【無料テンプレート付】案件管理はエクセルでも行う方法

チームでプロジェクトを円滑に進めるためには、案件管理を適切に行うことが大切です。案件管理を行うツールとして、「まずは多くの社員が使えるエクセルを活用してみよう」と考えている方も多いのではないでしょうか。

当記事では、案件管理の意味や目的をふまえた上で、エクセルで行うメリット・デメリットについて解説します。案件管理表として使えるエクセルの無料テンプレートや、エクセル以外の案件管理ツールも併せて確認し、自社やチームに最適な案件管理ツールを導入しましょう。

1 そもそも「案件管理」とは？
2 案件管理をエクセルで行うメリット・デメリット
3 【エクセル】案件管理表として使える無料テンプレート3選
4 エクセルでの案件管理に限界を感じたら？
5 まとめ

そもそも「案件管理」とは？

「案件管理」とは、プロジェクトの進捗状況を可視化し、チーム内で進捗状況に関する最新情報を共有することにより、プロジェクトを円滑に進めるための管理方法のことです。案件管理を行うことには、主に次の2つの目的があります。

●プロジェクトをスムーズに進めるため
チームのメンバーは案件管理表を見ることで、プロジェクトの進み具合が分かります。個人では対応が難しいタスクや進みの遅いタスクがあれば、チーム全体で迅速に対応できるため、プロジェクトをよりスムーズに進められるでしょう。

●プロジェクトの進捗記録を残すため
案件管理の記録を残すことにより、受注や売上といった事業全体の予測を立てやすくなります。また、プロジェクトを進める上で問題が発生した場合、案件管理の記録をもとに改善点を見つけて次回以降のプロジェクトに活かすことも可能です。

案件管理を行うツールにはさまざまな種類がありますが、チームの人数やプロジェクトの規模によっては、エクセルで作成した案件管理表も十分に機能します。まずはエクセルでの案件管理に取り組んだ上で、自社やチームに適した方法・ツールかどうかを評価してみるとよいでしょう。

案件管理をエクセルで行うメリット・デメリット

案件管理をエクセルで行うことには多くのメリットがある一方で、デメリットもいくつか存在します。エクセルでの案件管理を検討する際には、メリットとデメリットの両方を理解した上で、業務に取り入れるようにしましょう。

ここでは、案件管理をエクセルで行うメリット・デメリットについてそれぞれ解説します。

メリット（1）目的に応じたカスタマイズがしやすい

エクセルは案件管理に特化したツールではないものの、汎用性が高く、目的に応じたカスタマイズを自由に行えるというメリットがあります。必要に応じてセルやシートを追加できるため、案件管理の途中でも必要なデータ・情報を追加して管理することも可能です。グラフ化や並び替え、情報の抽出など、情報の整理・分析にも大いに役立つでしょう。

また、エクセルは広く普及しているツールであるため、基本的な操作はできるという方も少なくありません。初心者でも簡単にカスタマイズできる点も、エクセルでの案件管理における大きな魅力の1つと言えるでしょう。

メリット（2）ランニングコストがいらない

エクセルは代表的な表計算ソフトであるため、会社内での業務ですでにエクセルを導入しているという企業も多いでしょう。社内ですでにエクセルを使用している場合、案件管理ツールに新たなコストをかけずに済みます。エクセルを新しく導入する場合でも、ライセンス費用は比較的安価であるため、気軽に始めることができるでしょう。

また、エクセルは初期費用だけでなく、ランニングコストも抑えられるというメリットがあります。永続ライセンス（買い切り）の場合は、ソフトの購入費用はかかるものの、購入後のランニングコストは一切かかりません。サブスクリプションを利用する場合は月額費用や年額費用がかかるものの、それほど高額ではないため安心して利用できるでしょう。

メリット（3）あらゆるデバイスで利用できる

案件管理を行う際には、案件管理表の情報を常に最新の状態にキープする必要があります。しかし、案件管理表を編集できるデバイスが限定されていると、「デバイスを使用している人がいるときは案件管理の入力ができない」「社外では入力できない」などの状況が生まれかねません。このような状況では、最新の情報をすばやく共有することが難しくなります。

エクセルはパソコンだけでなく、タブレットやスマホのようなあらゆるデバイスで利用できるソフトです。屋外の現場で働いているときや外回り営業中でも入力できるため、最新の進捗状況をチーム全員が把握しやすくなるでしょう。