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業務アプリとは?主な種類や導入メリット・導入方法を徹底解説

近年におけるIT技術の進歩やリモートワーク推進の流れに伴い、さまざまな業務アプリが登場しています。業務アプリは業務効率化に役立ち、生産性の向上や情報伝達の効率化にもつながるツールです。

業務アプリを導入したいと考えながらも、具体的にどのような業務アプリを導入すればよいかが分からない人は多いのではないでしょうか。

当記事では業務アプリとは何かから、業務アプリの主な種類や導入するメリット、導入方法と選ぶポイントまでを徹底解説します。

業務アプリ(業務アプリケーション)とは

業務アプリ(業務アプリケーション)とは、業務の効率的な処理を目的として開発されたアプリケーションのことです。アプリケーションは、特定の用途・目的を満たすために開発されるソフトウェアのことを指します。

業務アプリには、システム開発会社が一般向けに開発した製品や、クライアントの要望に合わせてオリジナルで開発する製品が存在します。特徴的な機能を備えた製品も多く存在し、企業は自社に合う製品を選ぶことが可能です。

導入した業務アプリは、企業の従業員が使用するパソコンやモバイル端末にインストールして利用します。従業員が行う業務を各種機能でサポートし、業務効率化につなげることが、業務アプリ導入の基本的な目的です。

業務アプリの主な8つの種類

企業の業務は、商品の製造・販売や取引先への営業、社内の人事や財務など多種多様です。

多岐にわたる業務に対応するために、業務アプリもさまざまな種類が存在します。

業務アプリの主な種類を挙げると、下記の8つです。

  • 生産管理
  • 在庫管理
  • 販売管理
  • 受注管理
  • データ分析
  • 人事管理
  • 財務・会計
  • 社内情報共有

それぞれの業務アプリでできることは異なります。業務アプリを導入する企業は、種類ごとの特徴や違いを把握することが重要です。

以下では業務アプリの主な8つの種類について、各業務アプリの特徴やできることを解説します。

生産管理

生産管理アプリは、製造業における原材料・資材の購入や、生産計画の管理を行うための業務アプリです。生産管理アプリを導入すると、製品の市場需要や販売見込量の予測を簡単に行えて、売上が見込める原価・数量で原材料・資材を購入できます。

また、生産管理アプリは製造から出荷までの日程を管理できることも特徴です。生産の各工程を視覚的にスケジューリング可能であり、生産にかかるリードタイムを短縮しつつも、無理のない生産計画を立てられます。

在庫管理

在庫管理アプリは、倉庫に存在する商品の在庫数管理を行う業務アプリです。在庫管理アプリを導入すると、商品の在庫数のデータと実際に保管されている商品の在庫数を一致させる「情物一致」を徹底できます。

在庫管理において情物一致の徹底は、商品の過剰在庫や欠品を防止するために欠かせません。在庫数を商品需要に応じた適切な数量に保つことは、他業務に正確なデータを渡すことにつながり、商品生産や受注におけるムダも省けます。

販売管理

販売管理アプリは、商品の名称・コード・販売価格などを登録し、販売状況や代金回収の管理も行う業務アプリです。商品販売に関するあらゆる情報を管理することで、データ入力業務などの業務負担を軽減し、誤入力などのヒューマンエラーを防げます。

また、販売管理アプリの中には、案件ごとの見積り・請求の管理や、見積書・請求書の発行を行える製品も存在します。販売管理アプリで顧客データを蓄積し、受注管理やデータ分析に活用することも可能です。

受注管理

受注管理アプリは、顧客の注文を受けてから商品を出荷するまでの工程を管理する業務アプリです。受注管理は一般的に商品受注の管理を指すものの、近年は受注から出荷までを一括で管理するケースが多く、受注業務アプリも商品出荷までの管理に対応しています。

受注管理アプリを導入すると、顧客からの受注内容を確定して、販売管理などの業務とスムーズなデータ共有が可能です。受注確認や出荷完了といった顧客へのメール発信も自動で行えるため、受注作業における従業員の負担を軽減できます。

データ分析

データ分析アプリは、自社の売上や競合他社の動向、市場における需要やトレンドなどの各種データを収集・分析する業務アプリです。分析したデータは経営戦略の立案・改善や新しいニーズの発見に活用できます。

企業の規模が大きくなると、各部門が個別にデータを蓄積してしまい、全体での共有が難しくなるケースも少なくありません。データ分析アプリを導入することで蓄積したデータの共有がスムーズになり、企業が一体となる形でデータ分析を進められます。

人事管理

人事管理アプリは、従業員の勤務シフトや勤怠、給与計算などの人事・労務を適正に管理する業務アプリです。人事管理アプリを導入すると、勤務の実態に沿ったシフト作成や勤怠管理が行えるようになり、人事データを一元管理することで給与計算もスムーズに行えます。

人事管理アプリの中には、従業員が使用するPCやモバイル端末から出退勤の打刻ができる機能を持つ製品も存在します。昔ながらのタイムカードでの打刻管理を行っている企業は、人事管理アプリを導入することで新しい打刻管理システムに切り替えるきっかけとなるでしょう。

財務・会計

財務・会計アプリは、業務の遂行にかかった経費や事業の売上を入力して、賃借対照表や損益計算書を自動で作成できる業務アプリです。経費や売上のデータには、受注管理アプリや販売管理アプリで入力したデータを利用できます。財務・会計アプリを導入すると、入力データに不備がないかをチェックするだけで、財務・会計の業務をスムーズに進めることが可能です。

また、財務・会計アプリの中にはPDF・CSV形式での帳票出力に対応していたり、税金の申告書を作成できたりする機能がある製品も存在します。法改正にもアップデートで対応して、自動で処理変更してくれるアプリを選ぶと便利です。

社内情報共有

社内情報共有アプリは、グループウェアや社内SNSの機能を持った業務アプリです。グループウェアとは、社内の情報共有をスムーズに行うアプリのことを指し、メールソフト・スケジュール管理・ファイル共有などの機能を搭載しています。

一方の社内SNSとは、社内の従業員向けに開発されたSNSのことです。社内SNSを活用することにより、従業員間のコミュニケーションを促進して、エンゲージメントやモチベーションの向上を期待できます。ユーザーのグルーピングも可能であり、プロジェクトメンバーをグルーピングして必要なデータを送信・共有するなど、効率的な情報共有にも役立ちます。

業務アプリを導入するメリット3選

業務アプリの種類は多いものの、導入するメリットは主に下記の3つのポイントが挙げられます。

  • 業務効率化につながる
  • 在宅勤務(リモートワーク)に活用できる
  • 業務の属人化を解消できる

業務アプリの導入を検討する企業は、メリットを分析した上で、自社に必要かどうかを判断しましょう。

業務アプリを導入する3つのメリットについて詳しく解説します。

日々の業務効率化につながる

業務アプリを導入する最も大きなメリットが、日々の業務効率化につながる点です。

日本の企業では、現在でも情報共有に紙媒体の社内回覧やFAXを利用したり、人事や財務・会計を表計算ソフトで管理していたりするケースが少なくありません。紙媒体・表計算ソフトでの管理は作成に手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こり得ます。

業務アプリを導入すると、日々の業務にかけていた手間が削減できて、ヒューマンエラー発生のリスクも低減可能です。業務アプリの導入によって浮いた人手や労力を、より重要度の高い業務に当てられます。

在宅勤務(リモートワーク)がしやすくなる

業務アプリを導入することで、在宅勤務(リモートワーク)がしやすくなります。従業員が在宅勤務に利用する端末に業務アプリをインストールすれば、社外であっても社内に近い環境で勤務可能です。

在宅勤務のしやすさを目的として業務アプリを導入する際は、人事管理アプリや社内情報共有アプリを優先的に検討しましょう。人事管理アプリを導入することで、在宅勤務でも端末を通して出退勤管理が行えます。

社内情報共有アプリは、業務の情報共有にグループウェアが役立ちます。社内SNSの活用により、離れて働く従業員同士の交流を深められる点もメリットです。

属人化を解消できる

作業工程の管理が特定の人しかできない、財務や会計の書類作成を古株社員に任せきり、という企業も多いでしょう。業務アプリの導入には、業務の属人化を解消できるメリットもあります。

業務アプリは、業務の流れや仕組みが誰でも分かるように簡素化し、視覚的に表示してくれる点が特徴です。業務アプリを使用するユーザーの誰もがデータを利用しやすいように作られており、業務の詳細を特定の人しか分からない状況に陥りません。

また、業務の属人化がなくなることで、業務担当者の異動や退職が発生したときの引継ぎもしやすくなります。後任者が担当業務をスムーズに理解できて、引継ぎ作業による会社全体への影響を小さく抑えられます。

業務アプリの導入方法|「既製品の利用」「アプリ開発」を比較!

業務アプリの導入方法としては、大きく分けて「既製品の利用」「アプリ開発」の2種類が存在します。

●既製品の利用

既製品の利用は、システム開発会社が一般向けに販売する業務アプリを導入する方法です。

完成している業務アプリをそのまま導入することにより、導入コストを抑えられ、導入検討〜実装に時間がかからないというメリットがあります。一方でデメリットは、アプリの機能が自社の業務内容に合わない可能性があり、カスタマイズ性も低い点です。

既製品を利用する場合は、下記の流れで業務アプリの導入を進めます。

(1)製品の選定・問い合わせ 自社の業務内容に対応できる業務アプリ製品を選定し、提供会社に問い合わせをします。
(2)機能説明 提供会社の営業担当者から、業務アプリの機能説明やデモンストレーションが行われます。付帯できる機能や料金プランについても説明が行われます。
(3)売買契約の締結 導入する業務アプリを決定して、売買契約を締結します。
(4)導入作業・テスト 業務アプリの導入計画を立てた上で、実際の導入作業を行います。導入後は必ずテスト運用を行い、データの仕様や端末表示に問題がないかをチェックしてください。
(5)運用準備 業務アプリを利用する従業員に向けて、操作方法の説明を行います。

運用体制が整うことで、業務アプリの導入は完了です。

●アプリ開発

アプリ開発は、オリジナルの業務アプリを開発して導入する方法です。業務に必要な機能を搭載できるため、最適な業務アプリが導入でき、カスタマイズ性が高いというメリットがあります。ただし、アプリの開発コストがかかり、実装までの時間も長くかかる点はデメリットです。

また、アプリ開発での導入には、ノンプログラミングアプリ(ノーコードアプリ)を利用する方法もあります。ノンプログラミングアプリとは、プログラミング言語を使わず、用意されたテンプレートやパーツを組み合わせて業務アプリを開発できるツールです。

アプリ開発を行う場合は、下記の流れで業務アプリの開発から導入までを進めます。

(1)アプリの企画書を作成 必要な機能や利用目的を明確にした上で、業務アプリの企画書を作成します。現場で利用する従業員の意見を集めることも大切です。
(2)外部設計・内部設計 アプリのUIやプラットフォームの決定、使用するプログラミング言語など、アプリの外部設計を行います。外部設計の決定後に、実装するプログラミング内容などを決める内部設計を行います。
(3)アプリ開発 プログラマーが設計書に沿ってコーディングを進め、アプリ開発を行います。
(4)テスト実施 実装したコードが設計書の通りに動くかをテストします。まずは「単体テスト」でモジュールやコンポーネント単位のチェックを行い、問題点を修正した後に「結合テスト」で全体の動作チェックを行う流れです。
(5)業務アプリの導入・運用準備 業務アプリを導入し、従業員に向けて操作方法の説明を行うなど、運用体制を整えます。

開発した業務アプリの導入後は、利用者からのフィードバックを集めて機能改修・改善に努めます。カスタマイズ性の高さにより、導入後に更なる業務効率化を目指せる点も、アプリ開発の強みです。

最適な業務アプリを選ぶためのポイント

企業が業務アプリを導入する際は、まず自社の業務に必要な機能を絞り込んだ上で、無理なく実現できる導入方法を検討します。業務アプリの運用や利便性にかかわる、いくつかのポイントを押さえておくことも重要です。

最後に、自社にとって最適な業務アプリを選ぶためのポイントを4つ説明します。

(1)予算内で必要な機能を備えられるか

業務アプリの導入にかけられる予算には上限があります。業務アプリを選ぶ際は、設定されている予算内で必要な機能を備えられるかが重要です。例えば既製品の業務アプリを利用する場合、自社の業務に使用する機能が備わっていても、予算をオーバーしてしまう可能性があります。

必要な機能が多い場合は、求める機能に優先順位をつける方法がおすすめです。優先度の高い機能を多く備えられる業務アプリを選びましょう。

(2)各機能をどのように使用するか

業務アプリの選び方では、備わっている各機能をどのように使用するかを考えることが重要です。必要な機能が備わっていることだけで選ぶと、導入した後になって「自社の業務では使いにくい」ことが判明するおそれもあります。

例えば製造業が生産管理アプリを導入する場合、完成品の数をカウントするだけではなく、製造工程において発生する不適合品の管理も行う必要があります。発生した不適合品の数をカウントし、数量の修正などにも対応できなければなりません。

自社の業務内容や業務の流れをあらかじめ整理しておくことで、業務の実態に沿った機能を持つ業務アプリを選べます。

(3)操作性に優れているか

どれだけ機能性の高い業務アプリであっても、社内の従業員が使いこなせないのでは導入する意味がありません。業務アプリは日々の業務に活用するツールであるため、操作性に優れていることが重要です。

特に、UIのボタン配置は業務の流れに沿っているか、画面は簡潔で見やすい表示がされているかは重点的にチェックしましょう。現場の従業員が操作に戸惑う業務アプリでは、業務効率化は実現できません。

また、社内に業務アプリの利用が浸透する環境を作ることも重要です。操作性に優れている業務アプリであっても、導入後はシステム業務や業務アプリのノウハウがある社員がテスト運用を行い、マニュアルを整備してください。

(4)セキュリティ対策は万全か

自社の業務データや顧客情報を守るために、多くの企業が物理的・技術的なセキュリティ対策を実施しています。業務アプリの導入は、社内に新しいシステムを導入することであるため、セキュリティ対策が万全であるかをよく確認ください。

情報漏洩やハッキングへの対策が施されていることは必須条件です。業務アプリは社内ネットワークの一部分であり、外部からの攻撃や不適切なデータの持ち出しに対応できなければなりません。

また、自社がすでに導入しているセキュリティソフトと、業務アプリのセキュリティ仕様が合っているか、互いに干渉しないかの確認も必要です。

まとめ

業務アプリとは、業務効率化を目的としたアプリです。

業務アプリは主に8つの種類があり、企業は自社の業務に合った業務アプリを選べます。業務アプリを導入する企業は、紹介した導入方法や導入するポイントを参考にして、最適な業務アプリを選びましょう。

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