に行った安全確保、健康状態の確認、看護職員や医師への報告、管理者への連絡、家族への連絡などの初期対応を記録する
- 発生場所や設備の状態を共有する必要がある場合は、個人情報や周囲の映り込みに配慮したうえで、現場写真を報告へ添付する
- 管理者や安全管理担当者が報告内容を確認し、重要度、追加確認事項、原因区分、対策担当者、対応期限、現在のステータスを設定する
- 対策担当者が、手順の見直し、環境整備、福祉用具の変更、職員への周知、研修の実施などの再発防止策と実施結果を登録する
- 管理者が未確認、原因確認中、対策検討中、対応中、効果確認中、完了などの状態で一覧を絞り込み、対応が止まっている報告をフォローする
- 施設長、管理者、安全委員会が、発生区分、場所、時間帯、部署、原因、利用者・患者への影響などで報告を集計し、業務手順や職員教育の見直しに活用する
- 利用者・患者を特定できる情報や健康情報を扱うため、現場職員、管理者、本部担当者などの役割に応じて閲覧・編集できる範囲を整理する
便利になるポイント
発生状況、健康状態の確認、医療職や管理者への報告、家族への連絡、追加対応を同じ記録へまとめ、対応の経緯を確認しやすくします。
原因、対策内容、担当者、期限、実施結果、効果確認を関連付け、報告を提出して終わりにせず、再発防止策の完了まで管理できます。
重要度、担当者、対応期限、ステータスで一覧を絞り込み、管理者による確認が済んでいない報告や対策が止まっている案件を把握しやすくします。
発生区分、場所、時間帯、部署、原因などで報告を整理し、転倒や服薬に関するヒヤリハットが集中している業務や場面を確認できます。
実際に発生した状況、原因、実施した対策を検索し、安全委員会、事故防止会議、職員研修、業務手順の見直しに活用できます。
利用者・患者に関する情報を扱うことを前提に、職員の役割や所属に応じた閲覧範囲を設計し、必要以上に情報を共有しない運用につなげます。
活用の進め方
- 現在使用しているヒヤリハット報告書、インシデント報告書、事故報告書、Excel管理表の項目と提出後の流れを整理する
- 施設・事業所、部署、発生場所、利用者・患者、発生区分、影響度、原因区分など、検索や集計に使用する管理項目を設計する
- 未確認、確認中、原因確認中、対策検討中、対応中、効果確認中、完了など、報告受付から対策完了までのステータスを設定する
- 現場職員がヒヤリハットの発生後に、状況、利用者・患者への影響、初期対応、連絡状況をスマートフォンやタブレットから登録する
- 管理者や安全管理担当者が報告内容を確認し、重要度、原因、対策担当者、対応期限を設定する
- 対策担当者が再発防止策、実施日、実施結果を登録し、管理者が対応内容と効果を確認する
- 施設長や安全委員会が未完了の報告と発生傾向を定期的に確認し、環境整備、業務手順、職員配置、研修内容の見直しに活用する
- 利用者・患者情報の取り扱い方針に合わせて、所属や役割ごとの閲覧・編集範囲、写真の登録ルール、保存する情報の範囲を決める
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
看護職員・介護職員・支援員
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
管理者・安全委員会
原因・再発防止策と未完了案件を一覧で確認
管理者が重要度、原因、対策担当者、対応期限、ステータスを設定し、対策完了までフォローします。安全委員会では発生区分、場所、時間帯、部署、原因などの集計を確認し、環境整備や職員研修のテーマを検討します。
- 未確認・対策未完了の報告を把握
- 原因と再発防止策の実施状況を管理
- 発生傾向を安全委員会や研修に活用
利用する機能・関連プラグイン
スマートフォン・タブレット・パソコン入力利用者・患者情報との関連データ管理施設・部署・発生場所の管理発生区分・原因区分の選択項目初期対応・連絡履歴管理写真・添付ファイル管理ステータス管理担当者・対応期限管理一覧・検索・絞り込み集計・グラフアクセス制限項目の追加・変更
よくある質問
介護施設や医療機関のヒヤリハット報告をスマートフォンから登録できますか？
はい、職員がスマートフォンやタブレットから、発生日時、場所、利用者・患者、発生状況、影響、初期対応などを登録する運用を構築できます。入力項目は施設で使用している報告書や管理方法に合わせて設計します。
転倒、誤薬、誤嚥など、ヒヤリハットの種類ごとに管理できますか？
はい、転倒、転落、誤薬、服薬忘れ、誤嚥、移乗、送迎、設備などの発生区分を設定し、種類ごとに検索や集計を行う運用ができます。発生区分によって入力項目を複雑に切り替える場合は、プラグインまたはカスタマイズの確認が必要です。
利用者や患者への対応と家族への連絡も記録できますか？
はい、健康状態の確認、医療職や管理者への報告、家族への連絡日時、連絡内容、その後の対応を同じ報告へ記録できます。利用者・患者情報を扱うため、閲覧できる職員や保存する内容を事前に整理する必要があります。
未確認の報告や再発防止策が完了していない案件を確認できますか？
はい、確認状況、対策担当者、対応期限、ステータスなどで一覧を絞り込み、未確認や対応中の報告を確認できます。期限前や期限超過時の自動通知が必要な場合は、標準機能、プラグインまたはカスタマイズの確認が必要です。
施設別や発生原因別にヒヤリハットを集計できますか？
はい、施設・事業所、部署、発生場所、発生区分、時間帯、原因などを登録しておくことで、条件別の一覧や集計を作成できます。複雑なクロス集計や独自の分析画面が必要な場合は、プラグインまたはカスタマイズの検討が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。