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車両管理台帳とは?無料エクセルテンプレート・おすすめツールも紹介

車両管理とは、社用車・レンタカーなど「車両」に関するさまざまな情報を適切に管理する業務です。車両管理を適切に行うことで会社と従業員に発生しうる車両関係のトラブルを回避し、安心して働ける環境を整備できます。

車両管理を効率的に実施するためには、専用システムや自作の業務アプリを利用する方法が選択肢です。当記事では車両管理の効率化を図りたい担当者や経営者に向けて、車両管理台帳の概要と作成方法の種類・特徴を解説します。

車両の管理に欠かせない「車両管理台帳」とは

車両管理台帳とは、車両管理に必要な情報を一元管理するためのツールです。会社の車両は管理者の目の届かない場所で使用されることから、車両管理台帳を作成・管理し、状況を正しく把握する必要があります。

車両管理台帳の作成目的は主に、以下2点です。

【1】会社のリスクマネジメント

従業員が車両を仕事で使用する限り、交通事故のリスクを完璧に回避することは不可能です。従業員が事故を起こすと会社にも損害賠償責任が発生するうえ、管理責任を問われて、社会的信用を失う可能性があります。そのため、車両管理台帳を作成して、整備不良による事故を未然に防止することが必要です。

【2】車両に関するコスト管理

仕事で使用する車両を維持するためには保険費用や車検費用など、さまざまなコストが必要です。車両に関する必要なコストを最適化するためにはまず車両管理台帳を作成して、「何にいくら使用しているか」を可視化する必要があります。

車両管理台帳には車両に関する情報を網羅的に記載することから、作成する際には、一定の時間と手間を要します。しかし、車両管理台帳の作成は自社の安定的な経営を図るために欠かせない業務であることを意識して、前向きに取り組みましょう。

車両管理台帳に記録すべき項目

車両管理台帳に統一的な書式はないものの、多くの場合は、「車両を特定するための情報」「車両状況を把握するための情報」「車両の保険に関する情報」などを含めます。車両管理台帳に記載すべき情報を以下で詳細に把握して、車両管理を適切に行いましょう。

車両を特定するための情報

車両を特定するための情報は、車両管理台帳を見た際に「いずれの車体に関する内容か」を瞬時に把握できる状態を整備する目的で記載します。車両を特定するための情報に記載する項目の詳細は、以下の通りです。

車両本体に関する項目
  • 登録番号(ナンバープレートの番号)
  • 車名(自動車メーカーによる独自の名称)
  • 型式(モデル、車種を示す識別番号)
  • 車台番号(車両本体もしくは車検証に打刻される番号)
購入に関する項目
  • 購入日時
  • 購入先
  • 購入代金もしくはリース金額
  • 新車、中古車の区分
  • 廃車もしくはリース契約の解約日時

車両状況を把握するための情報

車両状況を把握するための情報には、「車検・整備に関する項目」「修理・事故に関する項目」「使用・管理に関する項目」を記載します。それぞれに記載する項目の詳細は、以下の通りです。

車検・整備に関する項目
  • 車検有効期限(車検が満了する日時)
  • 定期点検記録(定期点検の実施内容)
  • 整備工場名(定期点検を実施した工場名・場所)
  • 整備状況
修理・事故に関する項目
  • 修理歴(修理箇所・修理の原因など)
  • 事故発生日時
  • 事故概要(事故の状況・関係者など)
  • 事故処理の状況・結果
使用・管理に関する項目
  • 使用部署(車両を使用する部署)
  • 運転者(主に車両を使用する従業員の氏名)
  • 変更履歴(使用者・管理者の変更記録)

車両の保険に関する情報

車両を安心して使用するためには、保険に関する情報が欠かせません。車両の保険に関する情報は、自賠責保険・任意保険別に記載します。記載する項目の詳細は、以下の通りです。

自賠責保険に関する項目
  • 保険年月日(自賠責保険の契約日時、満了日)
  • 保険会社
  • 証券番号
  • 保険金額
任意保険に関する項目
  • 保険会社
  • 証券番号
  • 保険期間
  • 保険内容

上記の他、会社によっては、より詳細な情報を車両管理台帳に記載することもあります。車両管理を行う際には「リスクマネジメントやコスト管理を行うためには、どのような項目が必要か」を事前によく検討しましょう。

また、車両管理を適切に行うためには車両管理台帳の作成とあわせて、車検証や保険の契約書のコピーをファイリングすることも必要です。万が一の事態が起こったときを想定して、すぐに対応できる状態を整えることが、会社としてのリスクマネジメントに貢献します。

車両管理台帳の作成方法3選|それぞれのメリット・デメリットも

車両管理台帳の作成方法には、3種類のパターンがあります。いずれの作成方法にもメリット・デメリットの両方があることから、特徴を正しく把握した上で、自社に合う種類を選択しましょう。

以下では、車両管理台帳の代表的な作成方法と特徴を種類別に解説します。

(1)車両管理台帳システムを導入する

車両管理台帳システムとは、車両管理に必要な情報を一元管理するためのシステムです。クラウド化された車両管理台帳管理システムを導入すると各部署が直接データを入力し、効率的に情報管理できる体制を整備できます。

しかし、車両管理台帳システムは原則有料であることから、導入や使用に一定のコストが必要です。例外として無料で利用できる車両管理台帳システムもあるものの、限定的な機能しか付属しない可能性が高いため、注意しましょう。

(2)エクセルで車両管理台帳テンプレートをダウンロードする

コストをかけずに車両管理を行うためには、エクセルを使用する方法がおすすめです。自社にフォーマットを作成できる人材がいない場合は無料で配布されているエクセルの車両管理台帳テンプレートをダウンロードし、使用しましょう。

以下では、無料で配布されているおすすめのテンプレートを紹介します。

●安全運転管理支援チーム|「運転者管理台帳・車両管理台帳」
(リンク:車両管理・運転者管理ツール

●bizocean(ビズオーシャン)|「車両管理台帳01」「車両管理台帳02」
(リンク:車両管理台帳01)(リンク:車両管理台帳02

●Templatebox|「車両管理台帳(エクセルで簡単に管理が出来る雛形)」
(リンク:車両管理台帳(エクセルで簡単に管理が出来る雛形)見本・記入例・社用車用

ただし、エクセルで作成した車両管理台帳から必要な情報を抽出するためには、関数の知識が必要です。また、自社に合うテンプレートが見つからない場合には、エクセルの知識を持つ人によるカスタマイズを要するケースがあります。

(3)ノーコード開発アプリ(業務アプリ作成ツール)で自作する

ノーコード開発アプリとは、プログラミングの専門知識を持たない人でも簡単に業務アプリを作成できるツールです。ノーコード開発アプリを活用すると自社に合う業務アプリを、低予算で作成できます。

例えば、ノーコード開発アプリ「@pocket」を活用すると、以下の機能を備えた業務アプリの作成が可能です。

  • 車検日やリース終了日を通知して、見落としを防止できる機能
  • 蓄積したデータから必要な情報を瞬時に検索、抽出できる機能

@pocketは30日間無料で、トライアル使用を行えます。「ノーコード開発アプリを使いこなせるかが不安」という方は、ぜひ無料トライアルで@pocketのあらゆる機能に触れたのち、本格導入をご検討ください。

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まとめ

車両管理台帳とは、リスクマネジメントやコスト管理の一環として活用する車両管理のツールです。車両管理台帳には車両を特定するための情報・保険に関する情報などを記載して、適切に管理・活用します。

極力コストをかけずに効率的な車両管理を行うためにはノーコード開発アプリで自社にとって利便性の高い業務アプリを作成し、活用する方法がおすすめです。限定的な予算で車両管理の効率化を図りたい担当者や経営者はぜひ、@pocketをご検討ください。