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タスク管理おすすめアプリ5選比較、脱エクセルで工数を減らす業務改善術

タスク管理おすすめ5選

この記事のまとめ

脱エクセルによる工数削減を目指すなら、タスク管理は専用アプリへの移行が近道です。本記事では、タスク管理の基本からアプリ選びの判断軸、代表的な5つのアプリの比較、導入時の失敗と定着のコツまで整理しています。

  • タスク管理は「誰が・何を・いつまでに」を見える形にする仕組みです。
  • エクセル管理は共有・通知・進捗把握の面で限界があり、専用アプリで工数を減らせます。
  • 選び方は利用シーン、料金、連携、サブタスクの有無を軸に見極めます。
  • 紹介するアプリはサポットさん、Chatwork、Any Planner、Sponte、Notionの5つです。

タスク管理の基本と目的

タスク管理の定義と役割

タスク管理とは、日々の仕事を「誰が・何を・いつまでに」やるのかを見える形に整える行為です。

Chatworkのタスク管理機能は、チャットメッセージの中から誰が何をいつまでにやるべきかをその場でタスク化し、担当者と期限つきで管理できる機能です（参照*1）。この定義は、担当者・作業内容・期限の3点を揃えることが管理の出発点であることを示しています。

担当・内容・期限が揃わないタスクは、着手漏れや二重対応が発生しやすくなります。逆に言えば、担当・内容・期限を1カ所で見られるようにするだけで、日常業務の混乱を減らせます。

タスク管理は特別な取り組みではなく、この基本の3点を継続して回すための土台づくりだと考えると分かりやすいです。

抜け漏れが起きる3つの原因

抜け漏れは、管理場所の分散、頭の中だけでの処理、優先順位の欠如という3つの原因から起こりやすくなります。

紙の手帳、スマホのメモ、LINEの自分宛メッセージ、各種マイページなど、タスクがバラバラに管理されていると「あの予定はどこに書いたか」という状態になり、確実に抜け漏れが発生します（参照*2）。

予定を飛ばしやすい人に共通するのは、覚えているつもりで管理してしまうことであり、忙しくなるほど頭の中だけでの処理からは確実に抜けが出るため、頭の中は保管場所ではなく作業場所と考えるほうがよいと語られています（参照*3）。

この2つの原因に、優先順位を決めずに片端から着手してしまう習慣が加わると、緊急度の低い作業に時間を奪われて締切直前に慌てる状況が繰り返されます。まず「保管場所を1つに集約する」「頭の外に出す」「順番を決める」の3点を意識すると、抜け漏れの多くは仕組みで防げます。

タスク管理の悩み

脱エクセルで工数が減る理由

エクセル管理の限界と負担

エクセルでのタスク管理は、共有・更新・通知・進捗把握の4点で負担が大きくなりやすい方式です。

1つの仕事が複数の作業ステップに分かれる場面は多く、それらをバラバラのタスクとして平坦に並べると、全体の進み具合が見えづらくなることがあり、親タスクと子タスクとしてまとめて管理したいという要望が寄せられています（参照*4）。エクセルはセルを縦横に並べる構造上、親子関係や依存関係を表現しにくく、行が増えるほど俯瞰性が落ちていきます。

さらに、ローカルに保存したファイルを複数人が個別に更新したり、共同編集に対応していない環境で共有したりすると版が分かれ、期限通知などを別途設定していない場合は期限の接近に気付きにくいという課題も出ます。エクセルは単純な一覧の作成や集計には向いていますが、複数人で継続的に動くタスクを回す用途では、利用環境や運用によって更新内容の共有や通知設定に手作業が発生し、工数がかさみやすくなります。

だからこそ、複数人で回す業務ほど専用アプリへの移行を検討する価値があります。

アプリ導入で得られる効果

アプリを導入すると、タスクの自動集約、期限通知、転記工数の削減という直接的な効果が得られます。

作成されたタスクは個人ごと・グループごとの一覧画面に自動的に集約され、タスクの追加や完了などに応じて通知を受け取れる仕組みとなっており、会話の流れの中で依頼が生まれた瞬間にそのままタスク化できるため、別のツールに転記する手間がかからないと説明されています（参照*1）。集約・通知・転記削減は、エクセルでは仕組みとして持ちにくかった機能そのものです。

アプリ導入の効果は、機能を使うこと自体ではなく、集約された情報をどう判断に活かすかで決まります。ツールを組み合わせるほど工程は効率化できますが、ツールに依存しすぎず、自分の思考と知識をしっかり反映させることが重要だと指摘されています（参照*5）。

導入時は削減できた工数を、優先順位の見直しなど人が担う判断に振り向ける発想が有効です。

タスクだけでなく、案件情報や顧客情報、対応履歴などもあわせて管理したい場合は、タスク管理専用アプリだけでなく、自社の業務に合わせて管理項目を作れるノーコード型の業務アプリも選択肢になります。

例えば「@pocket」は、プログラミングの知識がなくても、必要な項目を組み合わせて自社の業務に合わせたアプリを作成できるノーコードツールです。Excelで管理していた情報をクラウド上にまとめ、タスクだけでなく、そのタスクに関連する業務情報も一緒に管理できます。

→ Excelからの業務アプリ化について@pocketで詳しく見る

タスク管理から業務全体の効率化へ

タスク管理アプリの選び方

利用シーンと機能の優先順位

アプリ選びは、利用シーンごとに優先すべき機能を先に決めるところから始めます。

利用シーン別の選び分けの例として、就活に特化した機能が欲しい場合はTOMOLOG、シンプルに使いたい場合はTimeTreeやLifebear、Googleサービスと連携したい場合はGoogleカレンダー、手帳のようにオールインワンで使いたい場合はジョルテカレンダーというように、目的別にアプリを選び分ける方法が紹介されています（参照*2）。この整理は、機能の多さではなく「何をしたいか」を先に決めることの重要性を示しています。

ビジネス用途であれば、個人での使い勝手だけでなく、チーム全体で同じ画面を見られるか、既に使っているチャットやカレンダーと連携できるかも判断材料です。優先順位を決めずにアプリを比較すると、多機能なほど良く見えてしまい、結局定着しない選択になりがちです。

まず自分の業務で外せない条件を3つに絞り、その条件を満たすアプリだけを比較の土俵に乗せる進め方が現実的です。

料金プランと連携の確認軸

料金プランと機能は、導入後の使い勝手を左右する要素です。

Chatworkの料金は、フリープランが月額0円でタスク管理機能を利用可能（メッセージ閲覧に40日の制限あり）、スタンダードプランが年間契約で1ユーザーあたり月額700円・月間契約で840円、プロフェッショナルプランが年間契約で1ユーザーあたり月額1,200円・月間契約で1,440円（いずれも税抜）という体系です。スタンダードプランでは利用できる機能が拡張され、プロフェッショナルプランではセキュリティ・管理機能が強化されます（参照*1）。料金は変更される可能性があるため、契約前に公式サイトで最新の情報を確認するとよいです。

機能面では、毎週・毎月の定期タスクにサブタスクのテンプレートを設定でき、定型業務の準備を毎回作り直す手間がなくなること、サブタスクの期限は親タスクの期限を基準に指定でき、定期タスクの設定を変えてもサブタスクの期限が自動で連動することが紹介されています（参照*4）。

料金・連携・サブタスクの3点を確認軸として並べておくと、比較検討の精度が上がります。

おすすめタスク管理アプリ5選比較

アプリ1 サポットさん

サポットさんは、Slack起点で親子タスクを扱える全自動タスク管理アプリです。

新機能のサブタスクは1つのタスクを複数の作業に分割し、親子の構造で管理できる機能で、Slackで親タスクの下にサブタスクをぶら下げる形の箇条書きを書いて送るだけで、親子タスクとして自動で整理される仕組みだと説明されています（参照*4）。Slackで会話しながら発生した依頼を、その場で構造化できる点が特徴です。

Slackを主なコミュニケーション基盤にしているチームで、依頼と作業の粒度が階層化しやすい業務に向く選択肢です。逆に、Slackを使っていない環境では強みが発揮しにくいため、既存の連絡手段との相性を先に確認しましょう。

アプリ2 Chatwork

Chatworkは、チャットの延長でタスク管理まで完結させたいチームに向くアプリです。

Chatworkのタスク機能は「専用のタスク管理ツールを新たに覚える負担なく、日々の細かい依頼を漏らさず管理したい」という用途に向いており、案件全体の進捗を数値で可視化したい場合はkintoneやNotionとの併用が現実的だと説明されています（参照*1）。学習コストを抑えつつ、依頼の抜け漏れを減らしたい現場に適した位置づけです。

参考として、掃除や洗濯、買い物などの予定、日々の習慣、タスクを伝えると自動でスケジュールを作成する機能を備え、カレンダー画面で予定を確認でき、ホーム画面で当日のタスクや優先事項を表示するAI連携型のアプリも登場しています（参照*6）。料金は改定される可能性があるため、比較検討時は最新のプラン情報を必ず確認してください。

アプリ3 Any Planner

Any Plannerは、ウィジェットで常に視界に入るシンプルなタスク管理アプリです。

使い方はシンプルで、思いついたタスクを「あとで」ボックスに入れていくだけであり、入力した内容はロック画面やホーム画面のウィジェット、Apple Watchなどに表示され、常に視界に入り続ける仕様だと紹介されています（参照*7）。

タスクを開かないと確認できないアプリでは忘れてしまうという人に向いた設計で、個人利用のシンプルさを重視する場面で選択肢になります。

アプリ4 Sponte

Sponteは、今日やるべきことを3つに絞り込む実行支援アプリです。

株式会社SPONVITAは、やるべきことを今日の3つに絞り込む実行支援アプリ（スマートフォンの画面上で日々の作業実行を助けるソフト）「Sponte」の提供開始を発表しました（参照*8）。数を絞ることで着手のハードルを下げ、1日の中で必ず終わらせる作業に集中しやすくする発想です。

タスクリストが長くなるほど手が止まりやすい人にとって、意図的に3つへ絞る運用は有効な選択肢になります。

アプリ5 Notion

Notionは、タスク管理と情報整理を1カ所にまとめたい人に向く万能ツールです。

柔軟なページ構成と豊富なテンプレートが特徴のNotionは、レポート作成のプロセス全体を管理できる万能ツールであり、文献リスト、アイデアのブレインストーミング、実際の執筆までを一元管理できると紹介されています（参照*5）。

比較軸で見ると、Chatworkのタスク機能が導入の手軽さで非常に高い評価であるのに対し、Notionはデータベース設計が必要となり導入の手軽さは中程度と整理されています（参照*1）。

情報とタスクをまとめて扱いたいなら強力ですが、初期設計に時間をかけられる体制で導入すると効果を引き出しやすいです。

タスクと業務データをまとめて管理する方法も

タスク管理を続けていると、「このタスクはどの案件に関するものか」「顧客情報や対応履歴も一緒に確認したい」といったニーズが出てくることがあります。

こうした場合は、タスク管理だけに特化したアプリではなく、業務そのものをデータベース化する方法もあります。@pocketでは、自社の業務に合わせて管理項目やアプリを作成できるため、案件管理などの業務データと関連付けながら管理することが可能です。

→ @pocketで作れる業務アプリを見る

導入時の失敗例と定着のコツ

よくある失敗パターン

導入初期に多いのは、一部の人しか使わない、粒度がバラバラ、口頭依頼が残るという失敗です。

失敗パターンの1つは一部の人だけがタスク機能を使い定着しないというもので、対策として管理職が率先して依頼をタスク化し、口頭依頼を受けたら「タスクにして送り直してください」と促す文化を作ることが挙げられています（参照*1）。この事例は、ツール導入だけでは定着せず、依頼の出し方そのものを揃える必要があることを示しています。

さらに、1つの仕事が複数の作業ステップに分かれる場面は多く、それらをバラバラのタスクとして並べると全体の進み具合が見えづらくなると指摘されています（参照*4）。

粒度がそろわないまま登録が続くと、一覧を見ても何が優先か判断できなくなります。失敗の多くは、ルール不在によって起こる運用の問題です。

定着させる運用ルール

定着のコツは、個人の意志ではなく、集約・優先順位・確認タイミングという仕組みで支えることです。

就活のスケジュール管理では、タスクを1カ所に集約する、優先順位を決める、難易度の高いタスクから着手する、所要時間を見積もる、毎日タスクと向き合う時間を決めるという5つのコツを守ることで劇的に改善すると整理されています（参照*2）。この5点は業務のタスク管理にもそのまま応用できる基本ルールです。

加えて、予定を守るためには意志の強さよりも仕組みが役立ち、まずおすすめしたいのは確認のタイミングを固定することであり、朝にその日の予定を見る、夜に明日の予定を見る、週のはじめに一週間を見るという運用が紹介されています（参照*3）。

確認の時刻をチームで揃えると、通知が埋もれても定期的に見直す機会が担保されます。ルールを個人任せにせず、チームの共通運用として明文化することが定着の近道です。

おわりに

脱エクセルは、単にツールを置き換える取り組みではなく、担当・内容・期限を1カ所に集約して回す仕組みへの切り替えです。エクセルの限界を理解したうえで、利用シーンと料金、連携、サブタスクの有無を軸にアプリを選ぶと、比較検討の迷いが減ります。

いきなり全社導入を目指さず、まずは1つのチームで小さく試し、確認タイミングを固定して運用ルールを整えるところから始めると定着しやすいです。紹介した5つのアプリを起点に、自分たちの業務に合う組み合わせを見つけてください。

Excelで管理している業務を、まずは一つアプリにしてみませんか？

@pocketは、プログラミングの専門知識がなくても、自社の業務に合わせたアプリを作成できるノーコードツールです。

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