ドライバーや運行管理者が登録した運行実績を、荷主別売上や請求対象の確認に利用します。同じ運行内容を複数のExcelへ入力し直す作業と、転記時の入力間違いを減らせます。
運行終了後に日報と領収書をスマートフォンで登録
ドライバーが対象の運行を選択し、荷主、発着地、走行距離、運賃、追加作業、高速道路料金、燃料費を登録します。立替経費がある場合は領収書を撮影し、経費の内容と対象運行をその場で関連付けます。
- 運送日報を外出先から登録
- 領収書の写真と金額を同時に申請
- 荷主、車両、運行と経費を関連付け
運送日報の売上・傭車費・立替経費を一元管理し、月末の請求書作成と精算を早める
月末になるたび、運送日報や配車表、FAX、領収書を机に並べ、電卓を叩きながらExcelへ売上や傭車費を転記していませんか。数式エラーや入力漏れが見つかるたびに元の日報を探し直し、請求書の発行や月次利益の確定が遅れることもあります。@pocketで運送日報、荷主別売上、傭車先への支払額、高速代・燃料費などの経費を関連付ければ、現場で入力されたデータを経理担当者がそのまま確認し、月末の転記・照合・集計作業を減らせます。
AT A GLANCE
この活用例の要点
運送日報に荷主、運行、売上、傭車先、高速代、燃料費、領収書を関連付け、請求書作成と傭車費・経費精算に必要な情報を一元管理します。
- 利用シーン
- 運送日報管理、荷主別売上管理、請求データ集計、傭車費計算、ドライバー経費精算、領収書管理、車両別・運行別収支管理、月次締め管理
- 主な機能
- スマートフォン・タブレット入力、写真・添付ファイル管理、荷主・車両・ドライバー・傭車先マスター、運送日報との関連データ管理、一覧・検索・絞り込み、集計・グラフ、ステータス管理、アクセス制限、項目の追加・変更、帳票出力の検討、数字項目の計算機能の検討、アプリ間データ連携の検討
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- ドライバーが紙やExcelで提出した運送日報を、経理担当者が荷主別の売上管理表や請求書作成用Excelへ転記している
- 運送日報、配車表、運賃表、傭車先から届くFAXが別々に管理され、傭車先ごとの支払額を月末に手作業で計算している
- 荷主、運行区間、車種、積載条件、待機料、付帯作業料などによって請求金額が変わり、複雑なExcel数式の確認が特定の担当者に集中している
- ドライバーが立て替えた高速道路料金、給油代、駐車料金などの領収書が月末まで提出されず、当月の経費や運行ごとの利益を確定できない
- スマートフォンで撮影した領収書がメールやチャットに送られ、経費申請、運送日報、原本の領収書を照合する作業が発生している
- 売上データの集計と請求内容の確認に時間がかかり、荷主への請求書発行が締め日から遅れやすい
- どの運行の日報が未提出なのか、どの領収書が不足しているのかを確認するため、運行管理者や経理担当者がドライバーへ個別に連絡している
@pocketで実現すること
- ドライバーや運行管理者がスマートフォン、タブレット、パソコンから、運行日、車両、ドライバー、荷主、発着地、運行区間、積載内容、走行距離、作業内容を運送日報へ登録する
- 運送日報に運賃、待機料、荷役料、高速道路料金、燃料費、その他の立替経費を登録し、荷主、車両、運行、請求月と関連付ける
- ドライバーが外出先から高速道路料金や給油代などの領収書をスマートフォンで撮影し、利用日、金額、支払区分、対象運行と一緒に申請する
- 傭車を利用した運行には、傭車先、車種、運行区間、支払条件、基本料金、追加料金を登録し、傭車先マスターや料金条件と関連付けて支払額を確認できるようにする
- 経理担当者が荷主別、請求月別、運行別に売上データを絞り込み、日報の未提出、金額の未確認、領収書の不足などを締め日前に確認する
- 運行部長や経営者が、荷主別売上、車両別経費、傭車先別支払額、運行別の収支を一覧やグラフで確認し、採算を確認する
- 請求書の作成に必要な荷主名、請求先、対象期間、運行明細、運賃、追加料金を集約し、帳票出力や請求サービスとの連携が必要な場合は対応するプラグインまたはカスタマイズを検討する
- 傭車費や運賃の自動計算は、料金体系、端数処理、距離・車種・区間による条件を整理し、標準機能、数字演算、アプリ間連携などで実現できる範囲を確認して設計する
便利になるポイント
ドライバーが高速道路料金、燃料費、駐車料金などの領収書をスマートフォンで撮影し、対象の運行と一緒に申請できます。経理担当者は月末の原本回収を待たず、申請状況と経費の概算を確認できます。
傭車先、運行区間、車種、基本料金、追加料金などをマスターとして整理し、各運行と関連付けます。FAXや担当者の記憶を頼りに支払条件を確認する運用を見直せます。
請求月、荷主、運行日、確認状況などでデータを絞り込み、未提出の日報や未確定の金額を締め日前から確認できます。売上集計が終わるまで請求書を作成できない状態を改善します。
売上、傭車費、高速道路料金、燃料費などを同じ運行に関連付けることで、荷主別、車両別、ルート別の収支を確認するための基礎データを蓄積できます。
日報や経費を運行後に随時登録する運用へ変えることで、締め日に紙、FAX、領収書、Excelをまとめて照合する負担を減らし、確認が必要な記録を早めにフォローできます。
@pocketのライトプランは1ユーザー月額300円、最低5ユーザーの月額1,500円から利用できます。運行管理者、経理担当者、経営者など、請求・精算業務に関わる利用者から始める方法を検討できます。
活用の進め方
- 現在使用している運送日報、配車表、荷主別運賃表、傭車料金表、経費精算書、請求書作成用Excelの管理項目を整理する
- 荷主、請求先、車両、ドライバー、傭車先、運行区間、料金条件など、複数の記録から参照するマスターデータを用意する
- 運送日報に運行日、荷主、車両、ドライバー、発着地、作業内容、売上、経費、傭車先、確認状況などの項目を設定する
- ドライバーが運行終了後にスマートフォンから日報を登録し、立替経費がある場合は領収書の写真と金額を対象運行へ追加する
- 運行管理者が配車内容と日報を確認し、運行区間、作業内容、追加料金、傭車利用の有無などを確定する
- 経理担当者が請求月別の一覧から未提出、未確認、領収書不足の記録を確認し、締め日前に担当者へ修正や提出を依頼する
- 荷主別の売上明細と傭車先別の支払対象を確認し、必要に応じて帳票出力、数字演算、アプリ間連携などの利用可否を確認する
- 経営者や運行部長が荷主別、車両別、ルート別、傭車先別の集計を定期的に確認し、採算や料金条件の見直しに活用する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
ドライバー・運行管理者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
経理担当者・運行部長・経営者
請求・傭車費・経費の締め状況を一覧で確認
経理担当者が請求月や荷主で運送日報を絞り込み、未提出、金額未確定、領収書不足の記録を確認します。運行部長や経営者は荷主別売上、傭車先別支払額、車両別経費などを集計し、採算確認に活用します。
- 未提出・未確認の日報を締め日前に把握
- 荷主別売上と傭車先別支払額を確認
- 車両別・運行別の収支を集計
利用する機能・関連プラグイン
スマートフォン・タブレット入力写真・添付ファイル管理荷主・車両・ドライバー・傭車先マスター運送日報との関連データ管理一覧・検索・絞り込み集計・グラフステータス管理アクセス制限項目の追加・変更帳票出力の検討数字項目の計算機能の検討アプリ間データ連携の検討
よくある質問
運送日報から請求書を作成できますか？
運送日報に荷主、請求先、運行日、運行区間、運賃、待機料、追加作業料などを登録し、請求対象を集約する運用を構築できます。指定様式のPDFやExcelへ請求書を出力する場合は帳票出力プラグイン、外部の請求書サービスへ連携する場合は対応する連携機能やカスタマイズの確認が必要です。
ドライバーはスマートフォンから領収書を提出できますか？
はい、スマートフォンで高速道路料金、燃料費、駐車料金などの領収書を撮影し、利用日、金額、経費区分、対象運行と一緒に登録する運用ができます。原本の保管や承認手順は、自社の経理ルールに合わせて別途定める必要があります。
傭車先ごとに異なる料金を自動計算できますか？
料金条件を整理すれば、傭車先、運行区間、車種、距離、基本料金、追加料金を関連付けて支払額を算出する設計を検討できます。複数条件による料金判定、端数処理、燃料サーチャージなどがある場合は、数字演算やアプリ間連携のプラグイン、またはカスタマイズの確認が必要です。
荷主別や車両別に売上と経費を集計できますか？
はい、荷主、車両、ドライバー、運行区間、請求月、売上、傭車費、立替経費などを登録しておくことで、条件別の一覧やグラフを作成できます。複雑な原価配賦や会計上の利益計算まで行う場合は、計算方法と必要な連携機能を確認する必要があります。
@pocketは高額な運送業専用システムより安く導入できますか？
はい、@pocketのライトプランは1ユーザー月額300円、最低5ユーザーの月額1,500円から利用できます。運輸業向けの本格的な販売・運行管理システムは、管理範囲や導入支援によって初期費用や月額費用が大きくなる場合があります。一方、@pocketでは経理担当者、運行管理者、経営者など必要な利用者から始め、運送日報、売上、経費のExcel手入力を見直す運用を検討できます。ただし、プラグインや個別カスタマイズを利用する場合は別途費用が発生します。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。