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議事録管理・作成を簡単に行うためには?おすすめのツールも紹介!

会議を開く際に、議事録を作成している企業も多いでしょう。しかし、「議事録の作成・管理に手間がかかる」「うまく社内共有できていない」など、議事録管理に関する課題や悩みを抱えている企業も珍しくないのではないでしょうか。

当記事では、作成した議事録を適切に管理することの重要性や、議事録を効率的に作成・管理するためのポイントについて解説します。議事録管理ツールを活用するメリットや、おすすめのITツールも併せて確認し、議事録の作成・管理をはじめとする業務の効率化を図りましょう。

議事録を作成・管理する重要性

会議の際に作成する議事録は、会議を欠席したメンバーに情報共有したり、出席者どうしで認識が合っているか確認したりするために重要な役割を果たしています。しかし、議事録を有効に活用するためには、議事録を作成するだけで満足せず、適切に管理することが大切です。

議事録を管理する業務は、会議の事後処理業務であるため、管理があいまいになっている企業も少なくないでしょう。議事録管理が不十分となっている場合、次のようなリスクが起こりうることが考えられます。

●議事録管理が不十分であることで生まれるリスク

保管場所が散在しており、確認したい議事録を見つけるまで時間がかかる会議で使用された資料ち議事録がひも付いていないため、検索に時間がかかる運用ルールがあやふやになり、必要な議事録をうまく見つけられない

一方で、議事録管理を適切に行うことで、以下のようなメリットを受けることができます。

●議事録管理を適切に行うメリット

スムーズに検索でき、確認したい議事録や関連資料をすぐに見つけられる議事録の情報を共有したい人に対し、確実に情報共有ができる議事録の作成・管理・確認業務における負担を軽減できる

議事録管理を適切に行うことにより、時間的なロスや業務負担を減らすことが可能です。業務効率の向上につなげるためにも、議事録管理の適正化を図りましょう。

議事録を効率的に作成・管理するためのポイント

多くの場合、議事録の作成や管理は、従業員が主に担当している業務と並行して行われています。議事録の作成・管理業務の負担が大きいと、従業員がメイン業務を行う時間を圧迫するおそれがあるため、なるべく効率よく議事録を作成・管理することが大切です。

ここでは、議事録を効率的に作成・管理するためのポイントを3つ紹介します。効率化するコツを押さえて負担を軽減しながら、議事録に関連する業務の適正化を目指しましょう。

テンプレートを事前に作成する

議事録を作成することが多い企業・部署の場合は、会議の属性に合った議事録テンプレートを準備しておくとよいでしょう。議事録を作成する際には、テンプレートに沿って情報を入力すればよいため、議事録作成を効率よく進めることができます。

また、社内・部署内で統一されたテンプレートを使用することで、議事録の質にばらつきが出ることを防ぐことができます。知りたい情報が議事録のどの辺りにあるのか想像がつきやすく、議事録を読む際のストレスも軽減できるでしょう。

ToDoリストを作成しタスクを可視化する

議事録作成の目的の1つとして、会議での議論内容や出席者の意見、関連資料を記録し、今後解決すべき課題や取り組むべき仕事を明確にすることが挙げられます。しかし、会議の内容を単純にまとめただけの議事録では、議事録をよく読み込まなければ今後の方針や取り組むべき課題を読み取れないおそれがあります。

議事録を作成する際には、今後取り組むべき課題や業務を「ToDoリスト」として一緒にまとめておきましょう。タスクを可視化することにより、議事録の要点や次に行うべきアクションがスムーズに理解できるため、効率よく業務を進めることができます。タスクのやり忘れや期限超過も防げるでしょう。

ツールを活用する

議事録の作成・管理業務の効率化を目指すのであれば、ITツールを活用することもおすすめです。

議事録作成機能があるツールの場合、議事録のテンプレート作成も大幅に簡易化されることが期待できます。また、議事録やToDoリストを容易に共有できるため、議事録や関連資料を関係者一人ひとりにメールしたり配布したりする手間も省けます。議事録作成・管理業務の適正化を図る上では、最も有効でおすすめの方法であると言えるでしょう。

議事録管理ツールを活用するメリット

議事録の作成・管理業務を効率よく行うためには、ITツールをうまく活用することが重要となります。議事録管理ツールは、各種ITツールの機能の1つとして搭載されている場合がほとんどです。議事録のためだけにツールを選定するよりも、ほかの業務も含めて効率化を図れるツールを選ぶとよいでしょう。

ここでは、議事録管理ツールを活用するメリットについて詳しく解説します。メリットや魅力を理解した上で、議事録管理ツールや業務効率化ツールの導入を検討しましょう。

議事録をリアルタイムで作成できる

議事録管理ツールには、クラウド上で議事録データを作成・編集できる機能があることも少なくありません。このような機能を活用すれば、「パートを区切る」「ダブルチェックを行う」など、複数人で協力しながらリアルタイムで議事録を作成することが可能です。重要な情報の抜けや漏れの予防にもつながるでしょう。

また、議事録を共同編集することにより、議事録の納期を早めることもできます。従業員どうしのコミュニケーションが自然と促されるため、チーム内・部署内の活性化も望めるでしょう。

ツール上でやりとりを行える

作成された議事録に対して意見や指摘などがある場合、メールや電話を使用して作成者とやりとりすることも多いでしょう。しかし、メールや電話では情報が散乱して埋もれてしまうおそれがあります。

議事録に関するやりとりをツール上で行えば、議事録への意見や指摘、追加情報が一か所に集約できるため、情報の散乱や抜け落ちを予防できます。議事録の修正や更新、追加情報の加筆などの情報をまとめた上で対応できるため、効率よく仕事を進められるでしょう。

社内共有が簡単になる

Wordなどで議事録を作成して共有する場合、「メールなどで送る」「添付データをダウンロードする」「適切なアプリで開いて閲覧する」といった工程を経る必要があります。このように工程数の多いフローでは、議事録の確認をついつい後回しにしてしまう人も少なくないでしょう。また、議事録が添付されたメールを見落としてしまう可能性もあります。

議事録の作成から管理、共有といったプロセスを1つのツール上で行えば、工程数が少ないため、議事録を確認するまでの心理的ハードルが下がるでしょう。議事録が埋もれてしまう事態も防ぐことができると考えられます。

社内外からいつでも振り返ることができる

クラウド上で議事録を作成・編集・管理できるツールの場合、インターネットに接続できる環境であれば、場所や時間を問わず必要なデータを確認することができます。社外の現場での作業や外回り営業のすき間時間、テレワークといったシーンでも活用できるため、業務を効率よく進められるようになるでしょう。

クラウド上でデータを保存することにセキュリティ面での懸念を抱く人も少なくありませんが、近年では高いセキュリティ性能が備わっているツールも多数存在します。ツールを導入する際には、セキュリティ面でも安心できるものを選びましょう。

シンプルな議事録管理も行えるITツールは「@pocket」がおすすめ!

議事録管理ツールを含むITツールを導入するにあたり、どのツールを選ぶとよいか迷う企業も少なくありません。本格的な運用まで時間をかけず、導入コストもなるべくおさえたい人は、議事録管理も行えるシンプルな業務効率化ツール「@pocket」がおすすめです。

「@pocket」は、ドラッグとドロップで部品を組み合わせることで、誰にでも簡単に業務アプリをカスタマイズできます。プログラミングなどの知識も不要であるため、時間をかけずに自社に適したツールを作成できるでしょう。シンプルで操作性の高い業務効率化ツールを導入したい人は、ぜひ「@pocket」をご検討ください。

まとめ

会議の内容や今後の業務の方向性・タスクを記録する議事録は、作成して終了とするのではなく、適切に管理して適宜振り返りができる状態にしておくことが大切です。議事録の作成・管理業務の負担を軽減し、効率よく業務を進めるためにも、テンプレートの事前作成やToDoリストの作成によるタスクの可視化といった工夫を行いましょう。

議事録作成・管理を効率化するためには、議事録管理ツールを含む業務効率化ツールを利用することもおすすめです。ノンプログラミングで自社に最適なツールを作成できる「@pocket」を活用し、議事録をうまく活用できる環境を整えましょう。