社員が当日の作業内容、進捗、課題、翌日の予定を同じ形式で登録するため、上司が離れた場所からでも業務状況を確認しやすくなります。
業務終了時にテレワーク日報を登録
社員が勤務日、勤務場所、開始・終了時刻、当日の作業内容、進捗、課題、翌日の予定を入力します。メールや個別のExcelを使わず、決められた項目に沿って上司へ報告します。
- パソコンやスマートフォンから日報を提出
- 作業内容、進捗、課題を同じ形式で報告
- 相談事項と翌日の予定を上司へ共有
テレワークの日報に作業内容・進捗・課題を登録し、上長・総務の承認状況まで一元管理する
在宅勤務やサテライト勤務を行う社員が、パソコンやスマートフォンから当日の作業内容、進捗、勤務時間、課題、翌日の予定を報告するテレワーク日報の活用方法です。メールやExcelで個別に提出する運用を見直し、上司が部下の日報を一覧で確認し、総務部門が部署別の提出状況や承認状況を把握できる状態をつくります。プロセス管理プラグインのオプションを利用する場合は、本人提出、上長承認、総務承認、差戻しなど、自社の運用に合わせた確認フローも検討できます。
AT A GLANCE
この活用例の要点
テレワーク中の作業内容、勤務時間、進捗、課題、翌日の予定を日報として登録し、上長確認と総務承認まで一元管理します。
- 利用シーン
- テレワーク日報、在宅勤務報告、作業内容報告、業務進捗管理、日報提出状況管理、上長承認、総務承認、テレワーク実施状況の集計
- 主な機能
- パソコン・スマートフォン入力、社員・部署情報との関連データ管理、勤務日時・勤務場所の登録、作業内容・進捗・課題の登録、上司コメント・確認結果の管理、ステータス管理、一覧・検索・絞り込み、集計・グラフ、アクセス制限、差戻し・再申請の管理、プロセス管理プラグインのオプション
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- テレワークを行う社員が、当日の作業内容をメール本文やExcelの日報へ記入し、直属の上司へ個別に送信している
- 社員ごとに日報の書き方や提出方法が異なり、作業内容、勤務時間、進捗、課題などの報告項目がそろっていない
- 上司が部下から届いたメールを一件ずつ開いて確認しており、未提出の日報や確認待ちの日報を把握しにくい
- 上長確認後の日報を総務部門へ転送したり、別のExcelへ提出状況を入力したりしている
- 差戻しや修正依頼がメールやチャットで行われ、どの内容をいつ修正したのか、最終的に誰が承認したのか確認しにくい
- 総務部門が部署別や社員別のテレワーク実施状況を確認する際、メール、申請書、日報、勤怠データをそれぞれ探して集計している
- テレワーク中に発生した課題や支援が必要な事項が日報の中に埋もれ、上司や総務部門によるフォローが遅れやすい
@pocketで実現すること
- テレワークを行う社員が、業務終了時にパソコンやスマートフォンから勤務日、勤務場所、開始時刻、終了時刻、休憩時間を登録する
- 当日の作業内容、完了した業務、進行中の業務、進捗状況、成果物、対応した顧客や案件などを日報へ入力する
- 業務上の課題、上司へ相談したい内容、翌日の予定、出社時に対応する事項、体調や通信環境に関する連絡事項を同じ日報へ記録する
- 社員が日報を提出すると、直属の上司が内容を確認し、コメント、確認結果、修正依頼、承認日を登録する
- プロセス管理プラグインのオプションを利用する場合は、本人作成、上長確認中、上長承認済み、総務確認中、総務承認済み、差戻しなどの状態で承認フローを管理する
- 差戻しが発生した場合は、上司や総務担当者が差戻し理由を登録し、社員が内容を修正して再申請する
- 総務担当者が日付、部署、社員、勤務場所、提出状況、承認状況などで一覧を絞り込み、未提出や承認待ちの日報を確認する
- 上司や総務部門が部署別、社員別、期間別にテレワーク日数、作業内容、課題、承認状況を確認し、勤務状況の把握や運用改善に活用する
便利になるポイント
社員ごとのメールや個別ファイルに分散していた日報を@pocketへ集約し、過去の報告や上司のコメントを社員別、日付別に検索できます。
提出前、上長確認中、総務確認中、承認済みなどの状態を一覧で確認し、提出漏れや確認が止まっている日報を見つけやすくします。
プロセス管理プラグインのオプションを利用することで、上長承認、総務承認、差戻し、再申請など、自社のルールに合わせた確認経路を検討できます。
業務上の課題、体調、通信環境、支援が必要な内容を日報へ記録し、上司や総務部門が確認することで、テレワーク中の問題を把握しやすくします。
部署別、社員別、期間別に日報や課題を確認し、業務の偏り、連絡方法、承認手順など、テレワーク制度の改善に必要な情報を整理できます。
活用の進め方
- 現在使用しているテレワーク申請書、日報、勤怠記録、メール報告を確認し、重複している項目と必要な確認者を整理する
- 勤務日、勤務場所、開始・終了時刻、休憩時間、作業内容、進捗、課題、翌日の予定などの日報項目を設定する
- 社員、所属部署、直属の上司、総務担当者を日報と関連付け、利用者ごとの閲覧・編集範囲を設計する
- 本人作成、提出済み、上長確認中、総務確認中、承認済み、差戻しなど、自社の運用に合わせたステータスを決める
- 社員がテレワーク終了時にパソコンやスマートフォンから日報を入力し、上司へ提出する
- 直属の上司が作業内容、進捗、課題、勤務状況を確認し、コメント、承認、差戻しを行う
- 総務承認が必要な場合は、上長承認済みの日報を総務担当者が確認し、承認結果や確認事項を登録する
- 総務担当者が未提出、上長確認待ち、総務確認待ちの日報を一覧で確認し、対象者や承認者へフォローする
- 蓄積した日報を部署別、社員別、期間別に確認し、テレワークの運用ルールや報告項目を定期的に見直す
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
テレワークを行う社員
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
直属の上司・総務担当者
日報の内容と承認状況を一覧で確認
直属の上司が部下の日報を確認してコメントや承認結果を登録し、総務担当者が部署別の提出状況と承認状況を確認します。差戻しや確認待ちの日報も一覧から把握できます。
- 上司が部下の日報と課題を確認
- 未提出や承認待ちを一覧で把握
- 上長承認から総務承認まで状況を共有
利用する機能・関連プラグイン
パソコン・スマートフォン入力社員・部署情報との関連データ管理勤務日時・勤務場所の登録作業内容・進捗・課題の登録上司コメント・確認結果の管理ステータス管理一覧・検索・絞り込み集計・グラフアクセス制限差戻し・再申請の管理プロセス管理プラグインのオプション
よくある質問
社員は自宅のパソコンやスマートフォンから日報を提出できますか？
はい、社員がテレワーク終了時にパソコンやスマートフォンから勤務時間、作業内容、進捗、課題、翌日の予定を登録する運用を構築できます。
上司は自分の部署の社員の日報だけを確認できますか？
利用者、所属部署、直属の上司などを日報と関連付け、上司が担当する社員の日報だけを閲覧・確認する権限構成を検討できます。兼務や代理承認がある場合は、実際の組織構成を確認して設計します。
上長承認と総務承認の二段階で日報を承認できますか？
プロセス管理プラグインのオプションを利用することで、本人提出、上長承認、総務承認といった多段階の確認フローを検討できます。正式な利用条件、設定可能な承認経路、通知方法は導入前に確認が必要です。
内容に不備がある日報を社員へ差し戻せますか？
プロセス管理プラグインのオプションを利用する場合は、差戻し理由を登録し、社員が修正後に再申請するフローを検討できます。差戻し後に編集できる項目や承認履歴の残し方は、運用ルールに合わせて設計します。
未提出や承認待ちの日報を総務部門が確認できますか？
はい、勤務日、社員、部署、提出状況、上長承認状況、総務承認状況などで一覧を絞り込み、未提出や確認が止まっている日報を確認できます。自動通知が必要な場合は、プロセス管理プラグインの仕様または追加カスタマイズの確認が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。