備品・消耗品を選択式で表示し、必要な数量を入力する画面にすることで、品番や正式名称を毎回入力せずに発注できるようにします。
必要な備品を選び、数量を入力して発注
店舗スタッフがスマートフォンや店舗用タブレットから、アルコール消毒液、レジロール、手提げ袋、清掃用品などを選択します。品名や品番を毎回入力せず、必要数量と希望納品日を登録して本部へ発注します。
- カテゴリから必要な備品を選択
- 数量と希望納品日を入力
- 店舗内の在庫を確認して発注
店舗備品・消耗品の発注数量と対応状況を一元管理し、発注ミスと過剰在庫を防ぐ
小売店やサービス店舗が、アルコール消毒液、レジロール、手提げ袋、清掃用品、事務用品などの備品・消耗品をスマートフォンや店舗用タブレットから本部へ発注する活用方法です。紙のFAXや店舗ごとのExcelを使った発注を見直し、店舗スタッフが必要な品目と数量を選択して登録できる状態をつくります。本部の購買担当者は、店舗別、品目別、希望納品日別の発注内容を一覧で確認し、手配状況や納品状況を管理します。
AT A GLANCE
この活用例の要点
各店舗が必要な備品・消耗品と数量をスマートフォンやタブレットから発注し、本部が店舗別・品目別の発注内容と手配状況を一元管理します。
- 利用シーン
- 店舗備品発注、消耗品発注、店舗別発注管理、本部購買管理、発注状況管理、納品状況管理、備品使用量の確認
- 主な機能
- スマートフォン・タブレット入力、備品・消耗品マスター管理、店舗情報との関連データ管理、選択項目による入力、一覧・検索・絞り込み、ステータス管理、集計・グラフ、アクセス制限、項目の追加・変更
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 店舗スタッフがアルコール消毒液、レジロール、手提げ袋などの必要数を紙へ記入し、本部や仕入先へFAXで送信している
- 店舗ごとに異なるExcelの発注書を使用しており、品名、単位、発注数量の入力方法が統一されていない
- FAXの文字が読みにくい、品番を間違える、数量や単位を入力し忘れるなどの発注ミスが発生している
- 本部担当者が店舗から届いたFAXやExcelの内容を集計表へ転記し、仕入先ごとに発注内容をまとめ直している
- 発注済み、手配中、納品待ち、納品完了などの状況を店舗から確認できず、本部へ電話やメールで問い合わせている
- 店舗が念のため多めに発注するため、使用量の少ない備品や消耗品を抱えすぎたり、保管場所を圧迫したりしている
- 過去にどの店舗が何をどれだけ発注したかを確認しにくく、店舗別や品目別の発注傾向を把握できていない
@pocketで実現すること
- 店舗スタッフがスマートフォン、店舗用タブレット、パソコンから対象店舗を選択し、発注する備品・消耗品と数量、希望納品日を登録する
- 備品・消耗品マスターに、品名、品番、カテゴリ、発注単位、標準入数、仕入先、使用店舗などを登録し、店舗スタッフが一覧から品目を選択できるようにする
- アルコール消毒液、レジロール、手提げ袋、清掃用品などをカテゴリ別に表示し、必要な品目を選んで数量を入力する分かりやすい発注画面を設計する
- 店舗責任者が必要に応じて発注内容を確認し、店舗内の在庫数、前回発注数、使用予定などを踏まえて本部へ申請する
- 本部の購買担当者が店舗別、品目別、仕入先別、希望納品日別の発注内容を一覧で確認し、重複発注や不自然に多い数量がないか確認する
- 本部担当者が受付済み、確認中、発注済み、納品待ち、納品完了などの状態を更新し、店舗側も現在の手配状況を確認できるようにする
- 納品後に店舗スタッフが納品日、納品数量、不足や破損の有無を登録し、発注から納品までの履歴を残す
- 店舗責任者や本部担当者が、期間別、店舗別、品目別の発注履歴を確認し、過剰発注や発注頻度の高い消耗品を把握する
便利になるポイント
店舗が登録した発注内容を本部が同じデータで確認できるため、FAXやExcelから集計表へ入力し直す作業を減らします。
品目マスターに品名、品番、発注単位、標準入数を登録し、選択式で入力することで、表記の違いや単位の間違いを防ぎやすくします。
受付済み、確認中、発注済み、納品待ち、納品完了などの状態を共有し、店舗から本部へ手配状況を確認する問い合わせを減らします。
店舗別、品目別の過去の発注履歴や今回の申請内容を確認し、前回と比べて数量が多い発注や短期間で重複している発注を見つけやすくします。
期間、店舗、品目、カテゴリなどの条件で発注履歴を確認し、使用量が多い店舗や発注頻度の高い消耗品を見直すための情報として活用できます。
活用の進め方
- 現在使用しているFAX用紙やExcel発注書を確認し、店舗、品目、数量、単位、希望納品日、備考などの管理項目を整理する
- アルコール消毒液、レジロール、手提げ袋、清掃用品、事務用品などの備品・消耗品マスターを作成する
- 品目ごとに品番、カテゴリ、発注単位、標準入数、仕入先、利用できる店舗を設定する
- 店舗スタッフがスマートフォンや店舗用タブレットから必要な品目を選び、数量と希望納品日を登録する
- 必要に応じて店舗責任者が発注内容を確認し、本部へ申請する
- 本部の購買担当者が店舗別、品目別、仕入先別に内容を確認し、発注手配と進捗状況を更新する
- 店舗スタッフが納品内容を確認し、納品数量、不足、破損、納品完了を登録する
- 本部担当者が発注履歴を定期的に確認し、発注単位、品目構成、店舗ごとの発注ルールを見直す
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
店舗スタッフ
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
本部購買担当者
店舗別の発注内容をまとめて確認・手配
本部の購買担当者が、店舗、品目、仕入先、希望納品日ごとに発注内容を確認します。数量の間違いや重複発注がないか確認し、発注済み、納品待ち、納品完了などの状況を更新して店舗と共有します。
- 複数店舗の発注を一覧で確認
- 品目別・仕入先別に発注内容を整理
- 受付から納品までの状況を共有
利用する機能・関連プラグイン
スマートフォン・タブレット入力備品・消耗品マスター管理店舗情報との関連データ管理選択項目による入力一覧・検索・絞り込みステータス管理集計・グラフアクセス制限項目の追加・変更
よくある質問
店舗スタッフはスマートフォンから備品を発注できますか？
はい、スマートフォンや店舗用タブレットから必要な備品・消耗品と数量を選択し、本部へ発注する運用を構築できます。店舗ごとに利用できる品目や入力項目を整理して画面を設計します。
IT操作が苦手なスタッフでも使える発注画面を作れますか？
はい、品目をカテゴリ別に分け、選択式の項目や大きく分かりやすい入力欄を使うことで、品名を手入力しない簡単な画面を設計できます。特殊なドラッグ＆ドロップ操作や独自レイアウトが必要な場合は、標準機能の対応範囲を確認し、プラグインまたはカスタマイズを検討します。
店舗ごとに発注できる備品を変えられますか？
店舗や業態ごとに利用する品目を分ける運用を検討できます。店舗に応じた品目の自動表示や複雑な入力制御が必要な場合は、プラグインまたはカスタマイズの確認が必要です。
本部は複数店舗の発注をまとめて確認できますか？
はい、店舗、品目、カテゴリ、仕入先、希望納品日、発注状況などで一覧を絞り込み、複数店舗の発注内容をまとめて確認できます。
発注数量が多すぎる場合に自動で警告できますか？
前回発注数や基準数量を表示して確認する運用は検討できます。数量上限による自動警告、過去実績との自動比較、重複発注の自動判定が必要な場合は、プラグインまたはカスタマイズの検討が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。