備品管理の仕組みが複雑だと、担当者の業務負担が大きくなるだけでなくミスが起こる原因にもなります。
備品管理の手間を省いて作業効率を上げるには、自社に合った方法で備品管理台帳を作成することがポイントです。
今回は、備品管理をする目的やエクセルで備品管理台帳を作成する方法を解説します。無料で使えるテンプレートやおすすめのツールも紹介するため、ぜひ参考にしてください。
目次
備品管理台帳（備品管理表）とは？
備品管理台帳とは、社内にあるさまざまな備品を把握するための管理表です。備品管理表や資産管理台帳などと呼ばれることもあります。
備品管理台帳を作成する主な目的は、次の3つです。
- 備品の状態把握
- 情報関連機器のセキュリティ対策強化
- 備品を探す手間と時間の削減
備品管理台帳の作成により、備品に関する情報を一括管理できます。オフィス規模が大きい会社ほど備品の数も多くなるため、備品管理台帳を作成するメリットが大きくなります。
備品管理台帳の必要項目（管理対象）の具体例は、下記の通りです。
- 管理番号
- 名称
- カテゴリー
- 保管場所
- 利用状況
- メーカー
- 購入日
- 保証期間
- 耐用年数
管理する必要項目には明確な決まりはなく、会社が必要とする情報を管理できていれば問題ありません。契約書や保証書などをあわせて管理しておくと、契約更新時や故障時の対応がスムーズです。
備品管理台帳はエクセルでも作成可能！
備品管理台帳は、手書きや管理システムの導入のほか、エクセルによる作成も可能です。
手書きの場合は、紙ベースでの管理となり手書きで記す必要があります。管理システムを活用する場合は、システムにアクセスしてデータ入力をします。
エクセルの場合は、新たにシステムを導入する必要がなく、難しい操作も不要です。管理システムと同様に備品の情報をデータ入力します。
備品管理台帳の作成方法は、管理しやすいやり方を選択しましょう。
【エクセル】備品管理台帳の作成方法
エクセルを使って備品管理台帳を作成する方法は、次の通りです。
●必要項目を整理・入力する
まずは会社が把握したい備品の必要項目を整理しましょう。リストアップした管理番号や名称などの必要項目は、エクセルの各列（横軸）に入力します。必要項目の選定に悩む場合は、基本となる「管理番号」「カテゴリー」「名称」「ステータス」の4つを設定しましょう。
●備品をカテゴリー分けする
備品と備品管理台帳をリンクさせるために、備品のカテゴリー分けが必要です。カテゴリーの分類は、「IT機器」「オフィス家具」など備品の種類や使用用途などにしておくと把握しやすくなります。
●備品に管理番号をラベリングする
備品ごとに管理番号を設定してラベリングします。備品に貼り付けた管理番号があれば、備品管理台帳と現物との照合もスムーズです。
●備品の情報を入力する
エクセルの各列（横軸）に入力した項目にあわせて備品の情報を入力します。表記方法が異なるとスムーズに検索できなくなるため、表記ゆれが起こらないように注意しましょう。
●関数を活用して自動で在庫数を表示させる
関数を活用することで、自動で在庫数の把握ができるようになります。備品管理台帳の数と在庫数を連動させることで、管理の手間を大幅に減らせます。
無料で使えるエクセルテンプレート3選
備品管理台帳を作成する手間を省くには、すでに必要項目が設定されているエクセルテンプレートの活用がおすすめです。
下記に、備品管理に活用できる無料エクセルテンプレートを3つ紹介します。
●備品・ソフトウェア管理表｜Microsoft Office
Microsoft Officeでは、備品管理表のテンプレートを提供しています。基本となる必要項目が設定されているため、すぐに活用できて便利です。検索ワードの入力または項目の選択により、備品の検索も可能です。
ソフトウェアのバージョンやライセンスなどの情報管理も必要な場合は、ソフトウェア管理表のテンプレートも無料でダウンロードできます。
●備品管理表・持ち出し表テンプレート（Excel・エクセル）|ビズ研
ビズ研が提供する備品管理表は、縦書きの基本型と横書きの詳細型の2種類があります。管理したい項目が少ない場合は、基本型がおすすめです。より詳しい情報を管理したい場合は、「購入日」「購入金額」なども把握できる詳細型が適しています。
持ち出しテンプレートは、備品の持ち出しや貸し出しを管理するための表です。「持出者」「目的」「返却日」などを入力できます。
大塚商会では、備品管理表のテンプレートを提供しています。管理表1枚につき備品1つを管理するタイプです。管理する備品の数だけ管理表を作成する必要があります。
文書保存記録は、保存文書の「管理番号」「保存場所」「保存年数」などを管理できます。保管期限が設けられている文書は定期的に保管状況をチェックしなければならないため、管理表があると便利です。
備品管理台帳をエクセルで作成するメリット・デメリット
エクセルを使った備品管理台帳の作成には、メリットとデメリットがあります。デメリットの方が大きくなるケースもあるため、自社の現状やニーズにあっているか確認した上でエクセルの活用を検討しましょう。
ここでは、エクセルを使って備品管理台帳を作成するメリット・デメリットを解説します。
メリット
エクセルで備品管理台帳を作成するメリットは、以下の通りです。
●低コストで管理できる
新しく管理システムを取り入れるとなると、導入や運用にコストがかかります。一方、すでにエクセルを業務で活用している会社であれば、追加コストはかかりません。コストを抑えつつ確実に備品管理ができるのは、エクセルを活用する大きなメリットと言えます。
●紙に比べて管理しやすい
紙の備品管理台帳は、手間がかかるだけでなく記入ミスが起こりやすいこともデメリットです。エクセルであれば、計算の手間を省けて紛失や破損のリスクも防げるため、管理しやすくなります。
●操作しやすく属人化を防げる
一般的なPCスキルがあれば無理なく作成できることもメリットの1つです。エクセルの基本操作は比較的簡単であるため、従業員の業務負担が大きくなったり属人化したりするリスクを減らせます。
エクセルによる備品管理台帳の作成は、コスト面・管理面・操作性のハードルが低く、着手しやすいことが特徴です。
デメリット
エクセルで備品管理台帳を作成するデメリットは、下記の通りです。
- 同時編集には限界がある
- 関数が複雑化するとトラブルが起こりやすくなる
- データ量が膨大になると動作が重くなる
エクセルのブック共有機能を使うことで複数人での同時編集ができます。しかし、ブック共有によって制限される機能があるため、同時編集には限界があります。
また、作業効率を高めるために複雑な関数を組むと、属人化しやすくなり作業や修正が難しくなる点もデメリットです。
管理する備品が多ければデータ量も大きくなるため、動作が重くなって作業効率が低下する可能性もあるでしょう。
備品管理は業務アプリ「@pocket」もおすすめ！
エクセルを使って備品管理をする場合、関数の複雑化やデータ量が膨大になることによる問題が生じる可能性もあります。
気になるエクセルのデメリットを解決しつつコストを抑えて備品管理をしたい方には、業務アプリ作成ツール「＠pocket」がおすすめです。プログラミングの知識がなくても簡単にシステム構築できるため、自社にぴったりの備品管理システムを作成できます。
備品の持ち出しや貸し出しに対する未返却通知の設定など、便利な機能も豊富です。
まとめ
備品の状態を適切に把握して情報関連機器のセキュリティ対策を強化するには、備品管理台帳を作成して情報を一括管理する必要があります。
備品管理台帳は、エクセルでも問題なく作成可能です。ただし、「同時編集に限界がある」「関数が複雑化しやすい」「動作が重くなる」などのデメリットもあります。
エクセルでの備品管理に不安がある方は、低コストで始められる業務アプリ作成ツール「＠pocket」の導入をぜひご検討ください。
