品物の種類、色、特徴、発見場所などの情報と写真をまとめて保存し、問い合わせを受けた際に該当する落とし物を探しやすくします。
落とし物を発見した場所から写真付きで登録
落とし物を発見した従業員や受付担当者が、スマートフォンから発見日時、発見場所、品物の種類、色、特徴を入力します。その場で撮影した写真も同じ記録へ添付し、総務部門へ共有します。
- 発見場所からスマートフォンで登録
- 品物の特徴と写真を同じ記録に保存
- 受付番号と保管場所を設定
落とし物・忘れ物を写真付きで登録し、保管場所・問い合わせ・返却状況を一元管理する
オフィス、店舗、施設、工場などで発見された落とし物や忘れ物を、発見者や受付担当者がスマートフォンから写真付きで登録する活用方法です。発見日時、発見場所、品物の特徴、保管場所、問い合わせ内容、受け取り希望者、本人確認、返却状況を一つのデータとして管理し、総務担当者や受付担当者が未返却の落とし物と対応経緯を共有できる状態をつくります。
AT A GLANCE
この活用例の要点
落とし物や忘れ物をスマートフォンから写真付きで登録し、発見場所、保管場所、問い合わせ履歴、返却状況を一元管理します。
- 利用シーン
- 落とし物管理、忘れ物管理、拾得物受付、保管場所管理、問い合わせ対応、返却状況管理、未返却品管理
- 主な機能
- スマートフォン入力、写真・添付ファイル管理、発見日時・発見場所の登録、保管場所管理、問い合わせ履歴管理、ステータス管理、一覧・検索・絞り込み、集計・グラフ、アクセス制限、項目の追加・変更
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 受付や総務部門が、落とし物の特徴、発見日時、発見場所を紙の台帳やExcelへ記録している
- 発見した品物の写真をメールやチャットで共有しているため、台帳の記録とどの写真が対応するのか分かりにくい
- 落とし物が受付、警備室、総務部門、各フロアなど複数の場所に保管され、問い合わせを受けるたびに担当者が電話や口頭で所在を確認している
- 問い合わせを受けた担当者、確認した内容、受け取り予定日などが個人のメモに残り、別の担当者へ引き継ぎにくい
- 保管中、受け取り予定、返却済み、処分済みなどの状況を一覧で確認できず、長期間保管している品物や対応途中の問い合わせを把握しにくい
- 返却時の本人確認内容や受取者、返却日が紙の受領書と管理表に分かれ、後から対応経緯を確認しにくい
@pocketで実現すること
- 落とし物を発見した従業員、受付担当者、警備担当者がスマートフォンから、発見日時、発見場所、品物の種類、色、特徴、発見者を登録し、その場で撮影した写真を添付する
- 受付または総務担当者が、受付番号、保管場所、保管開始日、保管期限、現在の状態を追加し、品物がどこに保管されているか共有する
- 電話、メール、窓口などで問い合わせを受けた際に、問い合わせ日時、問い合わせ者、申告された特徴、連絡先、対応担当者、確認結果を落とし物の記録へ関連付ける
- 受け取り予定となった場合は、来訪予定日、受け渡し場所、確認予定の情報を登録し、保管中、確認中、受け取り予定、返却済みなどの状態を更新する
- 返却時に受取者、返却日時、本人確認の実施状況、対応担当者、備考を記録し、必要に応じて受領確認に関するファイルを添付する
- 総務担当者が品物の種類、発見場所、保管場所、発見日、保管期限、返却状況などで一覧を絞り込み、未返却品や確認途中の問い合わせをフォローする
- 保管期限を過ぎた品物は、自社の規程や関係するルールに従って対応し、処分日、処分方法、引き渡し先などの経緯を記録する
便利になるポイント
受付、警備室、総務部門、各拠点などの保管場所を記録し、担当者が変わっても品物の所在を確認しやすくします。
問い合わせ者から申告された特徴、連絡先、確認結果、受け取り予定を記録し、電話や個人のメモに分散しやすい対応履歴を共有します。
保管中、確認中、受け取り予定、返却済み、処分済みなどの状態で一覧を絞り込み、対応が止まっている記録を把握しやすくします。
受取者、返却日時、本人確認の実施状況、対応担当者を記録し、誰にいつ返却したのかを後から確認できるようにします。
発見場所、品物の種類、時間帯などで記録を確認し、落とし物が発生しやすい場所の案内や巡回方法を見直す際の情報として活用できます。
活用の進め方
- 現在使用している落とし物台帳を確認し、発見日時、発見場所、品物の特徴、写真、保管場所、返却状況などの管理項目を整理する
- 品物の種類、発見場所、保管場所、問い合わせ経路、対応状況など、検索や絞り込みに使用する選択項目を設定する
- 落とし物を発見した従業員や受付担当者が、スマートフォンから品物の情報と写真を登録する
- 受付または総務担当者が保管場所、保管期限、受付番号を確認し、問い合わせに対応できる状態へ更新する
- 問い合わせを受けた担当者が申告内容と確認結果を登録し、受け取り予定や対応状況を更新する
- 返却時に受取者、本人確認の実施状況、返却日時を記録し、返却済みへ更新する
- 総務担当者が未返却品、保管期限が近い品物、対応途中の問い合わせを定期的に確認する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
発見者・受付担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
総務・受付担当者
保管場所・問い合わせ・返却状況を一覧で確認
総務や受付担当者が、写真や特徴を見ながら問い合わせに対応します。保管中、確認中、受け取り予定、返却済みなどの状況を一覧で確認し、対応途中の問い合わせや長期間保管している品物をフォローします。
- 写真や特徴から該当する品物を検索
- 問い合わせ内容と対応結果を共有
- 未返却品と受け取り予定を一覧確認
SCREEN & MOVIE
画面イメージ・紹介動画
実際の操作や画面構成を確認できます。
落とし物情報の確認
落とし物情報を確認できます。写真などアップすることですぐに、内容がわかるようになります。
1 / 130日間無料でお試し
落とし物の保管場所と返却状況を一元管理を、ノーコードで作ってみませんか？
初期費用0円。専門知識がなくても、必要な項目を並べて業務アプリを作成できます。
1ユーザー月額300円（税別）から
※最低利用人数は5ユーザーです。実現したい内容により、上位プラン、オプション、プラグイン、個別カスタマイズが必要になる場合があります。
利用する機能・関連プラグイン
スマートフォン入力写真・添付ファイル管理発見日時・発見場所の登録保管場所管理問い合わせ履歴管理ステータス管理一覧・検索・絞り込み集計・グラフアクセス制限項目の追加・変更
よくある質問
落とし物をスマートフォンから写真付きで登録できますか？
はい、発見者や受付担当者がスマートフォンから落とし物の情報を入力し、撮影した写真を同じ記録へ添付する運用ができます。
落とし物の保管場所や返却状況を確認できますか？
はい、受付、警備室、総務部門などの保管場所と、保管中、確認中、受け取り予定、返却済み、処分済みなどの状況を登録し、一覧から確認できます。
問い合わせを受けた履歴も落とし物と一緒に管理できますか？
はい、問い合わせ日時、問い合わせ者、申告された特徴、連絡先、確認結果、対応担当者などを落とし物の記録に関連付けて管理できます。
落とし物の持ち主が閲覧できる公開検索ページを作れますか？
社外向けの公開検索ページを標準機能だけで実現できるとは断定できません。公開する情報の範囲、個人情報への配慮、検索方法、本人確認の方法を整理したうえで、プラグイン、外部公開機能、またはカスタマイズの検討が必要です。
保管期限が近い落とし物を自動で通知できますか？
保管期限を登録し、期限が近い品物を一覧や検索条件から確認する運用は可能です。指定日数前の自動通知が必要な場合は、利用できる通知機能、プラグイン、またはカスタマイズの確認が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。