社員の基本情報を起点に、住所、資格、家族情報などを関連付け、複数のExcelや紙の台帳を探さずに確認しやすくします。
自社に必要な社員情報をまとめて登録
総務担当者が社員番号、氏名、所属、役職、入社日などの基本情報を登録し、住所、緊急連絡先、資格、家族情報などを社員ごとに関連付けます。自社の運用に合わせて必要な管理項目を追加します。
- 社員基本情報を一か所に集約
- 住所、資格、家族情報を社員と関連付け
- 自社独自の管理項目を追加・変更
社員情報と住所・資格・家族情報を一元管理し、閲覧権限に応じて安全に共有する
総務・経理部門が社員の基本情報、所属、連絡先、住所、資格、家族構成などを社員ごとに関連付けて管理する活用方法です。自社の管理ルールに合わせて項目を追加・変更し、全社員へ共有する情報と総務・経理担当者だけが確認する情報を分けて運用します。
AT A GLANCE
この活用例の要点
社員の基本情報、住所、資格、家族情報を関連付け、閲覧権限を分けて一元管理します。
- 利用シーン
- 社員管理、従業員名簿、住所管理、資格管理、家族情報管理、社員情報の権限管理
- 主な機能
- 項目の追加・変更、関連レコード、アクセス制限、年齢計算プラグイン
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 社員名簿、住所録、資格一覧、家族情報が複数のExcelや紙の書類に分かれ、変更時に複数の管理表を更新している
- 入社、異動、住所変更、資格取得などの情報がメールや紙で届き、どの管理表へ反映済みか確認しにくい
- 社員番号、所属、役職、連絡先などの共通情報を複数の台帳へ入力しており、表記の違いや更新漏れが発生しやすい
- 緊急連絡先や家族構成などの個人情報が、全社員向けの情報と同じファイルに保存されている
- 資格の取得状況や有効期限を確認する際、社員ごとの書類やファイルを探して総務担当者が個別に集計している
@pocketで実現すること
- 総務・経理担当者がパソコンから社員番号、氏名、所属、役職、入社日、雇用区分、連絡先などの社員基本情報を登録する
- 社員情報を起点に、現住所、緊急連絡先、保有資格、資格取得日、資格有効期限、家族情報などを関連付けて管理する
- 自社の人事・総務業務に合わせて、勤務地、所属履歴、制服サイズ、貸与品、通勤方法など必要な管理項目を追加・変更する
- 社員本人または担当者から届いた変更内容を総務・経理担当者が更新し、最新の登録内容を社員ごとに確認できるようにする
- 所属や在籍状況、資格区分、有効期限などで一覧を絞り込み、更新確認や対象社員への案内に利用する
- 氏名や所属など社内共有する情報と、住所、家族情報、緊急連絡先など総務・経理部門だけが扱う情報を分け、利用者や役割に応じて閲覧範囲を設計する
便利になるポイント
勤務地、雇用区分、資格区分、貸与品など、自社で必要な項目を追加・変更し、実際の管理業務に合った社員台帳を構築できます。
社員番号や所属などの共通情報を社員データへまとめ、複数の管理表へ同じ内容を入力する運用を減らします。
全社へ共有する社員情報と、総務・経理担当者だけが確認する住所や家族情報などを分け、必要な人が必要な情報だけを扱う運用につなげます。
資格区分、取得日、有効期限、在籍状況などで検索・絞り込みを行い、更新確認や対象者への案内に必要な情報を把握しやすくします。
活用の進め方
- 現在使用している社員名簿、住所録、資格一覧、家族情報などの管理項目と利用者を整理する
- 社員基本情報と、住所、資格、家族情報などの関連データの管理単位を設計する
- 全社共有する項目と総務・経理部門だけが閲覧する項目を整理し、利用者や役割ごとのアクセス範囲を設定する
- 既存のExcelデータを整理し、社員番号など社員を識別できる情報を基準に登録する
- 入社、異動、住所変更、資格取得などが発生した際に担当者が更新し、総務・経理部門が定期的に登録状況を確認する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
総務担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
社員・管理部門
情報の内容に応じて閲覧範囲を分ける
氏名、所属、社内連絡先など全社員へ共有する情報と、住所、家族情報、緊急連絡先など総務・経理部門だけが扱う情報を整理します。利用者や役割に応じたアクセス範囲を設計し、個人情報を必要以上に共有しない運用につなげます。
- 全社共有情報と限定情報を整理
- 利用者や役割に応じて閲覧範囲を設定
- 個人情報の不要な共有を抑制
SCREEN & MOVIE
画面イメージ・紹介動画
実際の操作や画面構成を確認できます。
社員一覧
社員の情報を一覧で確認。写真などサムネイルで表示が可能
1 / 2利用する機能・関連プラグイン
項目の追加・変更関連レコードアクセス制限年齢計算プラグイン
よくある質問
自社独自の社員情報の項目を追加できますか？
はい、社員番号、所属、役職などの基本項目に加え、勤務地、雇用区分、通勤方法、貸与品など、自社で管理したい項目を追加・変更できます。複雑な入力制御が必要な場合は、プラグインまたはカスタマイズの検討が必要です。
住所、資格、家族情報を社員ごとに管理できますか？
はい、社員の基本情報を起点に、住所、資格、家族情報などを関連付けて管理できます。情報の更新頻度や履歴を残す必要性に応じて、管理単位を分けて設計します。
社員に公開する情報と総務だけが閲覧する情報を分けられますか？
利用者や役割に応じて閲覧範囲を分ける運用を検討できます。全社共有する情報と総務・経理部門だけが扱う個人情報を整理したうえで、必要な権限設定が可能か確認して設計します。
現在Excelで管理している社員名簿を移行できますか？
はい、既存のExcel項目を整理し、社員番号など重複しない情報を基準に移行する運用を検討できます。複数のExcelで表記や内容が異なる場合は、移行前にデータの整理が必要です。
生年月日から社員の年齢を表示できますか？
年齢計算プラグインの利用を想定できます。ただし、プラグインの正式なID、公開URL、対応する日付項目や計算仕様を確認したうえで設定する必要があります。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。