2019年4月から「働き方改革関連法」が順次施行され、多くの企業でより一層業務効率化の必要性が出てきています。
そのような中で、SFAを活用して業務の見える化を行う企業も増えてきているのではないでしょうか。
営業活動の中で、無駄な業務がどれぐらいあるか？具体的にSFAに日々の業務を登録していく事で、分析していく事は出来ます。
しかし実際それを入れる現場担当者は。。。。
- 働き方改革で、営業の活動を細かく収集しようと思っている
- SFAで業務の内容を把握するためには何をするか？
- SFAで部下の不満が多い
このような事を思われている方は、本記事を参考にしてください。
本記事では、SFAの入力を細かくしていく事での弊害や、それを解決するには何をするか？について紹介しています。
SFAについては、「SFAとは？メリットや成功事例・失敗事例の紹介」で詳しく書いていますのでSFAを知りたい方はこちらを参考にしてください。
目次
SFAに社内業務などを入力させる弊害理由
働き方改革はどの企業も取り組まなければいけない必須の取り組みになっていします。
特に【残業の削減】はクローズアップされ、労働基準監督署の目もあるので、残業を無くすために業務の効率化の優先順位は比較的にどの企業でも高くなっています。
業務効率化を行うためには
業務効率化を行うには、業務を見える化していく必要があります。実際どのような業務に時間がかかっているのか？手間な業務は何なのか？ここを感覚ではなく具体的に把握していく事で、課題を把握し、その課題にあった対策を行っていく事で、業務の効率化を実現できます。
このように業務効率化を行うためには、業務の見える化を行う事は普通の取り組みになるのです。
業務効率化のための営業マネージャー目線
営業マネージャーが業務の効率化を考えるときに、まず考えるのが、営業活動の中で無駄な業務は何があるのか？を把握する必要があります。
そのために、日々営業担当者が入力しているSFAに社内での業務内容なども細かく入力すれば、それを分析して無駄な業務や業務への課題を把握できると思うのです。社内で何をしているのか？そのようなものを細かく収集できれば無駄の要因を探すことができます。
これは、確かに正解です。
営業担当者が全員がちゃんと細かく、日々の社内業務を入力すれば。。。
営業担当者の社内業務
営業担当者の社内業務は色々あります。
見積を作成したり、提案書を作成したり、メールに返信を返したり、社内の頼まれごとをしたりなどやってる作業は多岐にわたります。
しかも、きっちり10時~10時15分までメールの返信をするなど細かくTODO管理をしているような人は正直ほとんどいないのではないでしょうか。
ほとんどの営業担当者は社内の事務作業を2~4つぐらい同時に行っているのです。
本来、原因を追究するのであれば、細かく細分化して入力は必要ですが現場の担当者からすととても面倒な作業が追加されることになるのです。
SFAに社内業務を入力する弊害
ここまで書いたように、無駄の把握するために原因を調査する行動は必要なのですが、それを入力する担当者は非常に面倒な作業が追加されるのです。
営業マネージャーは「そこまで細かく書かなくてもいいよ」と言えば、今度はそのデータはあいまいになり信用性が低下して間違った分析になるのです。
上司に言われたから面倒でも入力する社員もいるかもしれませんが、それのおかげで逆に残業が増え、生産性が低下したらまったく意味のないものになってしますのです。
もし面倒な入力をさせるなら
営業マネージャーはもし、面倒な作業をさせるのであれば、ちゃんと分析して何か対策を実行しなければいけません。
意外に面倒な作業を入力させ、どのような業務が時間がかかっているか？が分かるようになってもその先、具体的な取り組みをしていない営業マネージャーは少なくありません。
このようなケースは、現場の入力している担当者はこんな面倒な入力して何になるの？と思うのも当たり前です。
営業マネージャーは入力させたのであれば、その面倒な作業をやる代わりに、目に見える効果を実現しないといけなくなるのです。
【解決策】日々のSFAの活動から仮説を立てる
営業担当者は日々の商談活動など、顧客接点があればSFAは当たり前のように入力します。これはSFAを活用することで、自分自身にもメリットがあるからです。
「SFAを活用して個人の成果もアップ！【営業担当向け、SFA活用方法】」でも紹介していますがSFAは営業担当者にとっても入力することでメリットがあります。
この入力が出来ているのであれば、一日の平均商談数などあなたの会社で営業に集中してもらいたい業務の時間を把握することから始めましょう。
基本的に営業担当者は、商談時間以外は移動か社内作業です。朝からほとんど営業担当者がいないのであれば、移動時間がメインなのは分かります。
移動時間がメインになるのであれば、
- 訪問計画などを立てるような教育をする
- WEB会議などのオンライン商談が可能かどうか？検討
ほぼこの対策になるのではないでしょうか。
細かく分析しなくても、このような事は思いつくと思います。
【解決策】役割を分ける
営業組織は属人化しやすく業務を標準化していくのが難しい面もあります。
業務を効率化していく事を考えると、役割を分ける事も検討の余地があります。
例えば、最近はインサイドセールスのような、内勤営業が新規リードのフォローを行い、営業担当者はフィールドセールスとして、商談に集中するような体制をとっている企業は多くあります。
当社も、マーケティング担当、インサイドセールス担当、フィールドセールス担当と大きく営業の中で役割を分けて活動を行っています。
役割を分けることで、各役割の最大効果を追求していく事ができるので、全体的な営業成果のアップも期待できます。
また役割を分ける分、作業も把握しやすくなるので、無駄な作業や課題となる作業を把握しやすくなり改善もしやすくなります。
これは、大きく販売体制を変えることになりますので、すぐには出来ないかもしれませんがこのような取り組みを検討していくのも、業務効率化を行うための解決策の一つになるのです。
まとめ
今回は業務効率化を行うために、分析にこだわりすぎると逆に残業が増えてしまうような失敗のケースをご紹介しました。
確かに、分析して非効率な業務を把握してそこを改善していく取り組みは必要です。
しかしその前に、入力している担当者の作業の手間は考えておく必要があります。
どうしても、細かく分析しようと思うと、現場の負担が増えてしまうのはSFAの仕方ないところです。しかし最近はその負担を極力なくして自動化していくようなSFAも増えてきています。
そういったSFAを少し検討してみるのも一つの業務効率化につながるかもしれません。
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