引き渡し日と点検区分をもとに予定を管理し、今月・来月・期限超過の対象者を一覧で確認することで、担当者の記憶や個人の予定表に依存しない運用へ切り替えます。
今月・来月の点検対象者を一覧で確認
アフターメンテナンス担当者が、点検区分、予定月、担当者、連絡状況で一覧を絞り込みます。対象となる顧客へ連絡し、訪問予定日、点検担当者、顧客からの事前相談内容を登録します。
- 3か月・1年・3年・5年点検を一覧化
- 未連絡や日程未確定の顧客を把握
- 訪問予定と担当者を共有
引き渡し後の3か月・1年・3年・5年点検予定と点検結果を顧客ごとに一元管理する
住宅会社や工務店、建設会社のアフターメンテナンス担当者が、引き渡し済みの顧客と建物情報を起点に、3か月、1年、3年、5年などの定期点検予定、訪問担当者、点検結果、現場写真、補修対応を管理する活用方法です。今月・来月の点検対象や未訪問の顧客を一覧で確認し、担当者任せになりやすい点検案内、訪問、結果報告、補修完了までを継続的にフォローできる状態をつくります。
AT A GLANCE
この活用例の要点
引き渡し後の顧客、建物、定期点検予定、訪問結果、写真、補修対応を関連付け、今月・来月の対象者と未対応案件を一元管理します。
- 利用シーン
- アフターメンテナンス管理、定期点検管理、OB顧客管理、点検予定管理、訪問進捗管理、点検結果記録、補修対応管理、点検写真管理
- 主な機能
- 顧客・建物・工事情報の関連データ管理、点検予定日管理、パソコン・スマートフォン・タブレット入力、チェック項目・判定の登録、写真・添付ファイル管理、ステータス管理、対応履歴管理、一覧・検索・絞り込み、集計・グラフ、アクセス制限、項目の追加・変更
導入前と、@pocketでの改善イメージ
導入前の課題
- 引き渡し日を基準とした3か月、1年、3年、5年点検の予定を担当者ごとの手帳やExcelで管理しており、管理方法が統一されていない
- 今月や来月に点検時期を迎える顧客を確認するため、引き渡し台帳や過去の点検記録を担当者が個別に見直している
- 点検案内の連絡、訪問日の調整、担当者の割り当てを電話、メール、紙の予定表で行っており、最新状況が分かりにくい
- 担当者の異動や退職があると、過去の点検履歴、顧客とのやり取り、次回予定を引き継げず、対応漏れが起きやすい
- 点検時に撮影した写真がスマートフォン、メール、共有フォルダへ分散し、どの顧客や建物の写真か確認しにくい
- 点検で見つかった不具合や補修依頼を別のExcelや紙で管理しているため、点検から修理完了までの状況を追いにくい
- 点検済み、日程調整中、訪問予定、補修対応中、完了などの進捗を把握するため、管理者が担当者へ個別に確認している
@pocketで実現すること
- アフターメンテナンス担当者が、顧客名、連絡先、建物住所、工事名、引き渡し日、担当営業、施工担当者などの基本情報を登録する
- 引き渡し日を基準に、3か月、1年、3年、5年などの点検区分、点検予定日、案内開始日、担当者を顧客・建物情報に関連付けて管理する
- 担当者や管理者が今月、来月、期限超過などの条件で一覧を絞り込み、点検案内や日程調整が必要な顧客を確認する
- 顧客への電話、メール、訪問日の調整内容を記録し、未連絡、連絡済み、日程調整中、訪問予定、点検済みなどの状態を更新する
- 点検担当者が訪問先でスマートフォンやタブレットから点検項目ごとの結果、コメント、不具合内容、現場写真を登録する
- 補修が必要な場合は、不具合箇所、重要度、対応担当者、協力会社、対応期限、補修前後の写真、完了日を点検記録に関連付けて管理する
- 点検結果や顧客からの要望、過去の修理履歴を顧客・建物ごとに蓄積し、次回訪問時や問い合わせ対応時に確認できるようにする
- 管理者が担当者別、点検区分別、予定月別、対応状況別の一覧や集計を確認し、未訪問、日程未確定、補修未完了の案件をフォローする
便利になるポイント
点検案内、日程調整、訪問結果、顧客からの要望、補修対応を顧客・建物情報に関連付け、過去のやり取りを確認しやすくします。
点検項目、コメント、不具合内容、現場写真を同じ記録へ保存し、メールや共有フォルダから該当する写真を探す負担を減らします。
点検で見つかった不具合に担当者、対応期限、協力会社、進捗を設定し、点検済みで終わらず補修完了まで確認できるようにします。
引き渡し情報、過去の点検結果、顧客との連絡履歴、次回予定を共有し、担当者が変わっても継続的に対応できます。
点検時期、確認項目、記録方法、対応状況を共通化し、担当者によって案内や記録内容がばらつく状態を抑えます。
顧客から不具合や修理に関する連絡があった際に、過去の点検結果、写真、補修履歴を確認しながら対応できます。
活用の進め方
- 現在使用している引き渡し台帳、定期点検予定表、点検チェックシート、補修管理表の項目を整理する
- 顧客、建物、工事、引き渡し日、担当営業、施工担当者などの基本情報を登録する
- 3か月、1年、3年、5年などの点検区分と、案内開始日、点検予定日、担当者、進捗状況の管理項目を設定する
- 担当者が今月・来月の対象者を確認し、顧客への連絡内容、訪問予定日、担当者を登録する
- 点検担当者が訪問先でスマートフォンやタブレットから点検結果、コメント、写真、不具合内容を登録する
- 補修が必要な指摘には担当者、協力会社、対応期限を設定し、対応内容と補修後の写真を追加する
- 管理者が未連絡、日程未確定、未訪問、補修対応中の一覧を確認し、担当者へフォローする
- 点検完了後に次回の点検予定を確認し、顧客・建物ごとの履歴として継続的に蓄積する
HOW IT WORKS
活用イメージ
実際の利用場面を、イメージ図とあわせて紹介します。
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
アフターメンテナンス担当者
※掲載画像は活用イメージであり、実際の画面とは異なります。
点検担当者・管理者
点検結果を写真付きで記録し補修完了まで管理
点検担当者が訪問先で確認項目ごとの結果、不具合内容、顧客からの要望、現場写真を登録します。補修が必要な場合は担当者と期限を設定し、管理者が未対応や確認待ちの案件を継続的にフォローします。
- 点検結果と現場写真をその場で登録
- 不具合と補修担当者を関連付け
- 補修前後の写真と完了状況を確認
利用する機能・関連プラグイン
顧客・建物・工事情報の関連データ管理点検予定日管理パソコン・スマートフォン・タブレット入力チェック項目・判定の登録写真・添付ファイル管理ステータス管理対応履歴管理一覧・検索・絞り込み集計・グラフアクセス制限項目の追加・変更
よくある質問
引き渡し日から3か月後や1年後の点検予定を管理できますか？
はい、顧客や建物情報に引き渡し日と点検区分を登録し、3か月、1年、3年、5年などの点検予定を管理する運用を構築できます。予定日の自動計算が必要な場合は、計算方法に応じてプラグインまたはカスタマイズの確認が必要です。
今月や来月に点検が必要な顧客だけを確認できますか？
はい、点検予定日、点検区分、担当者、対応状況などで一覧を絞り込み、今月・来月の対象者や期限を過ぎた顧客を確認できます。
点検時にスマートフォンから写真を登録できますか？
はい、点検担当者がスマートフォンやタブレットから点検結果、不具合内容、現場写真を同じ記録へ登録する運用ができます。
点検後の補修や修理の進捗も管理できますか？
はい、不具合ごとに補修担当者、協力会社、対応期限、進捗状況、補修前後の写真を登録し、完了まで管理できます。複雑な承認や外部業者への自動通知が必要な場合は、プラグインまたはカスタマイズの検討が必要です。
点検時期が近づいた顧客へ自動で通知できますか？
点検予定日を一覧化してリマインダーとして確認する運用は可能です。メールやチャットへの自動通知が必要な場合は、通知方法と利用環境に応じてプラグインまたはカスタマイズの確認が必要です。
この活用方法を自社で実現したい方へ
業務内容を伺い、アプリ構成や必要なプラグイン、カスタマイズをご案内します。