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業務効率化を図れるITツールの選定ポイント|おすすめのツールも

少子高齢化に伴う労働力不足が進んでいる近年、業務効率化の重要性が高まっています。少子高齢化は今後も進行すると見込まれているため、企業成長のためには、業務効率化を早期に検討することが重要です。

当記事では、業務効率化を図るメリットや成功させるためのポイントを具体的に解説します。実際に業務効率化を進める企業向けに、ITツールの選定ポイントなども紹介するため、業務を少しでも効率化させたいと考えている場合は、ぜひ参考にしてください。

業務効率化とは?

業務効率化とは、「ムダ」「ムラ」「ムリ」を可能な範囲で排除し、労働環境を整えることです。「ムダ」「ムラ」「ムリ」の例としては、下表のようなものが挙げられます。

ムダ 省略しても問題のない慣習的業務や会議複雑すぎる業務プロセス
ムラ 従業員間の業務量格差繁忙期と閑散期の落差
ムリ 残業ありきの業務量過密スケジュール

業務効率化を図るにあたって、特に意識すべきなのは「業務のムダ」を排除することです。俗に言う業務上の「ムダ」とは、意味を成していない内容はもちろん、省略しても成果に影響を与えない内容も該当します。

また、システム化できる内容も、業務においては「ムダ」の対象となる場合があります。例えば、システムを用いてお客さんの予約管理業務を自動化することで、手作業で1件ずつ管理する手間を省略できます。ヒューマンエラーを防止できるようになり、顧客満足度の向上や人件費の削減にもつながるでしょう。

自社で業務効率化を進める際は、「どの業務がムダか」をまず整理することが必要です。

仕事のムダを見つけるためのポイント

それでは社内の無駄はどのように見つけていけばいいのでしょうか。

明らかに無駄と分かるような事はすぐに見つかると思いますが、意外に無駄かもと思ってもよく考えると無くすのはためらうような事が多いと思います。

〇仕事や作業の洗い出し

まずは実際の業務で行っている仕事を洗い出します。会議や打ち合わせ、営業活動や事務処理など毎日行っているような業務を一度洗い出しをします。

〇効率化できそうなところを探す

ある程度、仕事や作業を整理できたら、効率化できそうな仕事はどれかを見ていきます。まずは、その仕事や作業に時間がかかっていると感じるものからピックアップしてみると良いでしょう。

例えば「主な議題が1つしかない2時間の会議」は、今すぐ効率化すべきものの対象です。このような効率化できそうなものを、いくつかピックアップしてみましょう。

〇具体的な対策を考える

効率化できそうな事をピックアップしたら、今度は何をするかといった具体的な対策法を決めていきます。

例えば、毎回2時間ぐらいの会議の場合は、その内容はどのようなものなのかを振り返りましょう。会議参加者全員が何らかの報告を発表するのに30分かけていたとすると、それは報告内容を共有する環境を作ることで、会議の場でなくても確認できるようになります。環境を整え、各自社員がそこに報告内容を共有すれば、2時間かかっていた会議のうち30分程度は無駄として削減することも可能です。

このように、仕事そのものは削減できない場合でも、その中で行っている作業に目を向けていくことで、削減できるシーンを見つけていくことができるようになります。今回の例で言えば、具体的な対策は共有環境を作ることになってきます。

業務効率化を図るメリット3つ

業務効率化が注目されている背景には、企業へのさまざまなメリットがあることが関係しています。業務効率化を進めるかどうか判断するには、自社にどのようなメリットがあるのかを事前に整理することが重要です。

業務効率化を進めるメリットとしては、以下の3つが挙げられます。

従業員のモチベーションが高まる

業務効率化は、従業員の残業時間を短縮することに直結する施策です。残業時間の短縮は人件費の削減や、従業員のワークライフバランスの向上にも寄与します。

結果的に、従業員のモチベーションが高まり、従業員一人ひとりの生産性向上や離職率低下も期待できるでしょう。

人件費を含む経費・コストの削減につながる

業務効率化が実現すれば、人件費をはじめとした諸経費や、コストの削減につながります。対象業務に充てる人員を減らせる上に、業務遂行に伴って必要だった消耗品費や光熱水費なども発生しなくなるためです。

例えば、定例的に実施していた会議を業務効率化のために減らせば、従業員はその分の時間を他の大事な業務に充てられるようになります。会議資料の作成にかかっていたコピー用紙や印刷の費用、会議室を利用する際の電気代などもかかりません。

かけるべき部分に予算をかけられるようになるため、適切な予算執行につながり、企業成長においても好影響を及ぼします。

新しいビジネスを進めやすくなる

業務効率化を進めると、時間や人的リソースに余裕が生まれ、新しいビジネスに挑戦しやすくなります。

新事業を始める際は、メンバーそれぞれの仕事量を把握しておかないと、現在の業務に支障がでるおそれがあることにも注意してください。

業務効率化を成功させるためには?

業務効率化を成功させるための方法は1つではなく、さまざまなアイデアがあります。そのため、業務効率化をスムーズに進めるには、複数のアイデアの中から自社に合った方法を採用することが大切です。

ここでは、業務効率化を図るためのアイデアを4つ紹介します。

業務の優先順位を決定する

自分が抱えている業務に優先順位を付け、先に手をつけるべき内容を整理することが、業務効率化の代表的な方法の1つです。優先順位を付ける際は、業務の重要性・かかる時間・納期などを基準にすると良いでしょう。

例えば、時間がかかる業務や納期が近い業務は、早めに着手します。いずれかの業務にバランスが偏らないよう、スケジュールを組みながら計画的に進めることが大切です。

なお、優先順位が低い業務は、そもそも自社にとって必要なのかを検討してください。排除しても大きな影響がない場合は、思い切ってなくす決断をすることもポイントです。

属人化しやすい業務をマニュアル化する

担当者に依存しやすい業務をマニュアル化し、共有することもポイントです。知識やノウハウを共有できる体制を整えることで、担当者不在時や引き継ぎ後でも、質を落とさず業務を遂行できるようになります。

マニュアルを作成する際は、分かりやすい言葉を用いて、誰が見ても認識にズレが生じない内容にすることが大切です。マニュアルの作成には手間がかかるものの、一度作成すれば長期間にわたって活用できるため、なるべく早期に取り組むことがおすすめです。

業務の担当者を変更する

業務の担当者を変えることで、効率性が向上するケースがあります。従業員ごとに特性や所有しているスキルは異なり、業務への向き・不向きがあるためです。各部署の部長や課長などに話を聞きながらまずは現状を把握し、担当者の変更が必要かを判断してください。

なお、業務の担当者を変更する際は、「自分の能力が低かったからだ」などと、本人が悲観的にならないようなフォローが必要です。適切なフォローができれば、業務変更後の従業員のモチベーション向上が期待できます。

ITツールを導入して業務を自動化する

ITツールの導入による業務の自動化も、一般的になっています。特に最近は、テレワークをはじめとした働き方の多様化により、業務を自動化する動きが盛んになっているため、特におすすめの方法です。

例を挙げると、勤怠管理を自動化できれば、人事担当者が集計する手間や、従業員が手作業で出退勤時間を入力する手間がなくなります。業務の自動化は、少子高齢化による労働力不足を解消する手段としても効果的です。ツールの導入にコストはかかるものの、長期的に見ると費用対効果は大きいと言えます。

業務効率化を図るためのITツールの選定ポイント

業務効率化の注目度が高まっていることに伴い、近年はさまざまな業務効率化ツールが生まれています。

多種多様なツールがある中で自社に合ったものを選ぶには、選定のポイントを把握しておくことが大切です。ここでは、業務効率化を図るためのITツールの選定ポイントを3つ紹介します。

自社が抱えている課題解決につながるか

自社が現在抱えている課題を解決できる機能を持ったツールを選ぶことがポイントです。単に「安いから」「機能が充実しているから」など、自社の現状を無視してツールを選ぶと、業務効率化に失敗してしまう可能性が高くなります。

課題解決につなげるためには、事前に課題を明確にした上で、解決の優先順位を付けることが必要です。優先順位が高い課題に最適なツールを検討し、実際に自社で活用する様子をイメージしながら選んでください。

開発・プログラミングなどの知識がなくても簡単に利用できるか

ITツールの中には、開発やプログラミングなどの専門的な知識が必要なものもありますが、自社に扱える人材がいない場合は多いでしょう。そのため、専門的な知識が必要なく、誰であっても簡単に使いこなせるツールを選ぶことも重要です。

特別な知識が必要なツールを選ぶと、慣れるまで時間がかかる上に、操作ミスも発生しやすくなります。担当者が変わると1から使い方を覚える必要があり、業務効率化につながりにくくもなるでしょう。

操作性などを事前に確認し、誰が使ってもすぐに慣れることができるツールを選んでください。

サポート体制は万全か

サポート体制に注目することも必要です。初めてITツールを利用する場合は、多くの不明点が生じる可能性が高いため、手厚いサポートを実施しているITツールを選ぶ必要があります。「メールだけでなく電話でのサポートも行っているか」「24時間365日サポートしてくれるか」など、自社のニーズに応じて条件を確認してください。

ツールが急に作動しなくなったり、誰も使い方が分からなかったりする場合、問題が解決するまで業務は止まってしまいます。業務効率化の効果を最大限に高めるためにも、サポート体制は重要です。

業務効率化に役立つITツール2選

業務の効率化を考える上で、ITツールは欠かせません。世の中には、業務を効率化するツールが多くあります。近年はクラウドの普及に伴い、手軽に業務効率化ができるサービスを活用できます。

ITツールを活用することで、今まで当たり前のように人が作業していたことも、大幅に効率化することができます。ここからは、業務効率化に役立つツールを2つ紹介します。

チャットツール

チャットツールは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスを使って複数人とメッセージを送り合うことができるコミュニケーションツールです。

社内はもちろん、社外の人とも瞬時に情報共有ができるため、あらゆる業務におけるコミュニケーションを円滑化できるでしょう。また、発信・受信した内容は削除しない限り蓄積され、いつでもどこでも見直すことができるため、「言った言わない問題」の発生防止にも役立つと考えられます。

RPA

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略称であり、ロボットによる業務の自動化技術を指す言葉です。

RPAによって自動化できる主な業務としては、入力ミスのチェックやデータ処理、顧客情報管理、電話・メールのサポートなどが挙げられます。単純な業務やシステム化できる業務は、RPAに任せることを検討してみてください。

ITツールの導入による業務効率化の成功事例

業務効率化は、自社の課題や現状に応じて、柔軟に進めることが求められます。そのため、業務効率化の取り組みを本格的に進めるにあたっては、他企業における実際の成功例を参考にすることが効果的です。

弊社アイアットOECでは、グループウェア・ワークフローなどの導入支援を行い、多くの企業様の業務効率化をサポートしています。

ここでは、WaWaOfficeを利用した業務効率化の成功事例を紹介します。

機械製造業など複数の企業を擁する、とあるグループ企業では、グループ横断での会議が頻繁にあり、担当者のスケジュール調整に多くの時間をとられていました。
今まで電話や訪問などを繰り返し、アナログな方法で調整していましたが、グループウェアを導入したところ、日程調整がオンラインで完結するようになり、時間や労力が大幅に削減されました。また、会議資料などもグループウェア上で共有可能になり、ペーパーレス化の推進にもつながりました。
(出典:WaWaOffice「みのる産業株式会社様」https://www.wawaoffice.jp/use/minoru/

上記の事例から、アナログな作業が発生している業務は、システムの導入により効率性が高まることが分かります。時間と労力の削減だけでなく、紙をはじめとしたコストの節約にもつながっており、さまざまなメリットを生んでいる事例です。

インターネットなどでは、業務効率化に関する事例が、他にも多数取り上げられています。業種や企業規模、抱えている課題などを照らし合わせながら、自社での実施にあたって参考にすると良いでしょう。

業務効率化を進める際に注意しておくべき3つのポイント

業務効率化は、実施すれば必ず成功させられるわけではありません。実施にあたっては、いくつかのステップを踏むため、「業務効率化をなるべく早く実現させたいから」と安易に進めると、労力や費用の負担のみ大きくなる可能性もあるため注意が必要です。

そこでここからは、業務効率化を進める際に押さえておくべき、3つのポイントを紹介します。あらかじめ各ポイントを理解した上で、業務効率化を入念に進めてください。

導入には手間とコストがかかる

世の中には業務を効率化できるサービスが豊富な分、どれを使うのが良いのか迷う事もでてくるでしょう。

実際利用するサービスを検討しようとしても、どれが良いのか分からなければ、数社から各サービスの特徴などの提案を受けなければなりません。その中でサービスを決めたとしても、運用するための設定や、社員への普及など一つの業務効率化をするだけで、非常に手間がかかってしまいます。

また、企業にはさまざまな業務があり、一つの業務を効率化しても大きな効率化にならないケースは少なくありません。苦労して導入したITツールが結局だれにも使われない、逆に入力の手間が発生したなど失敗に終わることもあります。

当たり前ですが、業務効率化のためITツールを導入する場合は、コストがかかってしまいます。コストがかかる分、費用対効果をよく考えていかないといけないため、どうしても導入に時間がかかりなかなか前へ進まないケースも少なくありません。

例えば、営業活動の効率化を考え、SFAやCRMのようなサービスを検討するとします。

SFAやCRMのようなサービスはコストも数百万~数千万するものも多く、最低でも導入まで1年ぐらいかかってしまいます。しかし企業の売上に直結する営業活動が効率化することは、企業の成長にとっては非常に優先順位の高い施策となります。

このようなケースになると、SFAやCRMの導入に時間をとられ、他の業務の効率化はその後から検討というような形になってしまい、どんどん他の業務効率化が遅れていってしまうのです。

一度に多くの効率化を進めない

すべての業務を一気に効率化させることは、至難の業です。一度に多くの業務を効率化させようとすると、すべての業務効率化が中途半端になる恐れがあります。複数の業務を効率化させたい場合には、最も優先度の高い業務から順を追って効率化を進めることが大切です。

操作性に優れたツールを選定する必要がある

業務効率化を進めるためにツールを導入する際には、使いやすいものを選定することが重要です。複数のツールを比較検討したり、トライアルを活用して機能・使い勝手を確認したりしたうえで、自社に適切なツールを選びましょう。

【ステップ別】業務効率化の基本的な進め方

業務効率化を行う際は、「今まで当たり前に行ってきた業務の問題点」を見つけることが必要です。

ここでは、業務効率化の進め方として、5つのステップを解説します。業務効率化と一口に言っても、業界や職種によって具体策は異なりますが、本質的な進め方は一緒であるため、ぜひ参考にしてください。

【ステップ1】目的を明確にする

業務効率化を始めようと思い立ったら、まずは業務効率化を進める目的を明確にしてください。

目的もなく業務効率化を進めようとしても、自社にとって本当に必要な施策を打つことはできません。また、手段であるはずの業務効率化が目的にすり替わり、かえって「ムダ」「ムラ」「ムリ」を生み出す恐れもあります。

以上のような事態に陥ることを防ぐためにも、「なぜ、誰のために業務効率化を進めるか」を明文化しましょう。

【ステップ2】現状を把握する

効果的な業務効率化を実施するためには、企業やチームの現状を把握することがポイントです。現在行っている業務を整理・可視化したうえで、それぞれの業務がどのような課題を抱えているかを明確にしてください。

業務効率化のために洗い出すべき各業務の情報としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 担当部署
  • 担当者数
  • 作業工程
  • 発生頻度
  • 必要なスキル
  • 難易度

なお、従業員一人ひとりの現状を把握したい場合は、従業員との面談やアンケート調査を実施すると良いでしょう。

【ステップ3】効率化を図る業務を決める

すべての業務を効率化させることは、現実的ではありません。そのため、業務効率化を進める際には優先順位を考え、どの業務を効率化させたいかを決定することが重要です。

一般的には、以下のような業務を優先して効率化することが得策とされています。

  • 単純な業務
  • システム化できる業務
  • 発生頻度が高い業務

安定的に成果が出続けている業務や、発生頻度が低い業務については、効率化の優先度は高くないと考えて良いでしょう。

【ステップ4】スケジュールを決める

効率化を図る業務が決まったら、どのようなスケジュールで業務効率化に取り組むかを決めます。スケジュールを決めなければ、業務効率化がうまく進んでいるかどうかを見極めることができません。

まずは、いつまでに業務効率化を達成するか、ゴールを明確に設定しましょう。ゴールが決まった後は、ゴールから逆算してタスクを細分化し、スモールステップの計画を立ててください。

【ステップ5】検証・改善のサイクルを回す

業務効率化の効果を最大限得るためには、検証・改善のサイクルを回すことが重要です。

現状に応じた施策を打ち出し取り組むうちに、新たな問題点が見えてきたり、発生したりすることも多々あるでしょう。問題点を見過ごしたままでは、業務効率化は遠のいてしまいます。

状況は刻々と変わるため、定期的に業務効率化の効果を測定・分析してつぶさに検証し、問題点が見つかった際には迅速に改善策を打ち出しましょう。

まとめ

業務効率化は、従業員のモチベーションを高めたり、新しいビジネスを進めたりするうえで大きな役割を果たす施策です。業務効率化を行う際は、効率化を行う目的を明確にしたうえで、効率化が真に必要な業務から取り組むことが大切です。

業務効率化を始めたいと考えている企業は、今回紹介した進め方を参考に、「ムダ」「ムラ」「ムリ」なく効率化を進めましょう。

また、効率よく進めるためにも、クラウドサービス「@pocket(アットポケット)」の導入もぜひご検討ください。

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