プロジェクト管理おすすめアプリを目的別6タイプで比較、脱エクセルの最適解

この記事のまとめ

プロジェクト管理の悩みは、目的に合ったアプリを選ぶことで整理しやすくなります。本記事では、脱エクセルを目指す方に向けて、6つの目的別タイプで比較対象となるアプリを比較し、選定と導入の要点を整理します。

プロジェクト管理アプリは進捗・タスク・工数を一元化し、エクセル管理の抜け漏れを減らします。
比較対象となるアプリは「多様な管理」「タスク」「ガントチャート」「情報共有」「工数」「無料」の6タイプで比較できます。
選定は目的と要件の明確化から始め、無料プランや制限条件を確認して段階的に導入します。
提供終了などの移行リスクに備え、データ出力や契約条件も事前に確認しておきます。

プロジェクト管理アプリの基礎知識

プロジェクト管理アプリの定義と主な機能

プロジェクト管理アプリとは、案件ごとの進捗やタスクをまとめて扱うためのアプリです。主な機能は複数あり、工程やスケジュールを帯状に見せるガントチャート、付箋のようにタスクを並べて視覚化するカンバンボード、優先順位を整理するToDoリスト、予定を共有するチームカレンダー、複数プロジェクトを一画面で把握するダッシュボードなどが挙げられます。アプリによって管理範囲やできることは異なり、目的に応じて機能の組み合わせが変わります。

必要な機能は、現場の課題に合わせて選ぶと整理しやすくなります。まずは、日々の業務でどこに時間がかかり、誰がどのタスクを抱えているかを見える状態にしましょう。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

タスク管理とプロジェクト管理は近い言葉ですが、目的と対象範囲が異なります。タスク管理は個々の小さな業務、いわゆる細かいToDo作業を対象にし、抜け漏れ防止や進捗の可視化を目的とします。一方のプロジェクト管理は、複数のタスクを統括するような複雑な工程を伴う大きな業務を対象にし、目標達成や納期管理、リソース配分を目的として扱います（参照 *1）。

プロジェクトマネジメントには、組織の戦略やシステム全般の基本的事項の理解、環境変化とステークホルダーの期待を踏まえた計画作成能力などが求められます（参照 *2）。

タスク管理は、プロジェクト管理の一部として機能します。扱う仕事が「単発の作業リスト」なのか「複数タスクを束ねた計画」なのかを見極めると、必要なアプリの規模感を判断しやすくなります。

脱エクセルが求められる背景

エクセル管理で起きがちな課題

案件数が増えると、エクセル管理では綻びが出やすくなります。設計事務所の現場に関する発信では、案件情報、最新スケジュール、入金や支払いの予定、スタッフのタスクを、すべてバラバラのエクセルで管理しているという声が紹介されています（参照 *3）。

業務の記録を残すことが、改善の起点です。産業能率大学の資料では、どんなに小さな業務でも実行内容や結果をメモに残す習慣づけを推奨し、専用ノートやスプレッドシート、タスク管理ツールの活用を挙げています（参照 *4）。

エクセルでは、扱う情報量と関係者の数が増えたときに手作業の限界が顕在化します。まずは、「どのファイルがどこにあり、誰が更新しているか」を棚卸しし、分散の度合いを把握すると、次の一手が見えやすくなります。

専用アプリで解決できること

専用アプリは、分散した情報を1つの場所に集め、複数の視点から見せることで管理の負担を軽くします。カンバンボード、ガントチャート、ToDoリスト、カレンダー表示などにより、様々な視点からタスクを整理できます。

Jootoは、チームでの業務・案件・プロジェクト管理や情報共有をスムーズにするとし、2024年12月時点で40万人を超えるユーザー、有料利用企業2,400社に活用されています（参照 *5）。

もっとも、専用アプリを入れれば全ての課題が消えるわけではありません。既存のエクセル運用のどの部分を置き換え、どの部分を残すかを整理し、置き換える範囲に合う機能を持つアプリを選ぶことが、脱エクセルを実務に定着させる出発点になります。

また、既製のプロジェクト管理アプリでは自社の管理方法に合わせにくい場合、必要な項目や管理画面を自社で作成できるノーコード型の業務アプリも選択肢になります。

例えば「@pocket」は、プログラミングの知識がなくても、管理したい項目を組み合わせて自社の業務に合わせたアプリを作成できるノーコードツールです。これまでExcelで管理していた案件情報や進捗情報を一元化し、必要に応じて管理方法を調整していくことができます。

→ Excelからの業務アプリ化について@pocketで詳しく見る

目的別6タイプの比較と選び方

多様な管理手法に対応するタイプ

1つのアプリで複数の管理手法を切り替えたい場合は、多機能型が候補になります。 Asanaは世界190カ国で利用されており、複数のプロジェクトを一元管理できるフォームやガントチャート、カンバンボード、メッセージ機能などを提供しています。業務に必要な情報、コミュニケーション、書類をタスク単位で紐付けることにより、人と仕事の可視性や生産性が向上するとされ、プロジェクトの所要時間が半減した事例も紹介されています（参照 *6）。

monday.comは、カスタマイズ可能なダッシュボードとワークフローで業務管理を効率化し、200以上のアプリと連携できます。ノーコードでロボットによる業務自動化（RPA）を構築でき、スタンダードプランは年払いの場合、1ユーザーあたり月額12ドルとされています。月払いの場合は料金が異なるため、最新の料金ページで確認が必要です（参照 *7）。

このタイプは機能が広い分、大規模組織向けに寄る傾向があります。必要な機能と使わない機能を洗い出し、月額単価と利用人数の掛け算で年間コストを試算しておくと、判断しやすくなります。

タスク管理に特徴を持つタイプ

カンバン方式でタスクの状態をひと目で把握したい場合は、タスク管理特化型が適する場合があります。付箋を貼る感覚で手軽に使え、全作業の把握も容易なTrelloや、使いやすいレイアウトと親しみやすくシンプルなデザインが特徴のJootoなどがあります。Backlogのようなタスク管理に特化したツールでは、チームメンバーのタスク把握、課題の作成・割当、締め切り管理、全体の進行状況の見える化などの機能を活用できます（参照 *8）。

ただしJootoは、2027年7月31日をもって一般提供を終了し、Jooto事業を廃止することを決議したと公表しています（参照 *9）。新規に導入する場合は、この点を踏まえて代替候補と比較しておくと確認が必要です。

ガントチャートに特徴を持つタイプ

長期の工程や多くのタスクが絡む案件では、ガントチャートに強いタイプが力を発揮します。 7,000社以上で導入されているLychee Redmineのガントチャートは、直感的なユーザーインターフェース（UI）操作で複雑なプロジェクトでも計画や変更がスムーズです。ドラッグ&ドロップで計画ガントバーの作成・変更ができるほか、タスクの階層化、マイルストーンとの紐付けによるバッファの可視化、メンバーの負荷状況に基づく工数とスケジュールの自動設定など、多彩な機能で進捗管理を支えます（参照 *10）。

Flagxsは、WBSテンプレートとAIでタスク管理を標準化し、共通の観点でプロジェクトを複数比較できます。ベーシックプランは月額2,200円/IDです（参照 *11）。

建設業界に特化した例として、ANDPADは2016年に提供を開始した建設プロジェクト管理サービスで、利用社数26.5万社、ユーザー数69万人を超えているとされています（参照 *12）。

ガントチャートを使いたいものの、プロジェクト管理専用ツールを新たに導入するほどではない場合は、現在管理している業務データにガントチャート機能を追加する方法もあります。

@pocketでは、登録したタスクの予定・実績をガントチャート形式で表示し、工程や進捗状況を確認できます。案件管理などほかの業務データとあわせて管理したい場合の選択肢の一つです。

→ @pocketのガントチャート機能紹介を見る

情報共有に特徴を持つタイプ

ナレッジやドキュメントも同じ場所にためたい場合は、情報共有寄りのアプリが選択肢になります。 Notionでは、企業のWikiやドキュメント、プロジェクトなど、多岐にわたる情報を一元管理でき、情報のカスタマイズやページの整理も簡単です。ツールを集約することで、検索の手間やコスト削減に役立つと紹介されています（参照 *13）。

国立情報学研究所のガイドでは、研究データ基盤におけるメタデータ管理機能について、標準機能としてプロジェクト作成時に有効化されている一方、以前に作成されたプロジェクトではデフォルトで有効化されていないと明記しています（参照 *14）。

情報共有ツールとプロジェクト管理ツールは重なる領域があるため、ドキュメント中心か、タスクや工程中心かで軸足を決めると選びやすくなります。

工数管理に特徴を持つタイプ

人件費や稼働時間まで踏み込んで管理したい場合は、工数管理に強いアプリが活用できます。 TimeCrowdは、稼働時間と人件費のリアルタイム把握に特徴を持つツールです。ワンクリックで従業員の稼働時間を可視化し、個人ごとの時間単価も確認可能で、人件費を自動算出できるため、業務負荷やリソース配分の見直しに役立つと紹介されています（参照 *15）。

工数管理では、プロジェクトごとの労務費を算出し、人員の負荷状況を見ながら調整やコスト管理を行えます。

工数管理対応の勤怠管理システムは、従業員の出退勤や休憩、残業時間などの労働時間とあわせて、プロジェクトやタスクに費やした作業時間も記録・管理できるシステムを指します。労務管理の中心か、案件別コスト把握の中心かで、どちらを軸に選ぶかを分けると迷いにくくなります。

無料で使えるタイプ

まずコストをかけずに試したい場合は、無料プランや無料で使えるアプリから始める選択肢があります。 Microsoft To Doは、マイクロソフト製品との連携に強みを持ち、Windowsユーザーに比較対象となるタスク管理アプリとして紹介されています（参照 *16）。

主要アプリの無料プランとして、monday.comは2名まで無料のプランがあり、Asanaは現行の無料「Personal」プランでは2名までコラボレーションできます。ただし、2025年11月12日より前から利用している一部のレガシーPersonalプランでは、10名まで利用できる場合があります。Trelloは10名の人数制限があるものの無料プランの範囲でもある程度支障なく使え、Notionは個人プロジェクト向けのフリープランがあり、Larkは20名まで無料利用可能とされています（参照 *17）。

タスク管理ツールの無料枠として、Trelloはボード10枚まで・ユーザー10名まで、Jootoはボード無制限だがユーザー1名のみ、Backlogはプロジェクト1つまで・ユーザー10名までと整理されています（参照 *18）。人数や案件数の制限が実運用に耐えるかを、事前に確認しておくことがポイントです。

アプリ導入と運用時の注意点

導入前に整理すべき目的と要件

アプリ選定では、導入前に目的と要件を言葉にしておくことが鍵になります。 AIツールの導入や構築では、困っているユーザー、困りごとの内容と理由、解決後の理想の状態を最初に明文化することが大切だとされています（参照 *19）。

Jootoは、2025年末までにテンプレートを100種類から1,000種類まで拡充させる計画を示し、各業種・職種特有のタスクや仕事の進め方に細かく合わせた実践的なテンプレートを提供するとしていました（参照 *5）。

段階的な導入では、概念実証（PoC）で技術的な可能性を確認し、プロトタイプで事業価値を検証してから、本格的な運用に移行する進め方が示されています（参照 *20）。小さく試し、想定した効果と使い勝手を確認したうえで、範囲を広げていく流れが実務に馴染みやすくなります。

サービス終了・移行リスクへの備え

長く使うアプリでは、提供終了や移行のリスクにも目を向けておく必要があります。 Jootoは、事業廃止に伴い、提供終了日までサービス品質及びセキュリティの維持、データの出力・移行、契約及び料金の精算を含む必要な対応に責任を持って取り組むとしています（参照 *9）。

Jootoは、2026年8月6日をもって新規利用登録、新規の有料契約及びアップグレード、並びに新たな導入支援・BPR・適用開発の受付を終了し、既存の顧客は契約条件に従い2027年7月31日まで利用できるとしています（参照 *9）。

アプリごと・システムごとに個別仕様での連携が必要となるケースが多く、新しいサービスを導入する際には開発負担や調整コストが大きくなりがちだと指摘されています（参照 *21）。契約時にデータ出力の形式や移行方法、他システムとの連携方法を確認しておくと、将来の切り替え時の負担を抑えやすくなります。

おわりに

プロジェクト管理アプリは、機能の広さや得意分野が大きく異なるため、目的別6タイプという切り口で候補を絞ると、比較の見通しが立てやすくなります。多様な管理手法、タスク管理、ガントチャート、情報共有、工数管理、無料利用という6つの軸を起点に、現場で最も困っている領域から検討していくと、脱エクセルの最初の一歩を踏み出しやすくなります。

導入にあたっては、目的と要件の明文化、無料プランでの試用、段階的な適用範囲の拡大、そして提供終了などのリスクに備えたデータ出力や契約条件の確認が、長く使えるアプリ選びの土台になります。今日の運用を棚卸しし、小さな単位から置き換えを進めていくことが、無理のない改善につながります。