契約書ファイルと契約先、契約期間、担当部署、更新条件などを同じデータで管理し、書庫や共有フォルダとExcelを行き来せずに確認しやすくします。
契約書ファイルと期限情報を契約ごとに登録
総務担当者が契約番号、契約名、契約先、担当部署、契約期間、自動更新の有無、解約通知期限を登録し、契約書や覚書の電子ファイルを添付します。契約台帳とファイルの保存場所を分けず、必要な情報を契約ごとにまとめます。
- 契約書と台帳情報を同じデータで管理
- 契約期間と解約通知期限を登録
- 覚書や変更契約書も関連付けて保存
契約書の電子データと契約期限・更新日を一元管理し、更新漏れを防ぐ
総務部門が取引先との契約書、覚書、秘密保持契約書、業務委託契約書などの電子データを登録し、契約日、契約開始日、契約終了日、更新日、解約通知期限、担当部署を契約台帳として一元管理する活用方法です。契約書ファイルと期限情報を同じデータへまとめ、期限が近い契約や更新方針が未確認の契約を一覧で確認できる状態をつくります。タイムスタンプの付与が必要な場合は、対応するプラグインまたはカスタマイズの利用条件を確認します。
AT A GLANCE
この活用例の要点
契約書の電子データ、契約先、契約期間、更新日、解約通知期限、担当部署を契約台帳として一元管理し、更新漏れを防ぎます。
- 利用シーン
- 契約書管理、契約台帳管理、契約期限管理、契約更新管理、解約通知期限管理、契約書電子データ管理、契約書検索
- 主な機能
- 契約書・添付ファイル管理、契約先・担当部署との関連データ管理、日付項目による期限管理、ステータス管理、一覧・検索・絞り込み、アクセス制限、更新履歴管理、項目の追加・変更、期限通知のプラグインまたはカスタマイズ、タイムスタンプ付与のプラグインまたはカスタマイズ
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 紙の契約書、PDF、Wordファイルが書庫、担当者のパソコン、メール、共有フォルダへ分散し、必要な契約書をすぐに見つけられない
- 契約書の保管場所とは別にExcelの契約台帳を作成し、契約先、契約期間、更新日などを二重に管理している
- 自動更新の契約や解約通知期限を担当者が個人の予定表やExcelで管理しており、異動や担当変更によって確認が漏れやすい
- 契約期限が近い契約を把握するため、総務担当者がExcelを並べ替えたり、各部署へ更新方針を個別に確認したりしている
- 契約条件を確認する際に、最新版、変更契約書、覚書などの関係が分かりにくく、過去のファイルを開いて内容を比較している
- 更新する契約、終了する契約、取引先へ確認中の契約が同じ一覧で管理され、現在の対応状況や担当者を把握しにくい
@pocketで実現すること
- 総務担当者がパソコンから、契約番号、契約名、契約区分、契約先、担当部署、社内担当者、契約金額などの基本情報を登録する
- 契約書、覚書、変更契約書、秘密保持契約書などの電子ファイルを契約情報へ添付し、関連する文書を同じ契約の記録として確認できるようにする
- 契約締結日、契約開始日、契約終了日、更新日、自動更新の有無、解約通知期限、更新確認開始日などを登録し、期限別に契約を検索できるようにする
- 総務担当者が期限の近い契約を一覧で確認し、契約を所管する部署へ更新、条件変更、終了の方針を確認する
- 所管部署の担当者が更新方針、取引先への確認内容、社内承認状況、対応期限を登録し、未確認、確認中、更新予定、終了予定、更新完了などの状態を共有する
- 更新または変更契約を締結した際は、新しい契約期間、更新日、契約書ファイルを登録し、過去の契約内容と更新履歴を確認できる状態にする
- 契約書へタイムスタンプを付与する場合は、利用するプラグインの対応ファイル、付与方法、証明情報の保存方法、利用条件を確認したうえで運用へ組み込む
- 総務責任者が契約区分、担当部署、契約先、期限、更新方針、対応状況などで一覧を絞り込み、期限が近い契約や確認が止まっている契約をフォローする
便利になるポイント
契約終了日、更新日、解約通知期限を登録し、期限が近い契約を一覧から確認することで、更新や終了の判断を始める契約を把握しやすくします。
担当部署、確認担当者、更新方針、対応期限、現在の状況を契約ごとに管理し、総務部門が各部署へ個別に問い合わせなくても進捗を確認しやすくします。
更新時の確認内容、条件変更、取引先とのやり取り、過去の契約書を記録し、担当者の異動や退職時にも契約の経緯を確認できるようにします。
契約名、契約先、契約区分、担当部署、契約期間などの条件から対象を絞り込み、目的の契約書や関連文書を探しやすくします。
契約金額、更新条件、所管部署の方針、確認状況をまとめて管理し、更新、条件変更、終了を検討する際に必要な情報を関係者で共有できます。
活用の進め方
- 現在使用している契約台帳、契約書の保存場所、更新確認の方法を確認し、管理対象となる契約書の種類を整理する
- 契約番号、契約名、契約先、契約区分、担当部署、契約期間、更新条件、解約通知期限などの管理項目を設計する
- 未確認、確認中、更新予定、条件変更予定、終了予定、更新完了など、契約更新の進捗を表す状態を設定する
- 既存の契約台帳と契約書ファイルを整理し、契約番号などを基準に契約情報と電子ファイルを登録する
- 総務担当者が期限の近い契約を定期的に確認し、所管部署へ更新方針の確認を依頼する
- 所管部署の担当者が更新方針、取引先への確認内容、社内承認状況を更新し、総務担当者が未確認の契約をフォローする
- 契約更新後に新しい契約書、契約期間、次回更新日を登録し、過去の契約情報を履歴として参照できる状態にする
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
総務担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
総務責任者・所管部署
期限の近い契約と更新確認の進捗を一覧化
総務担当者が契約終了日や解約通知期限の近い契約を確認し、所管部署へ更新方針を確認します。所管部署は更新、条件変更、終了などの方針と対応状況を登録し、総務責任者が未確認や停滞している契約をフォローします。
- 期限が近い契約を条件別に確認
- 更新方針と担当者を契約ごとに共有
- 未確認や対応中の契約をフォロー
利用する機能・関連プラグイン
契約書・添付ファイル管理契約先・担当部署との関連データ管理日付項目による期限管理ステータス管理一覧・検索・絞り込みアクセス制限更新履歴管理項目の追加・変更期限通知のプラグインまたはカスタマイズタイムスタンプ付与のプラグインまたはカスタマイズ
よくある質問
契約書のPDFやWordファイルを契約台帳と一緒に管理できますか？
はい、契約情報に添付ファイル項目を設け、PDFやWordなどの契約書ファイルを契約先、契約期間、担当部署などの台帳情報と一緒に管理できます。登録可能なファイル形式や容量は、利用環境の仕様確認が必要です。
契約期限や解約通知期限が近い契約を通知できますか？
通知の仕組みを追加することで対応を検討できます。期限日の一定期間前に自動通知する場合は、利用できる標準機能、プラグイン、通知先、通知条件を確認したうえで設計する必要があります。
自動更新の契約と都度更新する契約を分けて管理できますか？
はい、自動更新の有無、更新周期、解約通知期限、更新方針などの項目を設け、契約条件ごとに一覧を絞り込めるように設計できます。
契約書へタイムスタンプを付与できますか？
タイムスタンプ対応のプラグインを利用することで実現できる可能性があります。ただし、正式なプラグイン名、対応ファイル、付与方法、証明情報の保存方法、利用料金は導入前に確認が必要です。
担当部署ごとに閲覧できる契約書を制限できますか？
利用者や担当部署に応じて閲覧範囲を分ける運用を検討できます。契約書には機密情報が含まれるため、部署別、役職別、契約区分別に必要な公開範囲を整理し、実現可能な権限設定を確認して設計します。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。