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エクセル日報を作成する際の基本項目|テンプレート・おすすめツールも

日報とは、その日の業務を振り返って報告する書類です。最近は紙ではなくデータで保管するケースも増えており、日報管理用のツールも増加傾向にあります。一方で、「紙での保管は場所を取るし、ツールの導入にはコストがかかる」など、日報の管理に悩む人は多いでしょう。

日報の運用・管理におすすめの方法が、エクセルの活用です。当記事では、エクセルで日報を管理する方法やメリット・デメリットなどを紹介するため、日報について少しでも悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。

日報はエクセルでも作成できる?

日報は、エクセルを使っても問題なく作成できます。エクセルは、資料作成をはじめ普段の業務でよく使用され、多くのビジネスマンに慣れ親しまれたツールであるため、導入ハードルが低いことも特徴です。

ただし、エクセルは厳密に言うと表計算ソフトであり、機能自体は日報の活用に向けられているわけではありません。エクセルを使って快適に日報を作成するには、自分たちでカスタマイズする必要があります。

自社でエクセルを日報として使用するには、どのような項目が必要なのか、基本的な知識を身に着けたうえで考えなけれななりません。

エクセルで日報テンプレートを作成するための基本項目

エクセルで日報テンプレートを作成する際は、下記の基本項目を押さえておきましょう。

  • 業務内容
  • 進捗報告
  • 反省(課題や改善点)
  • 共有事項
  • 翌日の予定や目標

上記5つの項目が網羅されていれば、記入者は自分の業務について振り返りながら、「今後どのようにすべきか」を整理できます。業務遂行の中で生まれた発見や課題も共有できるため、読む人にとっても学びのある日報となるでしょう。上記の項目をベースとし、自社や業界の特徴に合わせて、必要な項目を追加することがおすすめです。

基本的な項目について理解したら、各従業員が日報を作成しやすくするために、テンプレートを準備します。ここでは、日報を作成する際におすすめのエクセルテンプレートを3つ紹介します。

●bizroute(ビズルート)|「業務日報テンプレート」
シンプルなデザインで、使いやすさが特徴的なテンプレートです。「シンプル」「時系列」「営業用」などの種類に分けられており、自社のニーズに応じた使い分けができます。
(リンク:業務日報テンプレート

●[文書]テンプレートの無料ダウンロード|「業務日報・作業日報」
「PDCAサイクル方式」「超シンプル」をはじめとした11パターンのテンプレートが用意されています。すぐにダウンロードして使えるため、手間なく使い始めることが可能です。
(リンク:日報・日誌―業務日報(業務日誌)・作業日報(作業日誌)(エクセル)

●ビズ研|「すぐに使える日報・週報テンプレート」
ビズ研の日報には、承認欄も設けられており、上司や同僚の確認を形として残せます。週報のテンプレートも用意されており、日報との併用もおすすめです。
(リンク:すぐに使える日報・週報テンプレート|書き方・見本付き

エクセルで日報を運用・管理するメリット2選&デメリット3選

エクセルによる日報の運用・管理には、メリットとデメリットの両方があります。メリットだけを見て導入すると、後から自社とのミスマッチが生じる可能性もあるため、両方を踏まえた検討が重要です。

ここでは、エクセルを使った日報運用による2つのメリットと、3つのデメリットを紹介します。

メリット(1)追加コストが一切かからない

現在使っているエクセルをカスタマイズして運用できるため、追加コストが一切かからないメリットがあります。専用のアプリや管理システムを導入すると、ランニングコストがかさむことがあるため、特に予算規模が小さい企業にとっては、無料で日報を導入できるのは大きな利点です。

日報運用にかけるコストを節約できれば、他の重要な業務にその分のコストを充てられるようにもなります。追加コストが一切かからないことは、効率的な予算運用の面でもメリットとなるのです。

メリット(2)カスタマイズ性が高い

エクセルでは文字サイズやフォント、色をはじめ、さまざまな設定を自分で変えられるなど、そのカスタマイズ性の高さがメリットです。関数機能も備わっているため、日報に入力した数値が自動的に集計されるように設定することも可能でしょう。例えば、自分が担当している業務にかかった時間を簡単に集計・抽出できます。

エクセルのカスタマイズは、操作にある程度慣れている人であれば、決して難しくありません。専門のツールを導入する場合のように、時間をかけて使い方をレクチャーする必要がないため、結果として教育コストも節約できるでしょう。

デメリット(1)情報管理が難しい

デメリットとして挙げられる1つの要素が、情報管理の難しさです。エクセルはファイル形式で管理するため、過去の日報を確認したい場合には、一つひとつ開きながら内容を確認しなければなりません。日報は毎日増えていくものであり、その分管理がどんどん大変になります。

また、日報を作成して社内で共有するには、作成した日報を保存して、メールやチャットツールなどにファイルを添付する手間が発生します。クラウド上で管理する日報ツールであれば、見たい日報を簡単に検索できるうえに、作成した日報をそのままオンラインで共有可能です。一元的な管理が難しいエクセルは、負担が増加する要因になってしまいます。

デメリット(2)コミュニケーションが取りにくい

コミュニケーションが取りにくい点も、日報をエクセルで使用するうえでのデメリットです。エクセルはファイル上でやり取りができないため、日報についてコミュニケーションを取る場合は、エクセルを確認したあとにチャットツールなどに連絡内容を打ち込みます。もしくは、エクセル上にコメントして送付する方法も1つです。

いずれの方法でコミュニケーションを取るにしても、エクセルを使ったやり取りは基本的に一方通行なため、スムーズに進まないケースが多くなります。特に業務が立て込んでいる場合や、急ぎで確認したいことがある場合などは、コミュニケーションの取りにくさがデメリットとなるでしょう。

デメリット(3)スマートフォンでの使用には適していない

エクセルはパソコンで操作することを前提にした機能であるため、スマートフォンでの使用には適していません。エクセル自体は開けるものの、スマートフォンの画面では文字が打ちにくく、必要な情報を確認するために、スクロールや拡大を何度も繰り返す手間が発生します。

スマートフォンで無理にエクセルを使用しようとすれば、誤字脱字などのミスが増えやすくなるうえ、本来よりも作成に時間がかかりやすくなります。結果的に負担が増加すれば、本末転倒です。エクセルで日報を運用する場合は、パソコンでの操作を基本とすることがおすすめです。

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エクセルは、日報ツールとして最も低コストかつ気軽に利用できるソフトであるものの、複数のデメリットもあります。使い勝手が良くないために、「ただ日報を作成すること」が目的となり、日報本来の目的が忘れられてしまうケースも珍しくありません。

従業員一人ひとりに目的を持って日報を作成してもらうためにも、個々に適したテンプレートを作成することがおすすめです。

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まとめ

日報でエクセルを運用・管理することは可能ではあるものの、効果的に使用するためには、自社でのカスタマイズが必要です。また、エクセルによる日報の運用・管理には、メリット・デメリットの両方があるため、それぞれを理解したうえで、自社での活用を検討してください。

なお、自社独自の方法で日報を運用したい場合には、「@pocket」の活用がおすすめです。@pocketでは直感的な操作で業務アプリを作れるため、誰でもすぐに日報テンプレートを作成できます。