社用車の基本情報を起点に、リース契約、点検、車検、保険、修理履歴、添付書類を関連付け、複数のExcelや共有フォルダを探さずに確認しやすくします。
車両ごとに契約・点検・保険情報を登録
総務担当者が車両管理番号、ナンバー、車種、利用部署などを登録し、リース契約、定期点検、車検、自動車保険の情報を車両ごとに関連付けます。契約書、保険証券、整備記録も該当する情報へ添付します。
- 車両の基本情報を一か所に登録
- リース、点検、車検、保険を関連付け
- 契約書や整備記録を同じ情報から確認
社用車のリース契約・定期点検・車検・保険情報を一元管理し、更新期限前に確認できるようにする
総務担当者が社用車ごとの基本情報、利用部署、リース契約、定期点検、車検、自動車保険、修理履歴などを関連付けて管理する活用方法です。Excel、紙の車両台帳、契約書ファイル、担当者の予定表に分散している情報をまとめ、リース満了日や車検期限、保険更新日が近い車両を一覧や気づき機能で確認できる状態をつくります。
AT A GLANCE
この活用例の要点
社用車の基本情報、リース契約、定期点検、車検、保険、修理履歴を関連付け、期限が近い車両を総務部門が確認できるようにします。
- 利用シーン
- 社用車管理、車両台帳、リース契約管理、定期点検管理、車検期限管理、自動車保険管理、修理履歴管理、更新期限管理
- 主な機能
- 車両・契約・点検・保険の関連データ管理、項目の追加・変更、一覧・検索・絞り込み、日付・期限管理、気づき機能、添付ファイル管理、集計・グラフ、アクセス制限
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 車両番号、車種、利用部署、使用者などの基本情報をExcelで管理し、リース契約書、保険証券、点検記録は紙や共有フォルダへ別々に保存している
- リース満了日、車検期限、定期点検予定日、保険更新日を複数の管理表や担当者の予定表へ入力しており、情報を更新するたびに同じ内容を転記している
- 更新期限が近い車両を総務担当者がExcelから目視で探しているため、確認漏れやリース会社、保険代理店への連絡遅れが起きやすい
- 点検や修理を実施した記録がメール、請求書、整備記録、担当者のメモに分散し、車両ごとの整備履歴や費用の経緯を確認しにくい
- 社用車の利用部署や管理責任者が変更された際に、どの台帳や連絡先を更新すべきか分かりにくく、古い情報が残りやすい
- 総務責任者が車両の契約状況や未実施の点検を確認するため、担当者へ個別に問い合わせている
@pocketで実現すること
- 総務担当者がパソコンから、車両管理番号、ナンバー、車種、メーカー、初度登録年月、利用部署、主な使用者、管理責任者、保管場所などの基本情報を登録する
- 車両情報を起点に、リース会社、契約開始日、リース満了日、月額費用、契約書、返却条件などのリース契約情報を関連付けて管理する
- 定期点検、車検、オイル交換、タイヤ交換などについて、予定日、実施日、依頼先、走行距離、実施内容、費用、整備記録を車両ごとに登録する
- 保険会社、証券番号、補償期間、保険開始日、保険満了日、代理店担当者、保険証券などの自動車保険情報を車両と関連付けて管理する
- リース満了日、車検期限、点検予定日、保険満了日などを一覧で絞り込み、期限が近い車両を総務担当者が優先して確認する
- 気づき機能を利用し、リース満了や車検、保険更新などの期限が近づいた車両を確認対象として表示し、担当者が更新手配や利用部署への確認を進める
- 総務責任者が利用部署別、契約区分別、期限別、点検状況別の一覧や集計を確認し、未対応の更新手続きや点検予定を担当者へフォローする
便利になるポイント
リース満了日、車検期限、定期点検予定日、保険満了日を一覧で確認し、手続きや予約が必要な車両を見つけやすくします。
担当者個人の予定表や記憶に頼らず、登録された期限情報と気づき機能をもとに総務部門で確認できる運用をつくります。
点検日、修理内容、依頼先、走行距離、費用、整備記録を車両に関連付け、過去にどのような整備を実施したか確認しやすくします。
車両の利用部署、使用者、管理責任者、点検予定を同じ情報として管理し、車両の持ち込みや代替車の調整に必要な確認を行いやすくします。
リース満了時期、点検履歴、修理内容、利用部署などをまとめて確認し、契約更新、返却、車両入れ替えを検討する際の情報として活用できます。
活用の進め方
- 現在使用している車両台帳、リース契約一覧、点検記録、保険管理表を確認し、共通する車両情報と個別に管理する情報を整理する
- 車両管理番号を基準に、車両基本情報、リース契約、点検・整備履歴、保険情報を関連付ける構成を設計する
- リース満了日、車検期限、点検予定日、保険満了日など、期限管理に使用する日付項目と担当者を設定する
- 既存のExcelや契約書類から車両情報を登録し、契約書、保険証券、整備記録などのファイルを車両または各履歴へ添付する
- 総務担当者が点検、修理、契約更新などの実施後に内容と次回期限を更新する
- 期限が近い車両を一覧や気づき機能で定期的に確認し、リース会社、整備会社、保険代理店、利用部署への連絡や手配を進める
- 総務責任者が未対応の更新手続きや点検予定を確認し、担当者へのフォローと車両入れ替えの検討に活用する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
総務担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
総務担当者・総務責任者
期限が近い車両と手続き状況を確認
リース満了日、車検期限、点検予定日、保険満了日が近い車両を一覧や気づき機能で確認します。担当者は更新や点検を手配し、総務責任者は未対応の車両や手続き状況を確認してフォローします。
- 期限が近い車両を条件別に確認
- 更新、点検、保険手続きの対応状況を共有
- 未対応の手続きを担当者へフォロー
利用する機能・関連プラグイン
車両・契約・点検・保険の関連データ管理項目の追加・変更一覧・検索・絞り込み日付・期限管理気づき機能添付ファイル管理集計・グラフアクセス制限
よくある質問
社用車ごとにリース契約、点検、車検、保険情報をまとめて管理できますか？
はい、車両の基本情報を起点に、リース契約、定期点検、車検、自動車保険、修理履歴を関連付けて管理できます。契約や点検を履歴として分けることで、過去の実施内容も確認しやすくなります。
リース満了日や車検期限が近づいたことを確認できますか？
はい、リース満了日、車検期限、点検予定日、保険満了日を登録し、期限が近い車両を一覧や気づき機能で確認する運用を想定できます。表示条件や通知方法については、実際の利用環境に合わせた確認が必要です。
リース契約書や保険証券、整備記録を添付できますか？
はい、車両情報や契約、保険、点検履歴に添付ファイル項目を用意し、契約書、保険証券、見積書、請求書、整備記録などを関連付けて保存できます。
車両を利用している部署や使用者も管理できますか？
はい、利用部署、主な使用者、管理責任者、保管場所などを車両情報へ登録できます。利用者の変更履歴を詳細に残す場合は、車両貸出・利用履歴を別データとして管理する構成も検討できます。
期限が近づいた際に担当者へ自動でメール通知できますか？
自動メール通知の可否は、通知条件、送信先、送信タイミングなどによって確認が必要です。気づき機能での表示を基本とし、メールなどによる自動通知が必要な場合は、標準機能、プラグインまたはカスタマイズの適用可否を確認します。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。