修繕箇所、工事内容、施工業者、費用、工事日を物件や部屋に関連付け、紙の報告書や複数のExcelを探さずに過去の履歴を確認しやすくします。
現地で修繕箇所と工事情報を登録
管理担当者が対象の物件と部屋を選択し、不具合の内容、修繕箇所、受付日、重要度、施工予定を登録します。現地で撮影した施工前の写真や見積書も同じ修繕記録へ保存します。
- 物件と部屋を選んで修繕受付を登録
- 不具合内容と修繕箇所を記録
- 施工前の写真や見積書をまとめて保存
マンション・管理物件ごとに部屋別の修繕履歴とリフォーム費用を一元管理する
不動産管理会社、マンション管理会社、施設管理会社が、管理物件や部屋ごとに過去の修繕、設備交換、原状回復、リフォーム工事の履歴を登録する活用方法です。工事日、修繕箇所、不具合内容、施工内容、施工業者、見積金額、実施金額、写真、保証期間などを物件情報と関連付け、入居者からの問い合わせ対応、修繕計画、見積査定、オーナー報告に活用できる状態をつくります。
AT A GLANCE
この活用例の要点
マンションや管理物件ごとに、部屋別の修繕箇所、工事内容、施工業者、費用、写真、保証期間を記録し、過去の修繕履歴をすぐに確認できるようにします。
- 利用シーン
- 物件修繕履歴管理、部屋別リフォーム履歴管理、原状回復工事管理、設備交換履歴管理、修繕費用管理、施工業者管理、修繕写真管理、長期修繕計画の検討
- 主な機能
- 物件・部屋マスター管理、修繕履歴の関連データ管理、施工業者マスター管理、写真・添付ファイル管理、パソコン・スマートフォン・タブレット入力、一覧・検索・絞り込み、集計・グラフ、アクセス制限、項目の追加・変更
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- マンション、管理物件、部屋ごとの修繕履歴が紙の工事報告書、Excel、メール、共有フォルダに分かれ、過去の工事内容を探すのに時間がかかる
- 入居者やオーナーから過去の修理について問い合わせがあった際、担当者が施工業者や以前の担当者へ確認しなければ詳細が分からない
- 見積書、請求書、施工前後の写真が別々のフォルダに保存され、どの物件や部屋の工事に関する資料か分かりにくい
- 給湯器、エアコン、水回り、建具、外壁などの設備交換履歴を一覧で確認できず、同じ箇所を過去にいつ修理したか判断しにくい
- 退去後の原状回復やリフォーム費用を物件別、部屋別、工事項目別に集計するため、複数の管理表から情報を集めている
- 担当者の異動や退職によって、施工業者を選んだ理由、工事時の注意点、保証内容などが引き継がれず、対応が属人化している
@pocketで実現すること
- 物件管理担当者がパソコンやタブレットから、物件名、所在地、建物種別、棟、部屋番号、オーナー、管理担当者などの物件基本情報を登録する
- 修繕やリフォームが発生した際に対象物件と部屋を選択し、受付日、不具合内容、修繕箇所、工事区分、施工内容、対応理由を登録する
- 施工業者、見積日、見積金額、発注日、工事日、完了日、実施金額、費用負担者、保証期間を工事記録へ関連付けて管理する
- 現地確認時や工事完了時に、管理担当者や施工担当者がスマートフォンから施工前、施工中、施工後の写真や見積書、請求書、報告書を登録する
- 物件や部屋の詳細から過去の修繕履歴を時系列で確認し、同じ設備や箇所で繰り返し不具合が発生していないかを調べる
- 管理責任者が物件別、部屋別、修繕箇所別、施工業者別、期間別に修繕費用を集計し、見積金額の確認や今後の修繕計画に活用する
- 入居者対応、オーナー報告、物件売却時の資料作成などで必要になった際に、修繕内容、費用、写真、施工業者、保証情報を検索して確認する
便利になるポイント
給湯器、エアコン、トイレ、浴室、建具などの設備ごとに履歴を検索し、前回の工事時期や施工内容を踏まえて修理と交換を検討できます。
過去の見積金額と実施金額を物件、工事項目、施工業者などの条件で確認し、新しい見積を比較する際の参考情報として活用できます。
施工前後の写真、見積書、請求書、工事報告書を修繕記録へまとめ、共有フォルダから該当資料を探す負担を減らします。
施工業者、工事時の注意点、保証期間、過去の対応経緯を記録し、担当者が変わっても物件ごとの修繕状況を把握できるようにします。
物件別や期間別の工事内容と費用を確認し、オーナーへの報告や、今後優先して修繕する設備・箇所の検討に利用できます。
活用の進め方
- 現在使用している物件台帳、修繕台帳、工事報告書、見積書、請求書、写真フォルダの管理方法を確認する
- 物件、棟、部屋、設備、施工業者、修繕工事の管理単位と、それぞれの関連付けを設計する
- 修繕箇所、不具合内容、工事区分、見積金額、実施金額、費用負担者、保証期間などの登録項目を設定する
- 既存のExcelや紙資料から、今後も参照する必要がある過去の修繕履歴を物件・部屋ごとに整理して登録する
- 修繕受付時に管理担当者が対象物件と部屋を選択して不具合内容を登録し、工事の進行に合わせて見積、発注、完了情報を更新する
- 現地担当者や施工業者から受け取った写真、見積書、請求書、報告書を対象の修繕記録へ添付する
- 管理責任者が物件別の修繕履歴と費用を定期的に確認し、オーナー報告や修繕計画、施工業者の選定に活用する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
物件管理担当者・現地担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
管理責任者・オーナー担当者
物件別の修繕履歴と費用を一覧で確認
管理責任者が物件、部屋、修繕箇所、施工業者、工事期間などで履歴を検索します。過去の施工内容と費用を確認し、見積の比較、オーナー報告、設備交換やリフォーム計画の検討に活用します。
- 部屋ごとの過去の修繕履歴を検索
- 見積金額と実施金額を比較
- 設備交換や修繕計画の判断に活用
利用する機能・関連プラグイン
物件・部屋マスター管理修繕履歴の関連データ管理施工業者マスター管理写真・添付ファイル管理パソコン・スマートフォン・タブレット入力一覧・検索・絞り込み集計・グラフアクセス制限項目の追加・変更
よくある質問
マンションの部屋ごとに過去の修繕履歴を確認できますか？
はい、物件、棟、部屋の情報と修繕記録を関連付けることで、部屋ごとに過去の不具合、工事内容、施工日、施工業者、費用を確認できます。
施工前と施工後の写真を修繕記録と一緒に管理できますか？
はい、修繕記録に添付ファイル項目を用意し、施工前、施工中、施工後の写真や見積書、請求書、工事報告書をまとめて管理できます。
物件別や修繕箇所別に工事費用を集計できますか？
はい、物件、部屋、修繕箇所、工事区分、施工業者、工事日などを登録しておくことで、条件別の一覧や集計を作成できます。複雑な原価計算や会計システムとの連携が必要な場合は、プラグインまたはカスタマイズの検討が必要です。
給湯器やエアコンなど設備ごとの交換履歴も管理できますか？
はい、設備名、型番、設置場所、設置日、修理日、交換日、保証期限などを登録し、物件や部屋と関連付けて管理する設計を検討できます。設備台帳を独立して管理するかは、設備数や運用方法に応じて決定します。
施工業者ごとの工事実績や過去の費用を比較できますか？
はい、施工業者を修繕記録に関連付けることで、業者ごとの施工内容、対応物件、工事金額を検索・集計できます。見積書の自動比較や評価点による業者選定が必要な場合は、プラグインまたはカスタマイズの確認が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。