来訪者の会社名、氏名、訪問目的、訪問先、入退館時刻を同じ記録で管理し、紙の台帳を保管したり過去の記録をめくって探したりする負担を減らします。
来訪予定と面会担当者を事前に登録
社員や総務担当者が、来訪予定日、予定時刻、会社名、氏名、人数、訪問目的、訪問先部署、面会担当者を登録します。受付担当者は当日の予定を一覧で確認し、来訪者の到着に備えます。
- 来訪者と訪問目的を事前に登録
- 訪問先部署と面会担当者を共有
- 当日の来訪予定を受付で確認
来訪者の受付・訪問先・入退館時刻を記録し、来訪履歴を総務部門で一元管理する
総務部門や受付担当者が、取引先、協力会社、採用候補者、配送業者などの来訪者について、会社名、氏名、訪問目的、訪問先部署、面会担当者、来訪予定時刻、受付時刻、退館時刻を@pocketで記録する活用方法です。紙の来訪者名簿や受付担当者ごとのExcelを見直し、来訪予定、受付中、面会中、退館済みなどの状況を総務部門と面会担当者が確認できる状態をつくります。過去の来訪履歴も会社名、来訪者、面会担当者、日付などから検索し、受付対応や入退館記録の確認に活用できます。
AT A GLANCE
この活用例の要点
来訪者の会社名、氏名、訪問目的、面会担当者、受付時刻、退館時刻を記録し、来訪予定と入退館状況を一元管理します。
- 利用シーン
- 来訪者管理、受付管理、来客予定管理、面会担当者確認、入館記録、退館記録、来訪履歴検索、受付証・入館証管理
- 主な機能
- パソコン・タブレット入力、来訪予定と受付記録の管理、社員・部署・面会担当者との関連データ管理、入館・退館時刻の記録、入館証・受付証の貸出管理、ステータス管理、一覧・検索・絞り込み、集計・グラフ、アクセス制限、項目の追加・変更
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 受付で来訪者が紙の名簿へ会社名、氏名、訪問先を記入しており、過去の来訪履歴を確認する際に紙を探している
- 社員が来訪予定をメールやチャットで総務担当者へ連絡しているため、受付担当者への共有漏れや記載内容の不足が発生しやすい
- 来訪者が受付へ到着した後、受付担当者が面会担当者へ電話や内線で連絡しており、担当者が不在の場合に取次ぎ先を確認できない
- 入館時刻は記録していても退館時刻が記入されず、現在社内にいる来訪者をすぐに確認できない
- 受付担当者ごとに紙の台帳やExcelの記録方法が異なり、会社名や訪問目的の表記が統一されていない
- 貸し出した入館証や受付証の番号、返却状況を別の管理表で確認しており、未返却の把握に手間がかかる
- 来訪履歴を会社名、来訪者、面会担当者、期間別に確認する際、紙の台帳や複数のExcelを集計している
@pocketで実現すること
- 社員や総務担当者がパソコンから、来訪予定日、予定時刻、来訪者の会社名、氏名、人数、訪問目的、訪問先部署、面会担当者を事前に登録する
- 受付担当者が来訪者の到着時にパソコンやタブレットから予定情報を検索し、本人確認後に受付時刻、受付担当者、入館状況を登録する
- 事前登録がない来訪者については、受付担当者が会社名、氏名、連絡先、訪問目的、面会希望者をその場で登録する
- 面会担当者、代理対応者、連絡先、会議室などを来訪記録へ登録し、誰がどこで対応する予定なのかを受付担当者が確認できるようにする
- 入館証や受付証を貸し出す場合は、証票番号、貸出時刻、返却状況を来訪者の記録へ関連付けて管理する
- 来訪者の退館時に受付担当者が退館時刻と入館証の返却状況を更新し、来訪予定、受付済み、面会中、退館済みなどの状態を記録する
- 総務担当者が当日の来訪者一覧から未到着、受付済み、面会中、未退館の来訪者を確認し、必要に応じて面会担当者へ状況を確認する
- 過去の記録を日付、会社名、来訪者名、訪問目的、訪問先部署、面会担当者などで検索し、問い合わせや受付対応時に参照する
- 月別、訪問先部署別、訪問目的別などの来訪状況を確認し、受付体制、会議室利用、入館証の準備などの運用見直しに活用する
便利になるポイント
社員が登録した来訪予定を受付担当者が事前に確認できるため、訪問先や面会担当者が分からない状態で来訪者を待たせる状況を減らします。
受付時刻、退館時刻、来訪状況を更新することで、現在面会中の来訪者や退館確認が必要な来訪者を一覧から把握しやすくします。
訪問先部署、面会担当者、代理対応者、会議室などを来訪記録へまとめ、受付担当者が必要な連絡先や対応場所を確認しやすくします。
来訪者と入館証番号、貸出時刻、返却状況を関連付け、未返却の入館証や確認が必要な記録を見つけやすくします。
会社名、来訪者、面会担当者、日付、訪問目的などから記録を検索し、過去の面会状況や受付記録を必要なときに確認できます。
活用の進め方
- 現在使用している来訪者名簿、受付票、入館証管理表、社員からの来訪連絡方法を確認する
- 来訪予定、来訪者、面会担当者、受付、入館証、退館の管理項目と運用担当者を整理する
- 会社名、氏名、訪問目的、訪問先部署、面会担当者、予定時刻、受付時刻、退館時刻などの項目を設定する
- 来訪予定、受付済み、面会中、退館済み、キャンセルなど、自社の受付運用に合わせた状態を設定する
- 社員または総務担当者が来訪前に予定情報を登録し、受付担当者が当日の来訪予定を確認する
- 来訪時に受付担当者が予定情報を検索し、受付時刻、入館証、面会状況を登録する
- 退館時に退館時刻と入館証の返却状況を更新し、未退館や未返却の記録を確認する
- 総務責任者が来訪履歴や受付状況を定期的に確認し、入力ルールや受付体制を見直す
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
社員・総務担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
受付担当者・総務責任者
受付から退館までの状況を一覧で確認
受付担当者が来訪者を検索し、受付時刻、入館証番号、面会状況を登録します。退館時には退館時刻と入館証の返却状況を更新し、総務責任者が面会中、未退館、未返却の記録を一覧から確認します。
- 受付時刻と入館状況をその場で更新
- 入館証の貸出と返却を記録
- 面会中や未退館の来訪者を確認
利用する機能・関連プラグイン
パソコン・タブレット入力来訪予定と受付記録の管理社員・部署・面会担当者との関連データ管理入館・退館時刻の記録入館証・受付証の貸出管理ステータス管理一覧・検索・絞り込み集計・グラフアクセス制限項目の追加・変更
よくある質問
社員が来訪予定を事前に登録できますか？
はい、社員や総務担当者が来訪予定日、予定時刻、会社名、氏名、訪問目的、面会担当者などを事前に登録する運用を構築できます。社員ごとの登録・閲覧範囲は、必要な権限構成を確認して設計します。
事前登録されていない来訪者も受付できますか？
はい、受付担当者が会社名、氏名、訪問目的、面会希望者などをその場で登録し、当日来訪者として受付記録を残せます。
現在社内にいる来訪者を確認できますか？
はい、受付済み、面会中、退館済みなどの状態と退館時刻を管理することで、現在入館中の来訪者を一覧から確認できます。
入館証の貸出と返却も管理できますか？
はい、来訪者ごとに入館証番号、貸出時刻、返却状況を登録する運用を設計できます。入館証の自動割り当てや機器との連携が必要な場合は、プラグインまたはカスタマイズの検討が必要です。
来訪者本人が受付端末へ直接入力できますか？
受付に設置したタブレットなどから来訪者が入力する運用は検討できます。ただし、入力後の面会担当者への自動通知、本人確認、受付票の発行などが必要な場合は、利用方法に応じてプラグインまたはカスタマイズの確認が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。