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業務改善とは?失敗しないためのポイント

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今どこの企業も業務改善への取り組みは必須になっています。以前は業務に課題があると感じている企業は業務改善を行い、特に課題と感じていなければ取り組む必要もなかったと思いますが、現代は企業を取り巻く環境、世の中の風潮が業務改善は必須にさせています。

業務改善が必須になってきた理由

ご承知のように2019年4月から「働き方改革関連法案」の一部が施行され、現在「働き方改革」は、どこの企業でも取り組む必要がある経営課題の一つになっています。具体的に「働き方改革」をすすめる上で、長時間労働の是正、公平な待遇の確保、多様で柔軟な働き方について多くの企業では課題を抱えています。

また全世界で流行した新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークなど働く環境の多様化が急速に進み、どこの企業も業務の見直しが必須の状況になっています。

そのような中、業務を見直し、改善をしていく事はどの企業も必須になり、対応を進めない企業はブラック企業と言われるような風潮に変わってきています。

今まで何も言わなかった経営者が業務改善・効率化をここ最近になって言い始めた企業も少なくないのではないでしょうか。

このような必須事項の業務改善ですが、スムーズに改善できる企業もあれば、そうでない企業もあります。今回は業務改善を行う上で失敗しないために意識していくべきことは何か?ポイントをご紹介いたします。

業務改善とは?

業務改善とは、皆様が毎日行っている仕事の課題を改善していく活動になります。仕事(業務)の課題解決を行っていく事が、業務改善になります。改善といえはば自動車のトヨタの「KAIZEN(カイゼン)」が有名で、なんとなく製造業での活動のように思う人もいるかもしれませんが、製造業だけでなくどの業種でも仕事(業務)があれば改善は必要です。

今は特に課題がないと思う人もいるかもしれませんが、各部署、各チームの仕事(業務)を細かく見ていくと、必ず改善できるような課題が見つかります。

営業部門での例

例えば、営業部門で毎日顧客に訪問するような業務がある場合も、計画を特に立てずに訪問しているのであれば、計画を立てることで訪問効率を上げ、1日の訪問件数を更に多くすることも可能かもしれません。顧客との接点を増やすことで、更に売上アップにつながる可能性があるのです。
「そんなことはもうすでに行っているよ」と思われる人もいるかもしれませんが、これはあくまで例で、皆様の仕事を細かく整理していく事で、課題はきっと見つかるはずです。

今まで意識していなかったことを、意識して少し立ち止まって考えてみると以外に業務改善の必要と思われる仕事(業務)は見つかるものです。

業務改善におけるQCD

業務改善を行うにあたり、QCDを意識するという事はよく言われます。

  • Q(Quality=品質)
  • C(Cost=コスト)
  • D(Delivery=時間(納期))

改善を行う上で、このQCDをバランスよく意識した改善をすることが効果が出やすいと言われています。

Quality(品質)

お客様の立場であれば、サービスの品質だけでなく接客の対応なども品質になります。また製品を作る側で考えると、不良品の数の減少などは意識する品質になります。

Cost(コスト)

これは分かりやすいと思います。お客様の立場であれば、購入価格や配送料などのお金です。作る側で言えば、原価などが該当します。

Delivery(時間)

お客様の立場であれば、商品が届くまでの納期になります。製品を作る側であれば作業時間などが該当します。

業務改善を成功させるためにもQCDは意識する

業務改善とは、仕事(業務)の課題解決を行っていくことと書きましたが、ただ課題を解決するのではなく、QCDを意識することは重要です。

例えば、製品の品質が悪い課題が上がったとします。今までは一人で完成した商品をチェックして問題がないか判断していたが、品質を高めるためにチェックする人数を増やして対応する事にしたとします。その場合確かに課題であった品質は向上すると思いますが、人を増やした分、人件費は今まで以上にかかります。またチェックをする時間も増えてしまいます。それでも事業として採算がとれるのであれば、問題ないですが赤字になってまで対策すると意味のないことになります。

当たり前ですが、事業を継続していくために業務改善をするのに事業に影響がでるような対策になってはやる価値がなくなります。

効果のある業務改善を進めていくためには、このQCDのバランスは重要になるのです。

業務改善の失敗例

それでは、よくある業務改善での失敗事例を紹介します。

強制的に仕事のできない環境を作る

「働き方改革」でよく言われる課題の残業の削減ですが、経営者から残業をなくすように指示をされ単純に残業が悪のように、強制的に残業をさせないようにしている企業もあります。就業時間が終了するとパソコンなどを停止させ強制的に仕事ができない環境を作ってしまうケースです。

強制的に出来ない環境をつくることで、現場が業務の改善・効率化を考え仕事のやり方を工夫してくれればいいですが、なかなかうまくはいきません。

結局、残業できないから休日に出勤したり、家で仕事をしたり、朝早く出社して仕事をしたりと結局現場に負荷がかかってきてしまいます。

本来「業務改善に成功したから、結果的に残業がなくなった」という形になるような取り組みが必要になります。

現場任せになってしまう

業務改善を目的に社内の業務課題を洗い出しからスタートして、上がってきた課題を後は現場で解決するようにとの指示だけで終わってしますと、なかなか改善は前に進みません。
現場はただでさえ日々忙しい業務の中で、プラスして業務改善を行うことになりますのでどうしても業務改善の優先順位は下がっていきます。

「号令だけで、あとは現場」のようなやり方は業務改善が進まない原因の一つになります。

進捗や結果まで会社として管理していくようにする必要があります。

業務改善の進め方

業務改善を進める上での進め方の参考をご紹介します。こちらは組織的な取り組みでのステップになります。個々で抱えている業務改善は自分自身のやる気があれば、前に進みます。業務改善のポイントは、組織であれ個人であれ改善を進めるポイントは、皆様の意識が重要です。

目的を決める

働き方改革で、やらないといけないから取り組むような考えでは、あたり前ですが、良い結果は出ません。なぜ業務改善が必要なのか?明確にしていきましょう。

いざ業務改善を進めていくと、様々な課題が出てきます。目的が明確でなければ、取り組む優先順位を間違える危険性があります。正しく業務改善を進める為にも、目的は明確にしていきましょう。

全社または、部門として取り組む

現場に丸投げするのではなく、組織として取り組みを行う必要があります。組織としての取り組みを宣言し、社員、チームメンバーへ目的を普及し、全員の改善の意識を高めましょう。

複数の組織があるようであれば、業務改善プロジェクトのように、各チームメンバーを含めたプロジェクトとして進めるのも良いと思います。

業務の洗い出し

まずは、どのような業務を行なっているか洗い出ししを行なっていきます。できればその業務に関係する人、作業時間などわかるものは書き出しておきましょう。

課題の把握

業務が洗い出し出来たら、次は課題を見つけていきましょう。すでに課題として認識しているものもあれば、このままだと課題になる可能性があるものなど各業務別に課題を整理していきます。

対策を考える

次に課題解決の対策を考えていきます。ここで意識してもらいたいのは、対策をするのに物理的に変える事の難しい課題や、対策コストが大きいものは除外していきます。

除外するのはあくまで、業務改善をスピーディーに進めるためです。例えば人が少ないというような課題があった場合、もちろん対策は人を増員すればいいのかもしれませんが、コストに合う成果の比較になり経営者の判断等も必要になってきます。課題としては経営者に共有は必須ですが、まずは進めやすものからスタートしていくほうが、スムーズに進みやすくなります。

QCDを意識して優先順位をつける

対策案が一通り出たら、実際に対策をスタートしていきます。対策案が多い場合はQCDをバランスを考えて、優先順位をつけていきます。

実際に対策をスタートしていくときは、誰がいつまでに何をするか?具体的な行動も決めておきましょう。

進捗管理・結果確認も忘れずに

実際に対策をスタートしたらそれで終了ではありません。対策の進捗はどうなのか?対策した結果はどうなのか?プロジェクトメンバーで管理していく必要があります。やっている中で想定外の課題や新たな発見などよく出てきます。また結果がどうだったか?良くても悪くても把握し、PDCAを回していく事が、成果を出していくためには必須になります。

システム化も有効

業務改善を行う場合必ずでてくるのが、ITを活用したシステム化です。今まで手作業をしている事など、システムを導入することで自動化し効率的に業務を進めることが可能になります。もちろんシステムを導入する場合は、コストがかかりますので費用対効果を十分把握した上で検討は必要になりますが、システム化することで大幅なな業務改善を実現することも状況によっては可能になります。

テレワーク等で働く環境は多様化している中で、いまはクラウドサービスも充実しており、低価格で利用できる便利なサービスはたくさんあります。無料で提供しているようなサービスもあります。このようなサービスも業務改善を進めていくためには有効活用していく事をお勧めいたします。

業績に大きく関係する営業部門などは営業管理システムのSFAの活用も業務改善には有効です。
SFAについては下記をご参照ください。

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SFAとは?メリットや成功事例・失敗事例の紹介

業務フローの改善であればワークフローシステムもお勧め

低価格で簡単なワークフローWaWaFlow

まとめ

今回は業務改善について色々ご紹介しましたが、今企業を取り巻く環境は大きく変わってきており、今後生き残っていくためにも業務改善は必須になっています。

業務改善をすすめていき、働きやすい仕事環境を構築していく事で離職率の低下や社員のモチベーションアップにもつながります。

社内には色々仕事に不満を言っている人もいるかもしれませんが、会社として社員の為に業務改善を行っていく姿勢はそういった社員を減少させ、前向きにチャレンジできる組織をつくっていくための一つの手段だと思っています。

まずは自分たちの働く環境をよくするために業務改善をスタートしてみましょう。