進捗、スケジュール、課題、議事録、確認事項、関連資料をプロジェクトに関連付け、メールやチャット、共有フォルダを横断して情報を探す負担を減らします。
進捗・課題・議事録をプロジェクトごとに登録
営業担当者や開発担当者が、完了した作業、今後の予定、発生した課題、顧客への確認事項、定例会の決定事項を登録します。資料も対象のプロジェクトや課題へ関連付け、後から経緯を確認できる状態にします。
- 進捗報告と今後の予定を随時更新
- 課題ごとに担当者、期限、状況を登録
- 議事録と宿題事項をプロジェクトへ集約
顧客とのプロジェクト進捗・課題・議事録を共有サイトに集約し、対応状況を見える化する
営業部門や開発部門が数か月にわたって進める顧客プロジェクトについて、スケジュール、進捗報告、課題、定例会の議事録、確認事項、関連資料を@pocketへ集約し、社内担当者と顧客が同じ情報を確認する活用方法です。メールやチャットでは過去の連絡が埋もれやすく、どの情報が最新なのか分かりにくくなります。プロジェクト情報と課題管理を関連付け、未対応の課題、担当者、期限、対応履歴を一覧化することで、顧客への報告と社内フォローを行いやすい状態をつくります。
AT A GLANCE
この活用例の要点
顧客とのプロジェクト進捗、課題、定例会議事録、確認事項、関連資料を共有サイトへ集約し、社内外で最新状況を確認できるようにします。
- 利用シーン
- 顧客向けプロジェクト共有サイト、プロジェクト進捗管理、課題管理、定例会議事録共有、確認事項管理、関連資料共有、顧客との情報共有
- 主な機能
- プロジェクトと課題・議事録の関連データ管理、パソコン・スマートフォン・タブレットからの閲覧・入力、ステータス管理、一覧・検索・絞り込み、添付ファイル管理、コメント・対応履歴管理、利用者や役割に応じたアクセス制限、項目の追加・変更、集計・グラフ
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- プロジェクトの進捗報告、確認依頼、仕様に関する連絡をメールやチャットで行っており、数か月分のやり取りから必要な情報を探すのに手間がかかる
- スケジュール、課題一覧、議事録、提出資料がExcel、メール、チャット、共有フォルダに分散し、社内担当者と顧客で参照している情報が異なる
- 顧客から寄せられた質問や追加要望を担当者が個人のメモやメールで管理しているため、回答状況や対応期限をプロジェクト全体で把握しにくい
- 定例会で決まった内容や宿題事項が議事録の中に埋もれ、誰がいつまでに対応するのかを確認するために個別連絡が発生している
- 未対応、対応中、顧客確認待ち、完了といった課題の進捗を確認するため、プロジェクト責任者が営業担当者や開発担当者へ個別に問い合わせている
- 担当者の不在や交代時に、顧客との合意事項、これまでの説明、課題への対応経緯を把握できず、引き継ぎに時間がかかる
- 顧客へ進捗を報告するたびに、複数の管理表やメールから情報を集め、報告用の資料へまとめ直している
@pocketで実現すること
- 営業担当者やプロジェクト責任者がパソコンから、顧客名、プロジェクト名、目的、期間、社内担当者、顧客担当者、現在のフェーズ、全体状況をプロジェクト情報として登録する
- マイルストーンや主要な作業について、予定日、完了予定日、担当者、進捗状況、顧客確認の要否を登録し、社内担当者と顧客が最新のスケジュールを確認できるようにする
- 営業担当者や開発担当者が、進捗報告、完了した作業、次回までの予定、顧客への確認事項、関連資料をプロジェクトに関連付けて随時登録する
- プロジェクトごとに課題管理用のデータを用意し、課題内容、発生日、重要度、社内担当者、顧客側担当者、対応期限、現在の状況、対応方針を登録する
- 課題への調査結果、顧客からの回答、対応内容、確認結果を同じ課題へ追記し、発生から完了までの経緯を時系列で確認できるようにする
- 定例会の終了後に、開催日、参加者、議題、決定事項、継続検討事項、社内と顧客それぞれの宿題事項、次回開催予定を議事録として登録する
- 議事録で発生した宿題事項を課題や確認事項へ関連付け、担当者、期限、対応状況を一覧から確認できるようにする
- 顧客には自社プロジェクトに必要な進捗、課題、議事録、資料だけを共有し、社内向けメモ、原価、社内判断など外部へ公開しない情報とは管理範囲を分ける
- プロジェクト責任者が、未対応、期限接近、顧客確認待ち、対応完了などの条件で課題を絞り込み、停滞している項目を営業担当者や開発担当者へフォローする
- プロジェクト終了時には、最終成果物、完了した課題、残存事項、引き継ぎ内容、振り返りを登録し、今後の保守対応や類似プロジェクトで参照できる状態にする
便利になるポイント
プロジェクトの現在状況、今後の予定、顧客への確認事項を同じ情報から確認できるため、古い資料や過去のメールを参照したことによる認識のずれを防ぎやすくします。
課題ごとに重要度、担当者、対応期限、進捗状況を管理し、対応が止まっている項目や顧客からの回答を待っている項目を一覧で把握できます。
議事録の決定事項や宿題事項を課題や確認事項へ関連付けることで、会議で決めただけにならず、次回定例会までの対応状況を確認しやすくします。
日々登録された進捗、課題、今後の予定をもとに状況を確認できるため、報告のたびに複数のファイルや担当者から情報を集め直す作業を減らします。
顧客との確認内容、決定事項、課題への対応履歴をプロジェクト単位で残し、新しい担当者が過去の経緯を確認して対応を継続できるようにします。
メールやチャットの投稿順ではなく、プロジェクト、課題、議事録などの目的別に情報を整理するため、数か月前の合意事項や対応内容も検索しやすくなります。
活用の進め方
- 現在使用しているプロジェクト計画表、課題管理表、定例会議事録、進捗報告書、共有フォルダの管理内容を整理する
- プロジェクト、マイルストーン、進捗報告、課題、議事録、関連資料の管理単位と関連付けを設計する
- プロジェクトの進行状況や課題管理で使用する、未対応、対応中、顧客確認待ち、社内確認待ち、完了などのステータスを設定する
- 社内だけで扱う情報と顧客へ共有する情報を整理し、プロジェクトごとの利用者と閲覧・編集範囲を設計する
- 営業担当者やプロジェクト責任者がプロジェクト情報、スケジュール、顧客担当者を登録し、共有サイトの運用を開始する
- 営業担当者や開発担当者が進捗、課題、確認事項、関連資料を更新し、定例会後には議事録と宿題事項を登録する
- プロジェクト責任者が未対応課題、期限、顧客確認待ちの項目を定期的に確認し、社内担当者や顧客へ必要なフォローを行う
- プロジェクト終了時に成果物、完了状況、残存課題、引き継ぎ事項を整理し、プロジェクトの記録として保存する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
営業担当者・開発担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
顧客・プロジェクト責任者
顧客と最新状況を共有し、停滞している課題を確認
顧客はプロジェクトの進捗、今後の予定、確認依頼、議事録、共有資料を確認します。プロジェクト責任者は未対応や期限が近い課題、顧客確認待ちの項目を一覧から把握し、担当者へフォローします。
- 顧客と社内で最新の進捗を共有
- 未対応や顧客確認待ちの課題を把握
- 必要な情報だけを共有する範囲を設計
利用する機能・関連プラグイン
プロジェクトと課題・議事録の関連データ管理パソコン・スマートフォン・タブレットからの閲覧・入力ステータス管理一覧・検索・絞り込み添付ファイル管理コメント・対応履歴管理利用者や役割に応じたアクセス制限項目の追加・変更集計・グラフ
よくある質問
外部のお客様とプロジェクト情報を共有できますか？
外部のお客様が必要なプロジェクト情報を閲覧または更新する運用を検討できます。利用者の登録方法、契約・ライセンス条件、社内利用者と外部利用者の権限構成は、導入前に確認が必要です。
お客様ごとに閲覧できるプロジェクトを分けられますか？
プロジェクトや利用者に応じて閲覧範囲を分ける運用を検討できます。他社のプロジェクトを閲覧できないことが重要になるため、顧客数、利用者構成、必要な権限設定を確認したうえで設計します。
プロジェクトの課題と対応状況を管理できますか？
はい、課題内容、重要度、担当者、期限、対応状況、対応履歴を登録し、未対応、対応中、顧客確認待ち、完了などの条件で確認する運用を構築できます。
定例会の議事録や宿題事項も共有できますか？
はい、開催日、参加者、議題、決定事項、継続検討事項、宿題事項、次回予定を議事録として登録できます。宿題事項を個別の課題として管理することで、担当者と対応状況も確認しやすくなります。
社内向けの情報をお客様に見せずに管理できますか？
社内向け情報と顧客共有情報を分ける運用を検討できます。項目単位、データ単位、アプリ単位のどの方法で分けるかは、情報の機密性と必要な権限構成を確認したうえで設計する必要があります。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。