業務効率化ツールおすすめ比較。工数50％減を実現した脱エクセル導入術

この記事のまとめ

業務効率化ツールの選び方を選ぶ鍵は、エクセルや紙で行っている作業をクラウドやAIに置き換え、工数を目に見えて減らすことにあります。実際にクラウド会計とAI-OCRの組み合わせで記帳の工数を約50%削減した事例もあり、補助金を使えば導入負担を抑えられる場合があります。

コミュニケーション、会計、施工管理、介護、会議など、課題に合うカテゴリから選ぶことが出発点です。
課題整理と自己診断ツールの活用で、ベンダー任せにしない選定が可能になります。
デジタル化・AI導入補助金や自治体の補助制度を使うと、費用の一部が支援されます。
クラウド会計とAI-OCR導入で記帳工数を約50%削減した会計事務所の事例があります。

業務効率化ツールの基本と脱エクセルの必要性

業務効率化ツールの定義と役割

業務効率化ツールとは、日々の事務作業や情報共有をシステムで支え、人の手間を減らすためのソフトやサービスのことです（参照 *1）。

働き方の変化は、こうしたツール活用の前提を大きく変えています。テレワークは時間や場所にとらわれない働き方であり、PCやネット回線などのICTを活用することで、オフィスだけでなく自宅やコワーキングスペースなど社外でも働ける柔軟な勤務形態を実現します。

オフィスの外で働く人が増えるほど、紙やローカルのエクセルでは情報がすぐに共有できず、業務が止まってしまいます。

そのため、業務効率化ツールは「作業を速くする道具」であると同時に、離れた場所で働く仲間をつなぐ土台にもなります。自社の課題がどこにあるかを見極めたうえで、役割の違うツールを組み合わせて使う視点が重要になります。

脱エクセルが進む背景と課題

脱エクセルが求められる理由は、エクセル中心の運用に手作業と属人化が積み重なり、工数とミスが増えるためです。

会計業務の現場では、売上や仕入れ、経費などを手作業で入力・転記しなければならないこと、転記・計算ミスが起こるリスクが高く、確認や修正に多くの時間を要すること、どの項目をどこに記載すべきかといった会計の専門知識が必要になることが課題として挙げられます（参照 *2）。

同じ数字を何度も打ち直す作業は、担当者の負担を増やし、確認工数も増えてしまいます。

AI活用の面でも、エクセル単独の運用には限界があります。データをChatGPTに貼り付けて、またエクセルに戻って作業をすることになり、より効率的に行うにはエクセルなどの表計算ソフトの中でAIがスムーズに動くことが求められます（参照 *3）。

エクセルそのものを捨てるのではなく、AIやクラウドと組み合わせることで、既存の資産を活かしながら工数を減らす方向が現実的な選択肢になります。

Excelで行っている業務そのものをアプリ化する方法も

Excelで管理している情報が増え、複数人での共有や更新に手間がかかっている場合は、クラウド型の業務アプリへ置き換える方法もあります。

@pocketは、プログラミングの専門知識がなくても、自社の業務に合わせたアプリを作成できるノーコードツールです。案件管理や顧客管理、日報、各種申請など、これまでExcelで管理していた業務をクラウド上にまとめることができます。

業務効率化ツールの主な種類と選び方

コミュニケーション・情報共有系

コミュニケーション・情報共有系のツールは、社内のやり取りとナレッジ共有を一つの場所にまとめ、メールや口頭伝達に頼っていた業務の抜け漏れを減らします。

社内SNSツールは、SNSで社員間のコミュニケーションを促進し、相互理解を深めながら、エンゲージメントの向上や企業理念の浸透を支援することのできるシステム・サービスであり、導入することで全社横断的に情報共有できます（参照 *4）。

部門をまたぐ相談や気づきの共有が可視化され、埋もれがちだった現場の声を吸い上げやすくなります。

自社の使い方に照らして、会話・共有・文書処理のどこに負荷が集中しているかを整理すると、選定の軸が定まります。

バックオフィス系（会計・経理）

バックオフィス系のツールは、会計・経理でエクセルや紙に頼ってきた作業を自動化し、脱エクセルの効果が確認しやすい領域です。

クラウド会計ソフトには、領収書を撮影・アップロードして金額などを読み取り、入力データを集計して売上や経費を計算し、過去データをもとに勘定科目を提案し、試算表や決算書などを作成できるものがあります。利用できる機能、対象プラン、処理件数、料金、読み取り結果の確認・修正の要否は、製品・プランによって異なります（参照 *5）。

入力・集計・仕訳・帳簿作成という一連の流れが自動化されると、担当者は確認と分析に時間を回せます。

クラウド会計ソフトは、インターネットを通じて利用できる会計ソフトのことで、インターネットバンキングから入出金情報を取り込んだり、請求書等の証憑をスマートフォンやスキャナーで読み取って自動で仕訳まで行うことが可能となり、業務効率化やペーパーレス化を図る場合があります（参照 *6）。

現場・業種特化系（施工管理・介護など）

現場・業種特化系のツールは、その業種特有の業務フローに合わせて設計され、汎用ツールでは対応しきれない管理業務を支えます。

建設プロジェクトでは工事費や工期、資材や作業量など多岐にわたる要素を管理する必要があり、天候や資材調達のトラブルなどにより工程の調整を求められる場面も少なくないため、Excelや紙を使った工程管理では工程表の作成・修正にかかる作業量の多さや、現場・工事関係者への共有に時間がかかることが課題となっていました（参照 *7）。

専用の工程管理ソフトを使えば、変更を即時に共有でき、関係者間の連絡コストが下がります。たとえば介護ソフトは、利用者情報の管理やケアプランの作成といった日常業務から、国保連（国民健康保険団体連合会）への請求、職員の給与管理といった基幹業務までをワンストップで効率化するためのツールです（参照 *8）。

業種特化ツールの市場は広がっており、J-COMSIAの発表によれば、同協議会の会員企業数は年々増加しており、登録ソフトウェア数は5年間で約2.2倍に拡大し、現在では74社191ソフト（2025年度11月時点）に達し、主要ベンダーを広く網羅しています（参照 *9）。

選定の際は、業務範囲と対応制度、他システムとの連携可否を比較軸に据えると迷いにくくなります。

一方で、業種専用ツールほどの専門機能は必要なく、「自社独自の管理方法に合わせたい」という場合は、ノーコードツールで業務アプリを作る方法もあります。

@pocketでは、必要な項目を組み合わせて業務に合わせたアプリを作成できるため、例えば案件管理、点検記録、作業報告、進捗管理など、自社の運用に合わせた管理方法を構築できます。

→ @pocketの活用例を見る

→@pocketを導入した会社の活用事例を見てみる。

会議・生成AI活用系

会議・生成AI活用系のツールは、会議前後の準備・共有や、日常業務の自動化を支援します。

会議効率化ツールは、会議に関連する業務をより円滑に進めるためのツールで、会議を効果的に行うためには会議当日だけでなく会議前後の業務も重要であり、具体的にはアジェンダや会議資料の作成など会議に向けた事前準備、会議後は決定事項の共有や管理があります。

準備と後追いをツールでまかなえると、会議そのものを短時間で終わらせやすくなります。

さらに、バイブコーディングはテキスト生成AIの延長線上で手軽にちょっとしたプログラムを作成できる手法であり、業務の効率化に貢献できる可能性があります（参照 *10）。

生成AIを使う際は、扱う情報の範囲や社内ルールに沿った運用ができるかを事前に確認しておくと安心です。

導入で工数を減らす手順と判断基準

課題の可視化とツール選定の流れ

導入で工数を減らすためには、いきなり製品を選ぶのではなく、自社の課題を可視化してから選定に進む手順が有効です。

ミラサポplusの手引きでは、まず自社の経営や業務にどのような課題があるのかを整理することが出発点だと示しています。

たとえば、「売上管理がアナログで非効率」「月次決算が遅く、経営判断の材料が不足している」「人手不足で事務処理が滞っている」など、自社の困りごとを社内で共有し、洗い出すことが出発点だとまとめています（参照 *11）。困りごとを言語化できると、必要なツールの機能要件が具体化されます。

省力化ナビは、自社の課題に合わせた業務改善や省力化のヒントを見つけることができるWebサイトで、直観的に操作でき、利用方法を確認しやすいツールになっています（参照 *11）。診断結果と社内で洗い出した課題を突き合わせると、どの領域から着手すべきかの優先順位が見えてきます。

失敗を避けるチェックポイント

失敗を避けるためのポイントは、ベンダー任せにせず、自社で判断軸を持って進めることです。

ミラサポplusは、大切なのは「IT導入支援事業者（ITベンダー等）任せにしない」ことだと強調し、デジタル化・AI導入補助金の趣旨を理解したうえで、自社の課題やニーズに合ったITツールを導入し、業務効率化やDXの推進、生産性向上に役立ててくださいと呼びかけています（参照 *11）。

補助金や提案を鵜呑みにせず、自社の目的に合致しているかを判断することが要となります。

導入前の試行も有効な確認手段です。ある事業者は、14日間のフリートライアルやオンラインでの製品説明など、検討できる機会を用意しています（参照 *12）。

無料試行と第三者情報を組み合わせて確かめる姿勢が、導入後のミスマッチを減らします。

導入効果を高める補助金と支援制度の活用

業務効率化ツールの導入コストを抑える手段として、公的な補助金と支援制度を活用する方法があります。

ミラサポplusは、これまでIT導入補助金は中小企業・小規模事業者等のデジタル化やDXに向けたITツールの導入を支援してきたとしたうえで、名称は「デジタル化・AI導入補助金」に変わりましたが、基本的な制度設計は大きく変わりませんと説明しています（参照 *11）。

関連する解説でも、IT導入補助金は2026年度よりデジタル化・AI導入補助金へと新しくなり、この補助金はすでに世の中に出回っているAI搭載のソフトウェアやクラウドサービスを自社に新しく取り入れたいときに適していると整理されています（参照 *13）。

枠ごとの特徴も押さえておくと選びやすくなります。

香川県の商工会は、デジタル化・AI導入補助金の類型のうち、特にインボイス枠（インボイス対応類型）についてはインボイス制度への対応に特化した支援枠であり、ハードウェアや安価なITツールでも利用可能で、小規模事業者の場合、導入費用の最大80%が補助されるため活用を検討してほしいと案内しています（参照 *6）。

自治体独自の支援もあり、ある補助金では通常枠の補助金限度額が上限200万円・下限60万円、小規模枠が上限60万円・下限10万円で、補助率3／4以内（1,000円未満切り捨て）と定められています（参照 *14）。補助金は年度によって条件が変わることがあるため、申請前に最新の公募要領を確認するとよいでしょう。

脱エクセルで工数50％減を実現した導入事例

業務効率化ツールの導入によって、定量的な成果を出した事例があります。

手作業の記帳をAI-OCRとクラウド会計に置き換えたことで、単一業務だけでなく事務所全体の生産性まで改善につながっている点が特徴です。

自治体の事例も参考になります。デジタル庁の報道では、AIを活用することで、これまで会議の資料作成から議事録の共有まで9時間ほどかかっていた作業を50分ほどに短縮できたとしています（参照 *15）。

加えて、今回の経験から、予算も時間も人員も限られている小規模な自治体にとってAIは伴走者になり得ることがわかりましたとまとめています（参照 *15）。

建設分野では中小機構の紹介事例で、点群処理ソフトの導入により当初の狙いどおり点群処理の内製化を実現でき、この成果は同社にとって目に見えて大きく、特にコスト面ではその年によって差はあるものの年間で数千万かかっていた外注費用を削減できたと報告されています（参照 *16）。

数値は各事例の条件に依存するため、自社の業務量やフローに置き換えて期待効果を見積もる姿勢が欠かせません。

おわりに

業務効率化ツールの選び方を選ぶ際は、汎用のコミュニケーション系から会計・業種特化・生成AI活用まで、自社の課題に合わせて役割の異なるツールを比較することが出発点となります。脱エクセルを軸に据えると、手作業や転記の負担が減り、記帳工数を約50%削減した事例のように定量的な成果につながる可能性があります。

まずは省力化ナビなどで課題を可視化し、無料試行や第三者情報でツールを見極め、デジタル化・AI導入補助金や自治体の支援制度を組み合わせて負担を抑える場合があります。制度や機能は更新されるため、申請や導入の直前には公式情報で最新の条件を確認してください。

まずは、自社の業務を一つアプリにして試してみませんか？

業務効率化は、いきなり会社全体の仕組みを変える必要はありません。

@pocketなら、プログラミングの専門知識がなくても、現在Excelや紙で管理している業務に合わせてアプリを作成できます。まずは一つの業務からクラウド化し、自社に合うか実際に試してみることができます。

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