生産管理表はエクセルで作成可能！メリット・デメリットとおすすめツール

製造業における「生産管理」とは、資材の調達や在庫管理、製造工程の計画・実施、品質管理、納品といった生産計画に関わる業務全般を管理することです。生産管理のサポートとして専用ツールを導入している企業もありますが、簡易な生産管理表はエクセルでも作成することができます。

そこで今回は、生産管理をエクセルで行うメリット・デメリットについて解説します。エクセルでの生産管理表の作成方法や活用する際のポイントも併せて確認し、専用ツールの検討も視野に入れた上で、自社に適した生産管理を行いましょう。

生産管理をエクセルで行うメリット2つ

エクセル（Excel）は、マイクロソフト社が提供する表計算ソフトであり、製造業における生産管理に活用することが可能です。生産管理をエクセルで行うことには、下記のようなメリットがあります。

【エクセルで生産管理を行う2つのメリット】

ここでは、上記の2つのメリットについて詳しく解説します。

導入ハードルが非常に低い

エクセルは、多くの企業で日常的に活用されている代表的なオフィスツールであり、すでに導入済みという企業も少なくありません。エクセルを生産管理に活用すれば、追加の導入コストをかけずに生産管理を効率化することが可能です。ライセンスの購入・追加も低コストでできるため、導入コストを大幅に抑えられるでしょう。

また、エクセルは広く普及しているソフトであり、操作に慣れている従業員も少なくありません。エクセルはシンプルで直感的な操作が多いので、エクセル初心者の従業員でも学習負担が低く、比較的早く実践に移れる可能性が高いでしょう。

このように、エクセルを生産管理に活用することには、コスト面と従業員の教育・学習面の両方において導入ハードルが非常に低いというメリットがあります。スムーズに導入できるため、従業員の業務負担軽減にもつながるでしょう。

他ツールとの連携ができる

エクセルは世界的に普及しているソフトであり、他のツールとの連携ができるという点も、生産管理にエクセルを活用するメリットの1つです。特にCSVファイルの取り込み・出力が可能なツールとのやり取りが容易に行えるため、既存のツールともスムーズに連携できるでしょう。

また、エクセルのマクロ機能やVBAを活用して、データ処理や関数の実行などを自動化することも可能です。RPA（ロボットによる自動化ツール）やBI（情報分析ツール）なども連携させれば、さらなる業務効率化を図れるでしょう。

生産管理をエクセルで行うデメリット3つ

生産管理をエクセルで行うことにはメリットもある一方、下記のようなデメリットや注意点も存在します。メリットとデメリットの両方をふまえた上で、エクセルでの生産管理が自社に適しているかどうかを判断するようにしましょう。

【エクセルで生産管理を行う3つのデメリット】

ここでは、上記の3つのデメリット・注意点について詳しく解説します。

同時編集・リアルタイム共有ができない

エクセルは基本的に、1つのファイルを複数人で同時に編集することはできません。設定や利用プランによっては同時編集することも可能ですが、設定の手間や追加コストが必要となる点に注意しましょう。

また、同時編集が難しいという性質から、リアルタイムでの共有ができず、部署間・従業員間で情報のタイムラグが生じることも、注意すべきポイントの1つです。小規模なチームではエクセルを便利に利用できる場合もありますが、多人数が関わる大規模なプロジェクトの生産管理を行う場合は不向きであると言えるでしょう。

データ量の増加によって処理速度が低下する

ファイル中の生産管理データが増加すると、ファイルサイズが大きくなり、読み込みや保存にかかる時間が長くなります。アップロードやダウンロードにも時間を要するため、待ち時間などのタイムロスが発生しやすくなるでしょう。

また、データ量の増加によってエクセルの処理速度が低下すると、操作や編集に時間がかかるようになります。作業時間の増加により、作業効率が低下するおそれがあることにも注意しましょう。

業務の属人化を招くおそれがある

エクセルのユーザーには、初心者レベルの方もいれば、複雑なマクロやVBAを組めるほどの高度な知識・スキルを持つ方もいます。エクセルで生産管理を行う場合、基本的には、高いエクセルスキルを持つ特定の従業員が生産管理表の作成やデータの管理、処理を担当することになるでしょう。

しかし、生産管理表に関する業務が属人化してしまうと、特定の従業員の休みや異動などにより、生産管理表を適切に運用できない事態に陥る可能性があります。生産管理表に不具合が発生しても、他の従業員が同様の作業スキルを持っていない場合、復旧作業ができずにそのまま使えなくなってしまうケースがあることに注意が必要です。

エクセルを活用した生産管理表の作り方

エクセルで生産管理を行うメリット・デメリットをふまえた上で、「まずはエクセルから生産管理を始めてみよう」と考えている方も多いでしょう。

ここでは、生産管理をエクセルで行う方法を2つ紹介します。生産管理表を効率的に作成する方法や、よく使用される関数も併せて確認しましょう。

ガントチャートを作成する

ガントチャートとは、予定や進捗状況を一目で確認できるようにした管理表を指します。必要な業務を細分化した結果洗い出されたタスクを縦軸にとり、横軸に日付や時間などを記入した上で、予定や進捗状況を横棒や矢印で表しましょう。

予定や進捗状況を表す横棒や矢印は、エクセルの描画機能や条件付き書式などを活用すれば簡単に表示できます。無料で利用できるテンプレートも多く公開されているため、一から作成する手間を省きたい方はぜひ活用してください。

関数を用いて作成する

エクセルでの計算作業や入力作業を効率化したい方は、必要に応じて関数を使用すると良いでしょう。生産管理においてよく使用される関数には、下記のようなものがあります。

【生産管理でよく使用されるエクセル関数】

エクセルで生産管理を行う際のポイント

エクセルで生産管理を行う際には、ポイントを押さえて運用することが大切です。下記の4つのポイントをふまえた上で運用するよう心がけましょう。

エクセルを生産管理に活用する際には、運用ルールを決めて関係者全員に周知・情報共有し、誰もが効率良く作業できる環境を整えることが重要です。誰もが分かりやすく扱いやすい管理表を作成した上で、定期的にバックアップを行い、ファイルの誤削除や突然の破損といったトラブルに備えましょう。

エクセルによる生産管理表の課題解決には「@pocket」がおすすめ！

エクセルを活用した生産管理は導入ハードルが低いなどのメリットがある一方で、チームやデータの規模によってはかえって効率が低下するというデメリットもあります。エクセルによる生産管理表の運用に限界を感じた方には、生産管理も行える「＠pocket」の導入がおすすめです。

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まとめ

エクセルでの生産管理は導入ハードルが低いというメリットがある一方、「同時編集・リアルタイム共有ができない」「処理速度が低下しやすい」などのデメリットもあります。ガントチャートや関数などを利用して利便性の高い生産管理表を作成することもできますが、エクセルでの管理が難しい場合は専用ツールの導入を検討すると良いでしょう。

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