衣類、日用品、補助具、貴重品などを利用者情報と関連付け、紙のチェック表や職員個人のメモを探さずに確認できるようにします。
入所時に持ち物の特徴と写真をその場で登録
入所担当者や介護職員が、本人や家族と一緒に衣類、日用品、眼鏡、補聴器、義歯、杖などを確認します。品名、数量、色、記名、状態、保管場所を入力し、識別に必要な写真をタブレットやスマートフォンから登録します。
- 利用者を選択して持ち物を品目ごとに登録
- 色、数量、記名、特徴と写真を記録
- 私物、預かり品、施設貸与品を区別
介護施設の入所・退所時に利用者の持ち物を写真付きで確認し、紛失・返却漏れを防ぐ
特別養護老人ホーム、有料老人ホーム、グループホーム、ショートステイなどの介護施設で、利用者の入所時、再入所時、居室移動時、退所時に持ち物を確認する活用方法です。衣類、補聴器、眼鏡、杖、車いす、義歯、服薬関連品、貴重品などを利用者ごとに登録し、持ち物の写真、数量、記名の有無、保管場所、返却状況を職員間で共有します。紙のチェック表や職員個人の記憶に頼らず、家族からの預かり品や施設からの貸与品も区別して管理し、紛失時の確認や退所時の返却を行いやすい状態をつくります。
AT A GLANCE
この活用例の要点
介護施設の利用者が持ち込んだ衣類、補助具、貴重品などを写真付きで登録し、入所時の確認から保管、使用、返却まで利用者ごとに管理します。
- 利用シーン
- 入所時の持ち物チェック、ショートステイ利用時の預かり品確認、衣類・日用品管理、眼鏡・補聴器・義歯の管理、貴重品・預かり品管理、施設貸与品管理、居室移動時の確認、退所時の返却確認、紛失・破損時の確認
- 主な機能
- スマートフォン・タブレット入力、利用者情報との関連データ管理、写真・添付ファイル管理、持ち物分類・数量の登録、保管場所管理、ステータス管理、一覧・検索・絞り込み、アクセス制限、項目の追加・変更
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 利用者の入所時に、家族と職員が紙の持ち物チェック表を見ながら衣類や日用品を確認している
- 衣類の種類、色、数量、記名の有無を手書きしているため、後から対象物を特定しにくい
- 眼鏡、補聴器、義歯、杖などの写真が職員のスマートフォンや共有フォルダに保存され、どの利用者の持ち物か分かりにくい
- 家族から追加で届けられた衣類や日用品が紙の一覧へ反映されず、入所時の記録と現在の持ち物が一致しない
- 紛失の申し出があった際に、入所時に持ち込まれていた物か、施設内のどこで使用・保管されていたかを確認するため、複数の職員へ聞き取りをしている
- ショートステイの退所時や施設からの退所時に、預かり品、洗濯中の衣類、施設貸与品を個別に確認しており、返却漏れが起きやすい
- 貴重品や服薬関連品の預かり記録が別の台帳で管理され、持ち物一覧とあわせて確認しにくい
@pocketで実現すること
- 入所担当者や介護職員がタブレットまたはスマートフォンから利用者を選択し、衣類、日用品、補助具、貴重品などの持ち物を品目ごとに登録する
- 持ち物ごとに品名、分類、色、柄、メーカー、数量、記名の有無、持込日、持込者、状態、保管場所を入力し、識別しやすい写真を添付する
- 眼鏡、補聴器、義歯、杖、車いすなどは、特徴や傷、ケースの有無、左右の区分なども記録し、似た物との取り違えを防ぎやすくする
- 家族から衣類や日用品が追加された場合は、受け取った職員が対象利用者の持ち物一覧へ追加し、受取日、受取者、数量を記録する
- 洗濯中、居室内、職員預かり、家族へ返却済み、紛失確認中などの状態を登録し、持ち物が現在どこにあるかを職員間で共有する
- 施設から貸し出した車いす、衣類、寝具、福祉用具などは利用者の私物と区別して登録し、貸与日、返却日、返却時の状態を管理する
- 紛失や破損の申し出があった場合は、持ち物の写真、最終確認日、保管場所、使用状況、確認担当者、対応内容を記録して経緯を共有する
- 退所時には利用者ごとの持ち物一覧をタブレットで確認し、本人や家族へ返却した物、施設へ返却された貸与品、未確認の物をチェックする
- フロア責任者や生活相談員が未返却、所在確認中、写真未登録などの条件で一覧を絞り込み、確認が必要な持ち物を担当職員へフォローする
便利になるポイント
品名や色だけでは区別しにくい衣類、眼鏡、補聴器、杖などを写真付きで記録し、似た物との取り違えや確認の行き違いを抑えます。
家族が後日届けた衣類や日用品を受け取った職員がその場で追加し、入所時以降に増減した持ち物も職員間で確認できます。
居室、洗濯中、職員預かり、家族へ返却済みなどの状態を記録し、持ち物が見当たらない際の確認先を整理できます。
利用者が持ち込んだ物と施設が貸し出した物を分けて管理し、退所時の私物返却と貸与品回収を確認しやすくします。
利用者ごとの一覧を見ながら返却状況を確認し、洗濯中の衣類、預かり品、貸与品などの確認漏れを防ぎやすくします。
最終確認日、確認場所、担当者、家族への連絡、捜索結果などを記録し、勤務交代後も同じ経緯を確認して対応できます。
活用の進め方
- 現在使用している持ち物チェック表を確認し、衣類、日用品、補助具、貴重品、施設貸与品などの分類を整理する
- 利用者情報と持ち物情報を関連付け、品名、数量、特徴、写真、記名、保管場所、状態、返却状況などの管理項目を設定する
- 入所時やショートステイ利用開始時に、担当職員が本人や家族と一緒に持ち物を確認して登録する
- 写真が必要な物は、識別できる角度や特徴が分かる状態で撮影し、持ち物の記録へ添付する
- 家族からの追加持込、持ち帰り、廃棄、貸与、返却が発生した際に、対応した職員が持ち物の状態を更新する
- フロア責任者や生活相談員が、所在確認中、未返却、写真未登録などの一覧を定期的に確認する
- 退所時に持ち物一覧を本人や家族と確認し、返却済み、施設貸与品回収済み、継続確認中の状態を記録する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
入所担当者・介護職員
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
フロア責任者・生活相談員
所在確認中の持ち物と退所時の返却状況を一覧確認
フロア責任者や生活相談員が、利用者、持ち物分類、保管場所、現在の状態、返却状況で一覧を確認します。紛失確認中の物や未返却の貸与品を職員へフォローし、退所時には本人や家族と返却内容を確認します。
- 利用者別に持ち物と保管場所を確認
- 所在確認中や未返却の物を絞り込み
- 退所時の私物返却と貸与品回収を記録
SCREEN & MOVIE
画面イメージ・紹介動画
実際の操作や画面構成を確認できます。
お預かり品の詳細
お預かりした品物を写真で見やすく管理
1 / 1利用する機能・関連プラグイン
スマートフォン・タブレット入力利用者情報との関連データ管理写真・添付ファイル管理持ち物分類・数量の登録保管場所管理ステータス管理一覧・検索・絞り込みアクセス制限項目の追加・変更
よくある質問
利用者ごとに衣類や日用品を写真付きで管理できますか？
はい、利用者情報と持ち物を関連付け、品名、数量、色、記名の有無、特徴、保管場所、写真などを品目ごとに登録する運用ができます。
入所後に家族が追加で持ってきた衣類も登録できますか？
はい、追加で受け取った職員が、持込日、持込者、品名、数量、写真などを利用者の持ち物一覧へ追加できます。持ち帰りや廃棄があった場合も状態を更新して管理します。
眼鏡、補聴器、義歯なども区別して管理できますか？
はい、種類、メーカー、色、ケースの有無、左右の区分、傷や特徴などを写真と一緒に登録できます。個別の識別番号や専用の管理項目が必要な場合は、施設の運用に合わせて項目を設計します。
退所時に返却していない持ち物だけを確認できますか？
はい、返却状況や現在の状態を登録し、未返却、所在確認中、洗濯中、家族確認待ちなどの条件で一覧を絞り込む運用ができます。
持ち物が紛失した場合の対応履歴も残せますか？
はい、最終確認日時、確認場所、確認担当者、捜索状況、家族への連絡、発見結果などを記録できます。担当者への自動通知や段階的な対応フローが必要な場合は、プラグインまたはカスタマイズの確認が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。