顧客、商談、見積条件、明細、提出状況を一か所へ集約し、担当者以外でも最新の見積内容と顧客への提出状況を確認しやすくします。
顧客と商談を選び、見積条件と明細を登録
営業担当者が顧客と対象商談を選択し、見積日、有効期限、納期、支払条件を入力します。商品・サービス、数量、単価、値引きなどの明細を関連付け、提出する見積内容を案件ごとに管理します。
- 顧客、商談、見積を関連付け
- 商品・サービスの明細と条件を登録
- 改訂内容と提出した見積を履歴化
見積書・明細・提出状況を営業チームで一元管理し、受注見込みと売上予測を把握する
営業担当者が顧客、商談、見積明細、金額、提出日、有効期限、受注確度などを登録し、営業部門全体で見積の作成状況と提出後の進捗を共有する活用方法です。担当者ごとにExcelで管理していた見積情報を集約し、営業マネージャーが見積金額や受注予定時期から受注見込みを確認できる状態をつくります。帳票出力オプションを利用する場合は、自社指定の見積書フォーマットで出力し、メール送信プラグインを利用する場合は、作成した見積書を顧客へ送信する運用も検討できます。
AT A GLANCE
この活用例の要点
顧客、商談、見積明細、金額、提出状況、受注確度を関連付け、見積書の作成から提出後のフォロー、受注見込みの確認まで一元管理します。
- 利用シーン
- 見積管理、見積書作成、見積明細管理、見積提出状況管理、受注見込み管理、売上予測、見積書の帳票出力、見積書のメール送信
- 主な機能
- 顧客・商談・見積の関連データ管理、見積基本情報管理、見積明細管理、項目の追加・変更、ステータス管理、一覧・検索・絞り込み、集計・グラフ、アクセス制限、添付ファイル管理、帳票出力オプション、メール送信プラグイン
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 営業担当者が顧客ごとにExcelの見積書を作成し、個人のパソコンや共有フォルダへ保存しているため、最新版や提出済みの見積を確認しにくい
- 顧客名、案件名、商品、数量、単価、値引き、見積金額などを見積書と商談管理表へそれぞれ入力しており、二重入力や転記漏れが発生しやすい
- 見積の作成中、承認待ち、提出済み、再見積、受注、失注といった状況を把握するため、営業マネージャーが担当者へ個別に確認している
- 見積書を修正するたびにファイル名を変えて保存しており、どの版を顧客へ提出したのか、金額や条件をいつ変更したのか分かりにくい
- 提出後の見積が担当者のメールや予定表だけで管理され、回答期限を過ぎた案件や再提案が必要な案件のフォローが遅れやすい
- 月別の見積金額や受注見込みを確認する際、各担当者のExcelを集めて集計しているため、営業会議の時点で情報が古くなっている
- 受注後に見積内容を受注管理表や売上管理表へ入力し直しており、商品名、金額、納期などの転記作業が発生している
@pocketで実現すること
- 営業担当者がパソコンから顧客と商談を選択し、見積番号、見積日、有効期限、納期、支払条件、担当者、備考などの見積基本情報を登録する
- 商品・サービス、数量、単価、値引き、税区分、明細金額などを見積に関連付け、見積合計金額と提案内容を案件ごとに管理する
- 見積の作成中、社内確認中、提出済み、再見積、回答待ち、受注、失注などの状態を設定し、担当者が提出や顧客回答のたびに進捗を更新する
- 見積の改訂時には、改訂番号、変更日、変更理由、変更前後の条件などを記録し、顧客へ提出した見積の履歴を確認できるようにする
- 帳票出力オプションを利用する場合は、登録した顧客情報、見積条件、明細、合計金額を自社指定の見積書フォーマットへ差し込み、PDFなどの帳票として出力する
- メール送信プラグインを利用する場合は、出力した見積書を添付し、宛先、件名、本文、送信日などを確認して顧客へメール送信する運用を検討する
- 営業担当者が次回確認日、顧客の検討状況、競合状況、受注確度、受注予定日を更新し、提出後のフォロー予定を見積情報と一緒に管理する
- 営業マネージャーが担当者別、顧客別、見積状況別、受注予定月別の一覧や集計から、見積総額、受注見込み、停滞案件を確認する
- 受注が決まった見積情報をもとに、顧客、商品・サービス、数量、金額、納期などを受注管理や売上管理へ引き継ぐ構成を検討する
便利になるポイント
顧客や商談と見積を関連付けて管理することで、同じ顧客名、案件名、予定金額、受注予定日を複数のExcelへ入力する運用を減らします。
提出済み、回答待ち、再見積、受注、失注などの状態と次回確認日を一覧で確認し、フォローが必要な見積を把握しやすくします。
改訂番号、変更理由、金額、条件などを記録し、どの見積を顧客へ提出したのか、どのような変更が行われたのかを追いやすくします。
帳票出力オプションを利用することで、登録した見積情報を自社指定のレイアウトへ反映し、顧客提出用の見積書として出力する運用を検討できます。
見積金額、受注確度、受注予定日を条件別に集計し、営業マネージャーが月別や担当者別の受注見込みを確認しやすくします。
受注した見積の顧客、商品、数量、金額、納期を活用し、受注管理や売上管理へ情報を引き継ぐ構成を検討できます。
活用の進め方
- 現在使用しているExcelの見積書、見積管理表、商談管理表を確認し、見積基本情報、明細、進捗、受注見込みの管理項目を整理する
- 顧客、商談、商品・サービス、見積、見積明細の管理単位と関連付けを設計する
- 作成中、社内確認中、提出済み、回答待ち、再見積、受注、失注など、自社の営業フローに合わせた見積ステータスを設定する
- 営業担当者が顧客と商談を選択し、見積条件と明細を登録して見積金額を確認する
- 必要な社内確認を行い、帳票出力オプションを利用する場合は、自社の見積書フォーマットで帳票を出力する
- メール送信プラグインを利用する場合は、宛先、件名、本文、添付する見積書を確認して顧客へ送信する
- 提出後は次回確認日、顧客の検討状況、受注確度、受注予定日を更新し、営業担当者が継続してフォローする
- 営業マネージャーが見積状況、受注予定月、担当者、受注確度などの一覧や集計を確認し、停滞案件や重点案件をフォローする
- 受注後の業務まで管理する場合は、見積から受注、納品、請求、売上管理へ引き継ぐ項目と運用を追加する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
営業担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
営業担当者・営業マネージャー
提出状況と受注見込みを営業チームで確認
営業担当者が提出日、次回確認日、顧客の検討状況、受注確度を更新します。営業マネージャーは担当者別や受注予定月別の一覧・集計から、回答待ちの見積、停滞案件、受注見込み金額を確認します。
- 提出済みや回答待ちの見積を把握
- 次回確認日からフォロー対象を確認
- 見積金額と受注確度から見込みを集計
利用する機能・関連プラグイン
顧客・商談・見積の関連データ管理見積基本情報管理見積明細管理項目の追加・変更ステータス管理一覧・検索・絞り込み集計・グラフアクセス制限添付ファイル管理帳票出力オプションメール送信プラグイン
よくある質問
Excelで作成している見積書を@pocketで管理できますか？
はい、顧客情報、見積条件、商品・サービスの明細、合計金額、提出状況などを整理し、@pocketで管理する運用を構築できます。現在のExcelに複雑な計算式やマクロが含まれる場合は、再現方法についてカスタマイズの確認が必要です。
自社指定のフォーマットで見積書を出力できますか？
帳票出力オプションを利用することで、自社指定の見積書フォーマットへ登録データを反映して出力する運用を検討できます。対応する帳票形式、明細行、改ページ、印影などの要件は、オプションの仕様を確認したうえで設計します。
作成した見積書を@pocketからメール送信できますか？
メール送信プラグインを追加することで、作成した見積書を顧客へメール送信する運用を検討できます。利用するプラグインの正式名称、ID、対応する添付方法、送信履歴の保存方法は導入前に確認が必要です。
見積の修正履歴や過去に提出した内容を残せますか？
はい、改訂番号、変更日、変更理由、金額、条件などを管理項目として設けることで、見積の変更経緯を残す運用を構築できます。明細単位の差分表示や自動的な版管理が必要な場合は、プラグインまたはカスタマイズの検討が必要です。
見積金額から受注見込みや売上予測を確認できますか？
はい、見積金額、受注確度、受注予定日、見積ステータスを登録することで、担当者別や月別の受注見込みを一覧や集計で確認できます。確度を掛け合わせた加重見込みなど独自の計算が必要な場合は、計算方法に応じてプラグインまたはカスタマイズの確認が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。