工事、協力会社、書類種別、提出状況を関連付け、どの会社から何の書類が届いていないかを一覧で確認できます。
協力会社ごとに必要書類と提出状況を登録
工事担当者や事務担当者が、対象工事と協力会社を選び、必要な安全書類、提出期限、提出日を登録します。受領した書類に不備がある場合は、不備内容と再提出期限を記録します。
- 工事と協力会社を関連付けて管理
- 必要書類と提出期限を会社ごとに設定
- 提出済み・不備あり・再提出を更新
協力会社ごとの安全書類・グリーンファイル提出状況を一覧管理し、未提出と期限切れを見える化する
建設会社の工事担当者や安全管理担当者が、協力会社ごとに再下請負通知書、施工体制台帳、作業員名簿、資格証、社会保険関係書類などの提出状況を管理する活用方法です。工事と協力会社、必要書類、提出期限、確認状況を関連付け、未提出、不備あり、確認中、提出済みを一覧で確認します。Excelの行や列が増え続ける管理から切り替え、現場入場前に不足している書類や有効期限が近い資格証を把握できる状態をつくります。
AT A GLANCE
この活用例の要点
工事・協力会社ごとに安全書類の提出状況、提出期限、不備、確認結果を管理し、未提出や期限切れの書類を一覧で確認します。
- 利用シーン
- 安全書類管理、グリーンファイル管理、協力会社書類管理、提出状況管理、未提出書類確認、書類不備管理、資格証期限管理、現場入場前確認
- 主な機能
- 工事マスタとの関連データ管理、協力会社マスタ管理、作業員情報との関連データ管理、書類種別・提出期限管理、ステータス管理、一覧・検索・絞り込み、添付ファイル管理、対応履歴管理、パソコン・スマートフォン・タブレット入力、アクセス制限、項目の追加・変更
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 複数の協力会社から届く再下請負通知書、作業員名簿、資格証などをExcelで管理しており、工事や会社が増えると表が複雑になる
- 必要書類が協力会社や施工体制によって異なるため、誰から何が未提出なのかを担当者がExcelの行や色分けを見ながら確認している
- 安全書類がメール、紙、共有フォルダ、ファイル転送サービスなど複数の方法で届き、最新版がどれか分かりにくい
- 提出済みでも記載漏れ、押印漏れ、資格証の期限切れなどの不備があり、再提出依頼と確認状況を別途メモしている
- 未提出書類を確認するため、工事担当者や安全管理担当者が協力会社へ電話やメールで個別に問い合わせている
- 現場への新規入場者や協力会社の追加をExcelへ反映し忘れ、入場直前になって必要書類が不足していることに気付く
- 工事担当者、安全管理担当者、事務担当者が別々の管理表を持っており、確認する人によって提出状況が異なる
- 資格証、保険関係書類、許可証などの有効期限を個別に確認しており、更新時期を見落とすリスクがある
@pocketで実現すること
- 工事担当者や安全管理担当者が、工事名、工事番号、元請担当者、現場入場予定日などの工事情報を登録する
- 協力会社ごとに会社名、担当者、連絡先、施工範囲、一次下請・二次下請などの区分を登録し、対象工事と関連付ける
- 再下請負通知書、施工体制台帳、作業員名簿、資格証、社会保険関係書類など、工事や協力会社ごとに必要な書類を登録する
- 必要書類ごとに未提出、提出済み、確認中、不備あり、再提出依頼中、確認完了などの状態と提出期限を設定する
- メールや紙で受領した書類を確認した担当者が、受領日、確認者、不備内容、再提出期限、確認結果を更新する
- 電子データで受領する書類は協力会社や書類種別に関連付けて添付し、どの工事のどの提出書類か分かる状態で保存する
- 作業員名簿と資格情報を管理する場合は、作業員名、所属会社、職種、保有資格、資格証の有効期限、入場予定日を関連付ける
- 工事担当者が現場入場前に、工事別、協力会社別、書類別、提出状況別の一覧を確認し、不足書類がある会社へ連絡する
- 安全管理責任者が未提出、不備あり、期限超過、資格期限間近の一覧を確認し、対応が止まっている案件を担当者へフォローする
便利になるポイント
提出済みだけでなく、確認中、不備あり、再提出依頼中、確認完了まで状態を分け、担当者間で最新の確認状況を共有します。
記載漏れ、押印漏れ、添付不足などの不備内容と再提出期限を残し、電話や個人のメモに分散しやすい確認経緯を整理します。
工事や施工体制に応じた必要書類を登録し、すべての協力会社へ同じ書類を求めるのではなく、対象ごとに提出状況を管理できます。
入場予定日と書類の提出状況を確認し、現場へ入る直前に書類不足が判明するリスクを減らしやすくします。
資格証、保険関係書類、許可証などの有効期限を登録し、期限切れや更新が必要な書類を確認しやすくします。
工事、協力会社、作業員、書類を関連データとして分けて管理し、列の追加や色分けが増え続けるExcel管理を見直せます。
活用の進め方
- 現在使用している安全書類一覧、協力会社一覧、作業員名簿、資格証管理表を確認し、管理対象と確認者を整理する
- 工事マスタに工事名、工事番号、現場住所、工期、担当者、入場開始予定日などを登録する
- 協力会社マスタに会社名、下請区分、担当者、連絡先、施工範囲などを登録する
- 再下請負通知書、施工体制台帳、作業員名簿、資格証などの書類種別と、提出期限、有効期限、不備内容の項目を設定する
- 工事と協力会社を関連付け、会社ごとに提出が必要な書類を登録する
- 書類を受領した担当者が提出日、添付ファイル、確認状況、不備内容を更新する
- 不備がある場合は再提出期限と連絡内容を登録し、再提出後に確認結果を更新する
- 工事担当者や安全管理担当者が未提出、不備あり、期限超過の一覧を確認し、協力会社へ提出を依頼する
- 現場入場前に対象会社と作業員の書類がそろっているか確認し、確認完了の状態へ更新する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
工事担当者・事務担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
安全管理担当者・現場責任者
未提出と不備を一覧で確認し入場前にフォロー
安全管理担当者や現場責任者が、工事別、協力会社別、書類別、状態別に一覧を絞り込みます。未提出、不備あり、期限超過、資格期限間近の対象を確認し、担当者や協力会社へ提出を依頼します。
- 未提出書類を協力会社別に把握
- 不備や再提出待ちを一覧で確認
- 入場予定日前に不足書類をフォロー
利用する機能・関連プラグイン
工事マスタとの関連データ管理協力会社マスタ管理作業員情報との関連データ管理書類種別・提出期限管理ステータス管理一覧・検索・絞り込み添付ファイル管理対応履歴管理パソコン・スマートフォン・タブレット入力アクセス制限項目の追加・変更
よくある質問
協力会社ごとに必要な安全書類を分けて管理できますか？
はい、工事と協力会社を関連付け、会社ごとに再下請負通知書、作業員名簿、資格証などの必要書類を登録する運用を設計できます。複雑な条件による書類の自動割り当てが必要な場合は、プラグインまたはカスタマイズの検討が必要です。
未提出の書類だけを一覧で確認できますか？
はい、工事、協力会社、書類種別、提出期限、提出状況などで絞り込み、未提出や期限を過ぎた書類を確認できます。
提出された書類に不備がある場合も管理できますか？
はい、不備内容、確認担当者、再提出期限、連絡内容、再提出後の確認結果を登録し、確認完了までの経緯を管理できます。
作業員名簿や資格証の有効期限も管理できますか？
はい、作業員名、所属会社、職種、保有資格、資格証の有効期限を登録する運用を検討できます。期限前の自動通知が必要な場合は、通知方法に応じてプラグインまたはカスタマイズの確認が必要です。
協力会社が自分で書類を登録する運用はできますか？
協力会社の利用者に必要な入力・閲覧範囲だけを付与する運用を検討できます。会社ごとの詳細なデータ分離や外部利用者向けの操作方法は、必要な権限構成と利用環境を確認したうえで設計します。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。