企業が販売管理を適正に行うには、販売管理システムの導入が必要です。「エクセルで販売管理システムを作成できないか」と考える企業担当者の方は多いのではないでしょうか。
結論から述べると、販売管理システムはエクセルで作成可能です。
当記事では、エクセルで販売管理システムを作成する方法や、課題解決につながるツールなどについて解説します。
目次
販売管理とは
販売管理とは、企業の販売活動にかかわる一連の業務を管理することです。販売活動にかかわる業務には、販売する商品の受注・仕入れ・入出庫や、売上・支払い・請求といったお金の流れ、顧客情報の管理も含まれます。
企業の販売管理をスムーズに進めるために、業務の項目を視覚的にまとめて一元管理できるようにシステム化したものが「販売管理システム」です。
販売管理システムは、厳正な商品管理や取引状況の整理が必要な企業や、商品の受注から納品までにいくつもの部門をまたぐ企業で導入されています。
導入されている業種の例は、商品在庫や受発注の管理が重要となる小売業や、複雑な商習慣が存在する卸売業、多くの商品を取り扱う製造業などです。
販売管理システムはエクセルで作成可能？
まず前提として、販売管理システムを構築するには下記の3つの表が必要になります。
| ●在庫管理表 商品の在庫にかかわる情報を管理する表です。商品名と単価・数量、入出庫の日付などを記録します。 ●顧客管理表 企業と取引をしている顧客の情報を一覧形式で管理する表です。顧客の企業名や担当者名、住所・連絡先と商談情報などを記録します。 ●売上管理表 企業の販売活動による売上情報を管理するための表です。取引先の顧客名と販売した商品名、取引番号・販売個数・単価・売上金額などを記録します。 |
在庫管理表・顧客管理表・売上管理表の3つは、全てエクセルで作成することが可能です。エクセルには表のデータが管理・分析しやすいテーブル機能も備わっており、3つの表を簡単に作成できます。
また、エクセルは多くの企業で使用されているアプリケーションであるため、表作成に活用できる無料テンプレートもインターネット上で数多く公開されています。
在庫管理表・顧客管理表・売上管理表のそれぞれを無料テンプレートを用いて作成すれば、専用ツールを使わずともエクセルで販売管理システムを構築可能です。
エクセルを用いた販売管理システムの作成方法
まずは無料テンプレートを使用せず、エクセルで在庫管理表・顧客管理表・売上管理表の3つの表を作成する方法を紹介します。
次に表のレイアウトを決定します。
画面上に一覧表示できることを念頭に置き、表のどの部分にどのデータを入れるか、セルのサイズはどのくらいがよいかを設定します。行方向（横）へのスクロールが発生する場合は「商品名」「単価」「企業名」などの重要な項目が常に表示されるよう、セルの固定が必要です。
見やすい表を作るには、エクセルのフォントや表の背景色も設定しましょう。項目名のフォントは太字にして、重要な項目の列は目立つ背景色にすると、データの入力時や抽出時にミスを減らせます。
最後に、作成した表へと情報入力を行います。想定したレイアウト通りにデータが表示されているか、データが見えにくい表示・配置になっていないかを確認しましょう。
情報入力とあわせて関数設定も行います。指定したセルの値を合計する「SUMIF関数」や、特定のデータを取り出せる「VLOOKUP関数」の使用がおすすめです。設定した関数が複数列で正しく機能するか、エラーが返ってこないかも必ず確認してください。
紹介した手順で在庫管理表・顧客管理表・売上管理表の3つをエクセルで作ると、業務に使用できる販売管理システムが作成できます。
販売管理システムの作成に役立つ無料テンプレート
エクセルで販売管理システムを作成するには、無料テンプレートの活用が便利です。
在庫管理表・顧客管理表・売上管理表のそれぞれについて、エクセルの無料テンプレートを紹介します。
【在庫管理表の無料テンプレート】
| ●「在庫管理表・棚卸表」の書式テンプレート・フォーマット一覧｜bizocean（ビズオーシャン） さまざまな形式の在庫管理表が紹介されているページです。商品コード・商品名・ロットナンバーなどの詳細が入力できるものから、入力項目が簡易なものまで用意されています。 ●使いやすい在庫管理表テンプレート（Excel・エクセル）｜ビズ研 業種を問わずに使いやすい在庫管理表テンプレートが揃っています。テンプレートの種類は「基本型」「シンプル型」「詳細型_横向き」「伝票型（手書き用）」「早見表付き（Excel管理用）」の4つです。 |
【顧客管理表の無料テンプレート】
| ●すぐに使える顧客管理表・顧客リストテンプレート(Excel・PDF)｜ビズ研 「シンプルな顧客管理表」「横向き」「目的別専用テンプレート」の3形式・全19種類のテンプレートが紹介されています。自社の顧客管理に必要な項目があり、社内で共有しやすいレイアウトのテンプレートを選びましょう。 ●【無料】顧客カルテ テンプレート | エクセル無料ダウンロード｜ビズルート 顧客カルテと顧客管理テンプレートの2つが紹介されているものの、顧客管理には顧客管理テンプレートを使用しましょう。ビジネス向けの表と個人向けの表、営業リスト用の表が用意されています。 |
【売上管理表の無料テンプレート】
| ●エクセル売上管理表テンプレート | (日別・月別)無料ダウンロード｜ビズルート 「日別」「月間」「取引先別」「週間」「商品別」の5形式で、それぞれの売上管理に適したテンプレートが紹介されているページです。管理したい売上の期間や、管理する対象に応じて、適切なテンプレートを選べます。 ●「売上管理表」の書式テンプレート/フォーマットのダウンロード｜bizocean（ビズオーシャン） 「日別」「月別」「取引先別」「商品別」など、さまざまな形式の売上管理表が紹介されています。業種に特化したテンプレートもあり、企業の事業領域に合わせてダウンロードするファイルを選べます。 |
エクセルによる販売管理システムの課題点
エクセルで構築した販売管理システムには、「データの連動が難しい」という課題があります。
在庫管理表・顧客管理表・売上管理表に入力するデータは連動しているものの、異なるファイル・シート間で実際に連動させるには複雑な関数やマクロの設定が必要です。
エクセルの扱いに慣れていない場合、3つのファイルを別々で運用することになり、管理の労力が増えたりミスにつながったりするでしょう。
また、エクセルで販売管理システムを構築すると、結果として「販売管理業務が属人化する」点も課題です。エクセルの扱いに慣れている担当者が退職すると、販売管理システムの運用やファイル更新ができなくなる可能性があります。
「@pocket」でよりスムーズな販売管理を実現！
エクセルによる販売管理システムの構築は課題点が多く、かえって手間がかかる可能性もあります。
スムーズな販売管理を実現するには、ノンプログラミング業務アプリ作成ツールの「@pocket」による販売管理システムの作成がおすすめです。
「@pocket」を利用すれば、在庫管理表・顧客管理表・売上管理表の3つを備えたアプリを簡単に、かつ低コストで作成できます。データの連動や表データの集計・分析機能も簡単な操作で組み込めるため、企業の販売管理を効率的に行えます。
まとめ
企業の販売管理に役立つ販売管理システムは、在庫管理表・顧客管理表・売上管理表をエクセルで作成することで構築可能です。
しかし、エクセルで構築した販売管理システムには、「データの連動が難しい」「販売管理業務が属人化する」といった課題があります。
企業がスムーズな販売管理を実現するには、「@pocket」で販売管理システムアプリを作成しましょう。
最初に、販売管理システムの表へと入力するマスターデータを洗い出します。マスターデータは、在庫管理表なら商品名・単価・数量など、顧客管理表なら企業名・住所・連絡先のように、表ごとに入力する項目分が必要です。
マスターデータをきちんと洗い出していなければ、必要な管理項目が備わっていない表になるため、項目の漏れがないようにしましょう。