近年新型コロナウイルスの影響もあり、どこの企業も働く環境が多様化し、事業を継続していく上で業務の「見える化」の必要性が出てきています。
見える化することで、客観的視点から業務を見直しができ、業務の効率化を実現することも可能です。
業務改善で有名な自動車のトヨタでも「目で見る管理」と業務改善を行う上で「見える化」を行っています。業務改善を行う上でも「見える化」は重要になります。
業務改善については以下の記事をご参考にしてください。
目次
見える化とは
見える化とは、会社の様々な業務を自分だけでなく、誰でもその業務の状況が見えるような環境を構築してくことになります。見える化することで、問題点に気づきやすい環境を構築できます。
例えば、プロジェクトの進捗管理を見える化していれば、進捗の遅れなども関係メンバーはいつでも気づくことが出来るようになります。状況をみて自分の担当作業を調整したりと複数で業務を行っていく上では、スムーズに業務を行っていくために有効になります。
見える化はできれば、グラフや表など活用し一目で気づけるような視覚的工夫もあればより課題の気づきやすい環境ができると思います。
見える化のポイント（メリット）
業務改善などで、「見える化」を行っているのはなぜでしょうか？「見える化」することでどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは「見える化」によるメリットをご紹介していきます。
客観的な視点で判断ができる
やっている本人は気づかないけど、第三者から見れば気づく点は多々あります。
例えば営業の見える化を実現するSFAなどがありますが、こちらは日々の営業担当者の行動を管理することができます。営業の担当者は経験豊富な担当者もいれば、新人営業もいます。もれなく提案をしているように本人は思っていても、活動を見える化していくことで提案の低迷などにマネージャーが気づくことが出来ます。気づけば何か対策ができる可能性があるので本来残念ながら失注になっていた商談も良い結果（受注）にもっていく事が可能になります。
このように見える化の大きなメリットは第三者でも新たな気づきを発見しやすいところにあります。
SFAについては下記の記事を参考にしてください。
社員のやる気を上げる
社員のモチベーションはその企業の業績に大きく影響します。やる気のない社員ばかりの会社とそうでない会社であれば、どう考えても後者の方が事業拡大できる可能性は高いと思います。
社員のやる気を出すために、企業は様々な努力をしています。人材育成を強化し、管理するマネージャー教育を実施したり、働く環境を変えたりとES向上（従業員満足度向上）に投資を行う企業も少なくありません。
業務やその結果を見える化することで、自分たちのやっている成果を実感しやすい環境を構築していく事が出来ます。人は成果をだし自分自身が成長していると実感できればやる気もアップしていきます。そういった意味でも自分たちのやっている成果を見える化し、達成に向けてチームで取り組める環境を構築していくことは社員のモチベーション向上にもつながっていきます。
事業戦略で活用できる
今後の事業戦略を考えるときに、実際の業務や売上状況のような結果が見える化していれば戦略も立てやすくなります。
どの事業に手間がかかり、どの事業が結果がでているか？また前年からの成長がどうであるか？今後の戦略を立てる上では参考にする必要があります。見える化していれば必要なタイミングで情報を確認し、今後どの事業に力を入れていくべきか？判断するデータとして活用ができるのです。
例えば、非常に手間のかかっている事業が売上も停滞している状況であれば、その事業をやめ伸びている事業へ人的リソースを投入することも思いつきます。
経営者は組織が大きくなればなるほど、現場の細かなところまで見ることはできません。しかし戦略を決定するのは経営者です。正しい判断ができるため情報の見える化は経営層にとっても重要な事なのです。
業務の効率化
見える化することで、データ収集などの手間が大幅に減ります。毎回会議の報告用に資料を作成するために、データ整理をしているようであれば、見える化すればいつでも最新の情報を把握できるのでデータ収集や分析をする必要はなくります。
また進捗が共有されているので、いちいち集まってミーティングをするような事も最小限で済ませることが出来ます。
見える化のためにはITを活用する
見える化を実現していくためにはどうしてもITを活用することは必須になると思います。紙やエクセルでも共有はできますが、データを集計する必要があるのでどうしても人の手間がかかってしまいます。
最近は様々なサービスがクラウドで提供されており、安価に手軽に利用が出来るサービスが多くなっています。中には無料で利用できるようなサービスもあります。（無料の場合は制限はありますが）そのようなサービスをうまく利用して見える化を実現いくことをお勧めいたします。
様々な見える化の例
企業では様々な情報を見える化しています。どのような情報があるか？いくつかご紹介します。
売上・利益の見える化
前年と比較など売上や利益情報はタイムリーに把握できるように「見える化」していく事をお勧めします。特に自社が力をいれている事業などの情報は進捗をタイムリーに把握し、いつでも戦略の見直し等できるようにしておくべきです。最近は販売管理などでいつでも情報は取り出せると思うので、このような情報を見える化しておくことはお勧めです。
営業活動の見える化
営業の活動はクローズされた世界になりがちですので、これは「見える化」の効果は大いにあります。代表的なシステムがSFAで非常に多くの企業が営業の活動はSFAで管理をしています。活動だけでなく、商談の管理、顧客の管理すべてSFAで管理し、受注確率の拡大を目指しています。
SFAを見れば、営業部門の活動は把握ができ、停滞商談やクレーム情報などもタイムリーにマネージャーが気づくことができ、トラブルが大きくなる前に防止策を実施することも可能です。まだ営業の管理にSFAを活用していない企業がありましたら、こちらは検討の価値が十分あると思います。
プロジェクト管理の見える化
プロジェクトの複数メンバーで一つの目的達成のために行動を行いますので、見える化は有効になります。人数が多くなればなるほど、全体の進捗や自分のタスクの進捗、関連するタスクの進捗など共有しないとうまくプロジェクトを進める事ができません。
プロジェクトの進捗管理専用のサービスも多くのメーカーが提供していますので、使えそうなサービスを契約して活用していくことでスムーズにプロジェクトを進める事が可能になります。
また多くはクラウドでのサービス提供を行っていますので、テレワークをしながらプロジェクトに参加もやり易くなると思います。
まとめ
ここまで見える化について書いたように、企業にとって見える化を行う事は業務改善や効率化を実現していく上でも重要になります。
見える化していく事で、課題に気づき、改善を行っていくような良いPDCAも回しやすくなっていきます。新型コロナウイルスの影響で大きく環境が変わっていく中、いつでもどこでも情報が見える環境を構築し、更なる事業拡大を目指すための仕組みづくりとして、見える化を少しずつでも実践していく事は重要な取り組みになっていくと思います。
