お知らせ、規程、マニュアル、申請書、会議資料を社内ポータルへ集約し、メール、チャット、紙、共有フォルダを順番に探す運用を減らします。
社内のお知らせとファイルを対象者別に公開
総務や各部署の担当者が、タイトル、本文、掲載期間、重要度、対象部署、関連ファイルを登録します。全社員向けの重要連絡から部署内のお知らせまで、情報の対象者と掲載期間を整理して公開します。
- 全社連絡と部署連絡を分けて登録
- 規程やマニュアルを更新日とともに管理
- 掲載期間と公開対象を設定
社内のお知らせ・規程・ファイル・スケジュールを集約し、全社員が情報共有できるグループウェアを構築する
全社員が利用する社内情報共有サイトとして、会社からのお知らせ、部署からの連絡、社内規程、申請書、マニュアル、会議資料、社員間のコメントや連絡を一か所へ集約する活用方法です。メール、チャット、共有フォルダ、紙の掲示物に分散している情報を整理し、社員がパソコンやスマートフォンから必要な情報を検索・確認できる状態をつくります。リソースカレンダーに対応するプラグインを利用する場合は、個人や会議室、設備の予定管理も含めたグループウェアとしての運用を検討できます。
AT A GLANCE
この活用例の要点
社内のお知らせ、掲示板、規程、ファイル、社員間の連絡、スケジュールを集約し、全社員が必要な情報を確認できる社内ポータルを構築します。
- 利用シーン
- 社内ポータル、グループウェア、社内掲示板、社内お知らせ管理、社内ファイル共有、規程・マニュアル管理、社員間コミュニケーション、個人スケジュール管理、会議室・設備予約
- 主な機能
- 社内ポータル、お知らせ・掲示板管理、パソコン・スマートフォン閲覧、ファイル・添付資料管理、一覧・検索・絞り込み、カテゴリ管理、コメント・コミュニケーション、社員・部署情報との関連データ管理、アクセス制限、掲載期間・更新日管理、リソースカレンダー対応プラグイン、外部カレンダー連携プラグイン
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 会社からのお知らせや部署ごとの連絡がメール、チャット、紙の掲示物に分散し、社員が最新情報を確認しにくい
- 社内規程、申請書、マニュアル、会議資料が複数の共有フォルダに保存され、どのファイルが最新版か分かりにくい
- 過去のお知らせや業務資料を探す際、メールの履歴やフォルダを順番に確認しなければならない
- 全社員向け、特定部署向け、管理職向けなど、情報の公開対象を分けにくく、必要のない社員にもメールを一斉送信している
- お知らせを配信しても誰が確認したか分からず、重要な連絡について担当者が個別に確認している
- 社内の質問や相談が個別のメールやチャットで行われ、回答内容や業務上のノウハウが他の社員へ共有されにくい
- 個人の予定、会議室予約、社内行事が別々のカレンダーやExcelで管理され、日程調整のたびに空き状況を確認している
- GoogleカレンダーやOutlookカレンダーを利用している社員と、社内システム上の予定を別々に登録する運用になっている
@pocketで実現すること
- 総務、管理部門、各部署の情報発信担当者がパソコンから、タイトル、掲載期間、対象者、重要度、本文、関連ファイルを登録し、全社向けや部署向けのお知らせとして公開する
- 社員がパソコンやスマートフォンから社内ポータルへアクセスし、新着のお知らせ、重要連絡、自分の部署に関係する情報を確認する
- 社内規程、申請書、業務マニュアル、教育資料、会議資料などをカテゴリ、担当部署、更新日、版数とともに登録し、社員がキーワードや分類から検索できるようにする
- お知らせや業務テーマごとにコメントや関連情報を記録し、質問、回答、補足事項を同じ場所へ集約して社員同士のコミュニケーションに活用する
- 全社員向け、部署別、役職別、プロジェクト別など、情報の内容に応じて閲覧対象を整理し、必要な社員が必要な情報を確認できる運用を設計する
- 掲載終了日や更新日を管理し、古いお知らせ、期限を過ぎた案内、見直しが必要な規程やマニュアルを管理担当者が一覧から確認する
- 社員情報、部署情報、社内連絡先を登録し、担当業務や所属部署から問い合わせ先を確認できる社内ディレクトリとして利用する
- リソースカレンダーに対応するプラグインを利用する場合は、社員個人の予定、会議室、社用車、共有設備などの予約状況をカレンダー形式で確認する
- GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの同期が必要な場合は、対応するプラグインや連携方法を確認し、二重登録が発生しにくいスケジュール運用を検討する
- 総務やシステム管理担当者が、お知らせの掲載状況、ファイルの更新状況、利用ルールを定期的に確認し、古い情報の整理やカテゴリの見直しを行う
便利になるポイント
ファイルのカテゴリ、担当部署、更新日、版数を登録することで、社員が利用すべき規程や書式を判断しやすくします。
全社員向け、部署向け、役職向けなど、情報の公開範囲を整理し、関係する社員が必要な連絡を確認しやすい状態をつくります。
掲載日、カテゴリ、担当部署、キーワードなどから情報を検索し、メールの履歴や複数の共有フォルダを探す手間を抑えます。
お知らせや業務テーマに関連する質問、回答、補足情報を記録し、個別のメールやチャットに埋もれやすい業務知識を社内で共有します。
対応するプラグインを利用することで、社員の予定や会議室、社用車、共有設備などの利用状況をカレンダー形式で管理する運用を検討できます。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携方法を確認し、社内ポータルと外部カレンダーへ同じ予定を繰り返し登録する運用の見直しにつなげます。
活用の進め方
- 現在使用しているメール、チャット、紙の掲示板、共有フォルダ、社内カレンダーを確認し、社内ポータルへ集約する情報を整理する
- 全社連絡、部署連絡、人事・総務、システム、規程、申請書、マニュアルなど、お知らせとファイルのカテゴリを設計する
- タイトル、本文、掲載期間、重要度、対象者、担当部署、添付ファイル、更新日などの管理項目を設定する
- 全社員向け、部署別、役職別、プロジェクト別など、情報ごとの閲覧範囲と登録・更新を担当する利用者を整理する
- 総務や各部署の担当者がお知らせ、規程、マニュアル、申請書を登録し、社員がパソコンやスマートフォンから確認する運用を開始する
- 質問や補足事項をコメントや関連する記録として残し、社員同士で共有できる情報を蓄積する
- スケジュール管理を行う場合は、個人予定、会議室、社用車、共有設備などの管理対象と予約ルールを整理する
- 外部カレンダーとの同期が必要な場合は、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーに対応するプラグイン、同期方向、対象項目、利用条件を確認する
- 管理担当者が掲載期限、ファイルの更新日、カテゴリ、公開範囲を定期的に見直し、古い情報を整理する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
総務・各部署の情報発信担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
全社員
必要な情報と予定を社内ポータルから確認
社員はパソコンやスマートフォンから、自分に関係する新着情報、重要なお知らせ、規程、申請書、マニュアルを確認します。スケジュール管理用のプラグインを利用する場合は、個人の予定や会議室、共有設備の空き状況も同じ社内ポータルから確認します。
- 自分に関係するお知らせを確認
- キーワードやカテゴリから資料を検索
- 個人予定や共有設備の状況を確認
利用する機能・関連プラグイン
社内ポータルお知らせ・掲示板管理パソコン・スマートフォン閲覧ファイル・添付資料管理一覧・検索・絞り込みカテゴリ管理コメント・コミュニケーション社員・部署情報との関連データ管理アクセス制限掲載期間・更新日管理リソースカレンダー対応プラグイン外部カレンダー連携プラグイン
よくある質問
@pocketを社内ポータルやグループウェアとして利用できますか？
はい、社内のお知らせ、掲示板、規程、マニュアル、申請書、ファイル、社員情報などを集約し、社内ポータルやグループウェアとして活用する運用を構築できます。必要な機能と公開範囲を整理したうえで、アプリ構成や権限を設計します。
全社員向けと部署向けのお知らせを分けて掲載できますか？
利用者や部署に応じて情報の閲覧範囲を分ける運用を検討できます。全社員、特定部署、管理職、プロジェクトメンバーなど、必要な公開単位と権限設定の可否を確認したうえで設計します。
社内規程や申請書の最新版を管理できますか？
はい、ファイルにカテゴリ、担当部署、更新日、版数、公開状況などを登録し、社員が最新版を確認しやすい運用を構築できます。古い版の扱いや承認手順が必要な場合は、運用設計やカスタマイズの確認が必要です。
社員個人のスケジュールや会議室予約を管理できますか？
リソースカレンダーに対応するプラグインを利用することで、社員個人の予定、会議室、社用車、共有設備などをカレンダー形式で管理する運用を検討できます。正式なプラグイン名、ID、対応機能、利用条件は導入前に確認が必要です。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと同期できますか？
対応するプラグインや連携機能を利用できる場合は、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの同期を検討できます。同期方向、対象となる予定、更新方法、認証方式、対応環境はプラグインごとに異なるため、正式な仕様の確認が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。