プロジェクトを計画的かつ効率よく進めるためには、チーム全体の業務管理・タスク管理を適切に行う必要があります。業務やタスクの管理を行うツールとして、使い慣れており汎用性も高いエクセル（Excel）を活用することを考えている方も多いのではないでしょうか。
当記事では、業務管理をエクセルで行うことのメリットや、業務管理に活用できる無料テンプレートについて紹介します。エクセルでの業務管理における課題を解決できる業務管理ツールも併せて確認し、チームに適したツールを導入しましょう。
目次
エクセルで業務管理をする5つのメリット
業務管理・タスク管理とは、取り組むべき業務やタスクを可視化した上で、内容や期限などから担当者や優先順位を決めて管理することにより業務効率化を図る方法を指します。業務管理をうまく行えば、仕事の全体像や進捗状況、優先すべきタスクが分かりやすくなり、効率よく業務をこなせるようになるでしょう。
業務管理を行うツールにはさまざまなものがありますが、普段の業務で使用することも多いエクセルでも業務やタスクの管理ができます。エクセルでの業務管理には多くのメリットがあるため、まずはエクセルでの業務管理を検討することも1つの方法です。ここでは、エクセルで業務管理をするメリットを5つ紹介します。
タスク内容や進捗状況を簡単に見える化できる
エクセルでは、プロジェクトを達成するために必要なすべての業務・タスクと過程を簡単にリスト化できるため、仕事の全体像や進捗状況を容易に把握できるようになります。複数の業務・タスクを並行して担当している場合でも、業務管理表を見ればどの仕事をどの程度こなしているか分かるため、作業のムダや業務のやり忘れを防げるでしょう。
また、すべての業務・タスクの担当者も可視化できるようになるため、それぞれの担当者が責任感をもって自主的に仕事に取り組めるようになります。タスクの優先順位も付けやすくなるため、効率よく作業を進められるようになるでしょう。
追加コストが発生しない
エクセルを利用するためには、ソフトなどの購入が必要となります。しかし、普段の業務でエクセルを使用していたり、利用しているパソコンにエクセルがインストールされていたりするケースも多いでしょう。
このように、すでにエクセルを利用できる状態であれば、業務管理を行う上での追加コストが発生しません。汎用性が高いエクセルを使えば、専用ツールを別途購入しなくても、業務管理表として運用できるでしょう。
すぐに使いこなせる
エクセルは代表的な表計算ソフトであるため、基本的な操作方法を知っている方は多数います。エクセルを業務管理表として利用すれば、多くの方はそれほど迷うことなく使いこなせるでしょう。
また、エクセルは直感的に操作しやすいソフトであり、機能習得のハードルもそれほど高くはありません。エクセル初心者でも使いやすいフォーマットを用意すれば、チーム全体にエクセルでの業務管理表が浸透しやすくなるため、業務管理表のより有効な運用も望めるでしょう。
臨機応変なカスタマイズが容易にできる
エクセルでの業務管理における最大の特徴は、自由なカスタマイズを容易にできるという点にあります。「シンプルな機能のみを利用する」「関数や複数の機能を組み合わせてスマート化する」など、チームに合ったフォーマットを作成してください。
また、フォーマットの変更に対して臨機応変に対応できる点も、エクセルでの業務管理におけるメリットの1つです。「集計項目を増減する」「計算方法を変更する」などの変更もすぐにできるため、業務管理自体に多くの時間を割かずに済むでしょう。
無料でダウンロードできるテンプレートが豊富にある
エクセルでは自社に最適な業務管理表を一から作ることもできますが、それほどの労力をかけることが難しい場合もあるでしょう。このようなケースでは、無料でダウンロードできる業務管理テンプレートを活用することをおすすめします。
エクセルは多くの企業でよく使用されているということもあり、さまざまな用途の無料テンプレートが豊富にあります。業務管理向けの無料テンプレートを活用することで、業務管理にかかる労力を大幅に削減できるでしょう。
業務管理表・タスク管理表に使えるエクセルの無料テンプレート3選
初めてエクセルで業務管理を行う際には、無料のテンプレートを活用することがおすすめです。ここでは、業務管理表・タスク管理表として使いやすいエクセルの無料テンプレートを3つ紹介します。
●タスク管理テンプレート｜Microsoft社
シンプルで直感的に使いやすく、カスタマイズも容易にできます。個人や規模の小さなチームであれば十分に業務管理ツールとして活用できるでしょう。
（リンク：タスク管理）
●エクセルのタスク管理テンプレート｜bizroute（ビズルート）
ToDoリストからガントチャート、工程表など、プロジェクトの内容に適した幅広い種類のテンプレートが用意されてます。
（リンク：エクセルのタスク管理テンプレート ）
●プロジェクト管理テンプレート｜smartsheet
プロジェクト全体の情報管理を行いやすいテンプレート（プロジェクト追跡管理テンプレート、ガントチャートプレート）が提供されています。
（リンク：便利な Excel 用プロジェクト管理テンプレート）
エクセルでの業務管理における3つの課題
エクセルで業務管理をすることには「追加コストがかからない」「カスタマイズが容易」「テンプレートが利用できる」など多くのメリットがあります。その一方で、実際の導入・運用にはいくつか課題があることも押さえておきましょう。
ここでは、エクセルでの業務管理で発生しやすい3つの課題について解説します。
運用ルールの共有・統一が難しい
エクセルで業務管理を行う場合、そのプロジェクトに関わるメンバー同士で運用ルールを共有することが重要です。個人や小規模なチームでは問題ないケースがほとんどですが、規模の大きなチームでは運用ルールの共有・統一が難しくなることに注意が必要です。
また、同じプロジェクト内のタスクであっても、内容によっては他の種類のフォーマットを使用したほうが良い場合もあります。プロジェクトやチームの規模、タスクの内容によっては、エクセル以外での管理方法を検討したほうが良いでしょう。
リアルタイムでの共有が難しい
エクセルには、複数人で1つのファイルを同時編集することが難しいという課題があります。業務管理表を更新する際には編集する本人以外のメンバーがファイルを閉じている必要があるため、リアルタイムでの共有は難しいでしょう。
例えば、小規模なチームで1日に1回進捗状況を入力すれば良い場合などでは、エクセル上での業務管理も比較的容易に行えます。一方で、「大規模なチームで業務管理表に記入するメンバーが多い」「進捗状況がスピーディーに変化するプロジェクトである」といった場合には不向きであると言えるでしょう。
二重入力や入力ミスが発生しやすい
エクセルは自由度が高く、初心者でも直感的に操作しやすいというメリットがありますが、二重入力や入力のミスがあってもチェックする仕組みがない点に注意が必要です。
業務管理表に入力するメンバーや管理するタスクが増えると、入力ミスの発生頻度も高まる傾向があります。データの正確性を担保できなくなる可能性があることに留意しましょう。
「@pocket」なら便利な業務管理ツールを簡単に作成可能！
エクセルでの業務管理には多くのメリットがある一方で、さまざまな注意点・課題も存在します。エクセルでの業務管理における課題やデメリットを避け、より効率的で正確性の高い業務管理を行いたい方は、業務管理ツールの導入を検討しましょう。
業務管理ツールは複数の企業から提供されていますが、求める機能だけを搭載したシンプルな業務管理ツールを導入したい方には「@pocket」がおすすめです。
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また、初期費用が不要で月額300円という低価格からスタートできる点も、@pocketの魅力の1つです。また、導入前に無料体験で操作性や機能を確認した上で、活用方法に関するアドバイスや課題解決のための提案も受けられるというメリットもあります。シンプルで操作性の高い@pocketを活用し、業務管理の効率化を図りましょう。
まとめ
エクセルでの業務管理は、追加コストをかけずに素早く導入でき、臨機応変な対応ができるため、特に個人や小規模なチームでは有効に運用できます。豊富にある無料テンプレートをダウンロードし、カスタマイズして活用するのも良いでしょう。
エクセルでの業務管理が難しいと感じた場合には、ノンプログラミングで業務アプリを作成できるツール「@pocket」の導入がおすすめです。必要な機能を低コストで導入できる@pocketで、業務管理の効率化を図りましょう。
