取引先、案件、請求明細、金額、請求日、支払期限を同じデータで管理し、メールや複数のExcelから情報を集めて請求書を作成する負担を減らします。
営業担当者が登録した請求情報から請求書を発行
営業担当者が取引先、案件、請求明細、請求金額、支払期限を登録します。総務担当者は請求予定一覧から内容を確認し、帳票出力プラグインを利用する場合は所定の請求書フォーマットへ出力します。
- 取引先と案件を選択して請求内容を登録
- 営業部門と総務部門で同じデータを確認
- 確認済みのデータから請求書を出力
請求データ・請求書発行・入金状況を一元管理し、未入金と回収対応の漏れを防ぐ
総務部門や営業部門が、取引先、請求対象、請求金額、請求日、支払期限、請求書、入金状況を案件ごとに管理する活用方法です。営業担当者が請求に必要な情報を登録し、総務担当者が内容を確認して請求書を発行します。帳票出力プラグインを利用することで所定の請求書フォーマットへの出力を検討でき、メール送信プラグインを利用することで作成した請求書を取引先へ送信する運用も検討できます。請求後は入金日、入金額、未入金額、確認状況、督促履歴を同じデータで管理し、担当者だけに依存しない請求・回収管理につなげます。
AT A GLANCE
この活用例の要点
請求内容、請求書発行、メール送信、入金確認、未入金への回収対応を一元管理し、属人化と回収漏れを防ぎます。
- 利用シーン
- 請求管理、請求データ管理、請求書発行、請求書メール送信、入金管理、未入金管理、督促・回収対応管理
- 主な機能
- 取引先・案件・請求データの関連データ管理、パソコン・スマートフォン入力、請求明細管理、ステータス管理、一覧・検索・絞り込み、集計・グラフ、添付ファイル管理、アクセス制限、帳票出力プラグイン、メール送信プラグイン
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 営業担当者が作成した請求依頼をメールやExcelで総務担当者へ送り、総務担当者が請求管理表や請求書作成用ファイルへ同じ内容を入力し直している
- 取引先名、請求先、案件名、請求金額、支払期限などの情報が営業担当者の資料、請求書ファイル、入金管理表に分散している
- 請求書の作成方法や送付手順が担当者ごとに異なり、担当者が休みの場合や異動した場合に請求業務を引き継ぎにくい
- 請求書を発行済みか、取引先へ送信済みかを確認するため、総務担当者が営業担当者や請求担当者へ個別に確認している
- 入金結果を会計資料や銀行の入金明細から確認し、別のExcelへ転記しているため、請求データとの照合に手間がかかる
- 支払期限を過ぎた未入金案件や一部入金の案件が管理表の中に埋もれ、営業担当者への確認や取引先への連絡が遅れることがある
- 督促日、連絡方法、取引先からの回答、次回確認日が担当者のメールやメモに残り、回収対応の経緯を部門内で共有しにくい
@pocketで実現すること
- 営業担当者がパソコンやスマートフォンから、取引先、請求先担当者、案件名、請求対象期間、明細、請求金額、希望請求日、支払期限を登録する
- 総務担当者が請求予定の一覧を確認し、契約内容、金額、税区分、振込先、請求先住所などを確認したうえで、確認中、発行待ち、発行済みなどの状態を更新する
- 取引先情報、案件情報、請求データを関連付け、過去の請求履歴や同じ取引先への請求内容を担当者以外でも確認できるようにする
- 帳票出力プラグインを利用する場合は、登録された請求先、請求日、明細、金額、振込先などを所定の請求書フォーマットへ出力する
- メール送信プラグインを利用する場合は、出力した請求書を添付し、送信先、件名、本文、送信日などを確認して取引先へ送信する
- 請求書の発行日、送信日、送信担当者、送付方法を請求データへ記録し、発行済みで未送信の請求や送信状況を一覧で確認する
- 入金確認担当者が入金日、入金額、振込名義、確認者を登録し、請求金額に対する入金済み、未入金、一部入金、確認中などの状態を更新する
- 総務担当者や営業担当者が、支払期限、入金状況、担当者、取引先などで一覧を絞り込み、期限を過ぎた未入金案件や一部入金案件を確認する
- 未入金案件には、督促担当者、連絡日、連絡方法、取引先からの回答、入金予定日、次回確認日を記録し、回収完了までの対応履歴を共有する
- 管理者が請求予定額、請求済み金額、入金済み金額、未入金金額を期間別や担当者別に確認し、請求漏れや回収対応の停滞をフォローする
便利になるポイント
営業担当者が登録した請求情報を総務担当者が確認して利用するため、請求依頼書から請求管理表へ同じ内容を入力し直す運用を見直せます。
確認中、発行待ち、発行済み、送信済みなどの状態を管理し、請求書がどこで止まっているかを営業部門と総務部門で確認しやすくします。
請求内容、発行日、送信履歴、担当者、確認状況を共有し、担当者の不在や異動時にも過去の経緯を確認して業務を引き継げる状態をつくります。
請求金額、入金額、支払期限、入金状況を一覧で確認し、期限を過ぎた請求や残額がある請求を回収対象として把握しやすくします。
取引先への連絡日、回答内容、入金予定日、次回確認日を記録し、担当者のメールや個人メモに依存せず回収完了まで継続してフォローできます。
活用の進め方
- 現在使用している請求依頼書、請求管理表、請求書フォーマット、入金管理表を確認し、重複して入力している項目を整理する
- 取引先、請求先、案件、請求明細、請求金額、請求日、支払期限、振込先などの管理項目と関連付けを設計する
- 確認中、発行待ち、発行済み、送信済み、未入金、一部入金、入金済みなど、請求から回収までのステータスを設定する
- 営業担当者が請求条件の確定後に請求データを登録し、総務担当者が内容を確認する運用ルールを決める
- 帳票出力プラグインの仕様を確認し、現在の請求書フォーマットに必要な項目、明細、税計算、改ページなどの出力条件を整理する
- メール送信プラグインの仕様を確認し、送信先、差出人、件名、本文、添付ファイル、送信履歴の管理方法を決める
- 請求書の発行・送信後に発行日と送信日を記録し、総務担当者が未発行や未送信の請求を定期的に確認する
- 入金確認担当者が入金結果を登録し、未入金や一部入金の請求を営業担当者と共有する
- 営業担当者または回収担当者が督促履歴と次回確認日を更新し、管理者が期限超過案件を継続的にフォローする
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
営業担当者・総務担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
総務担当者・営業責任者
入金状況と回収対応を一覧で確認
入金確認担当者が入金日と入金額を登録し、未入金や一部入金の請求を一覧化します。担当者は督促履歴、取引先からの回答、入金予定日、次回確認日を記録し、管理者が対応の停滞や回収漏れをフォローします。
- 支払期限を過ぎた未入金を絞り込み
- 一部入金と未入金額を確認
- 督促履歴と次回確認日を共有
利用する機能・関連プラグイン
取引先・案件・請求データの関連データ管理パソコン・スマートフォン入力請求明細管理ステータス管理一覧・検索・絞り込み集計・グラフ添付ファイル管理アクセス制限帳票出力プラグインメール送信プラグイン
よくある質問
@pocketで請求データと入金状況を一緒に管理できますか？
はい、取引先、案件、請求金額、支払期限、入金日、入金額、入金状況を関連付け、請求から回収までを一元管理する運用を構築できます。請求金額と複数回の入金をどのように対応付けるかは、実際の入金パターンに合わせた設計が必要です。
登録した請求データから請求書を出力できますか？
帳票出力プラグインを利用することで、登録したデータを請求書フォーマットへ出力する運用を検討できます。明細行、税計算、端数処理、改ページ、適格請求書の記載項目などへの対応可否は、利用するプラグインの仕様確認が必要です。
作成した請求書を取引先へメール送信できますか？
メール送信プラグインを利用することで、請求書を添付して取引先へ送信する運用を検討できます。宛先の自動設定、送信元、本文テンプレート、誤送信防止、送信履歴などの対応範囲は、プラグインの仕様確認が必要です。
未入金や支払期限を過ぎた請求だけを確認できますか？
はい、入金状況、支払期限、担当者、取引先などを条件に一覧を絞り込み、未入金や一部入金の請求を確認する運用ができます。期限超過の自動判定や担当者への自動通知が必要な場合は、プラグインまたはカスタマイズの検討が必要です。
取引先への督促履歴も残せますか？
はい、連絡日、連絡方法、対応担当者、取引先からの回答、入金予定日、次回確認日を請求データに関連付けて記録できます。担当者が変わった場合も、それまでの回収対応を確認して引き継げます。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。