イベント開催までには、さまざまな業務を同時進行する必要があります。イベントを成功させるには、すべての業務を適切に管理することが大切です。
イベント管理の重要性や管理方法を理解した上で、イベント開催に向けた準備を進めていきましょう。
今回は、イベント管理の概要と重要性、エクセルで管理表を作成する方法について詳しく解説します。エクセルで管理表を作成するメリット・デメリットにも触れるため、ぜひ参考にしてください。
目次
そもそも「イベント管理」とは
イベント管理とは、イベント開催に向けて必要な業務を管理することです。
イベント管理の主な目的は、下記の通りです。
- イベントに関する情報の管理
- イベント開催までのスケジュール管理
- 業務の効率化
イベントを成功させるには、イベントに関わる担当者がそれぞれの業務を滞りなく進めなければなりません。準備の遅れや不手際が起こらないように、責任者やスタッフはさまざまな情報をもとにスケジュール管理を行います。
イベント管理表の内容は、イベント開催終了後に報告書を作成する上でも役立ちます。どのような流れで準備を進めたのか、どこで問題や遅れが発生したのかなどを記録に残すことは重要です。
イベント管理表はエクセルでも作成可能？
イベント管理表は、エクセルで作成することもできます。
エクセルは、文書作成・表計算・グラフ作成などに用いられることが多いツールです。しかし、他にもさまざまな機能が備わっており、イベント管理表の作成にも応用できます。
イベント管理に特化した専用ツールがなくても、エクセルがあれば問題なく作成できます。
エクセルでイベント管理表を作成する方法｜必要項目・具体的な手順
エクセルでイベント管理表を作成するにあたり、まずは必要項目と一連の流れを把握しておきましょう。
エクセルでイベント管理表を作成するために必要な項目は、下記の通りです。
- イベント開催までのタスク
- 設営や運営に必要な備品
- イベント当日のタスク
- 参加者に関する情報
- イベント終了後のタスク
イベント開催までの準備期間からイベント終了後まで、それぞれの段階で管理表が必要になります。会場の確保や参加者の募集などのタスクは、当日から逆算して適切なタイミングでこなさなければなりません。
イベント当日は、予期せぬトラブルが発生することも考えて、臨機応変に対応できるようにシミュレーションしておく必要があります。事後アンケートを実施する場合は、イベント終了後タスクにアンケート実施を組み込んでおきましょう。
エクセルでのイベント管理表の作成手順は、下記の通りです。
STEP（1）タスクをリストアップする
まずはイベント管理表に記載するタスクをリストアップします。事前準備から当日の流れ、イベント終了後の片付けなどやるべきことを洗い出しましょう。
STEP（2）各行（縦軸）にタスクを設定する
各行（縦軸）にSTEP（1）でリストアップしたタスクを設定します。期日が迫っているタスクや優先順位が高いタスクが上にくるように並べましょう。
STEP（3）各列（横軸）に日付や曜日を設定する
各列（横軸）には、日付や曜日を設定します。土日祝日など作業を行わない日は、「条件付き書式」から色を変えることも可能です。
エクセルでイベント管理表を作成する場合は、ガントチャートを用いるとスケジュールを把握しやすくなります。
ガントチャートとは、棒グラフの一種でタスクやスケジュールの管理に適している表です。各列（横軸）には、日付や曜日の他に開始日・終了日・担当者・ステータスなども追加できます。
参加者に関する情報の管理表をエクセルで作成する場合は、名前や住所などの情報を入力して「並べ替えとフィルター」から昇順を選択しましょう。重複データの抽出機能を利用することで、顧客情報の重複防止につながります。
イベント管理表の無料エクセルテンプレート3選
1からエクセルでイベント管理表を作成するのが手間に感じる場合は、枠組みができているテンプレートの活用がおすすめです。
下記に、イベント管理表の作成に活用できる無料エクセルテンプレートを3つ紹介します。
●行程管理表（業務・スケジュール）｜Microsoft Office
Microsoft Officeが提供する行程管理表は、イベント開催までの準備期間からイベント終了後まで幅広く使えるスケジュール表です。1日・月間・年間の3つのスケジュール表をセットでダウンロードできます。シンプルで使いやすく用途に合わせてアレンジできることが特徴です。
●21のイベント プランニング テンプレート|Smartsheet
Smartsheetでは、イベント開催の準備や当日の進行、ToDoリストの作成などに活用できるテンプレートを提供しています。イベント予算テンプレートやイベント評価フォームなどと組み合わせることで、包括的なイベント管理も目指せます。
●すぐに使える予定表・スケジュール表テンプレート（Excel・PDF）|ビズ研
ビズ研が提供する予定表・スケジュール表は、シンプルで把握しやすいテンプレートです。担当者や期限などの項目を自由に追加・変更できます。難しい操作は必要なく、関数の知識がなくても簡単にイベント管理表を作成できます。
エクセルでイベント管理を行うメリット・デメリット
エクセルはイベント管理にも活用できる便利なツールです。ただし、中にはデメリットの方が大きくなってしまうケースもあります。
イベント管理を適切に行うためにも、エクセルを活用するメリット・デメリットの両方を知っておくことが大切です。
ここでは、エクセルでイベント管理を行うメリット・デメリットを詳しく解説します。
メリット
エクセルでイベント管理を行うメリットは、以下の通りです。
●視覚的に把握できる
エクセルは担当者ごとの色分けや見出し行の作成もできます。専用ツールを使わずにわかりやすいイベント管理表を手軽に作れることは、大きなメリットです。AND関数やCOUNTIF関数などを使って自由にカスタマイズもできます。
●複数のメンバー間で共有できる
エクセルで作成したイベント管理表は、複数のメンバー間でファイル共有が可能です。複数のメンバーがイベントに関する情報を把握しやすくなります。スケジュールやToDoリストなど必要な情報を共有することで、作業効率の向上にもつながります。
●管理コストを抑えられる
エクセルを活用したイベント管理は、管理コストの削減にも効果的です。新しくイベント管理に特化したツールを導入するとなれば、コストがかかります。エクセルや無料テンプレートの活用により、イベント管理にかかるコストを抑えられます。
イベント管理に特化したツールに比べて、エクセルは身近で取り組みやすいツールと言えるでしょう。
デメリット
エクセルでイベント管理を行うデメリットは、下記の通りです。
- 情報漏洩のリスクがある
- スマホでの操作性は低い
- 複数人での同時作業ができない
エクセルのファイルはコピーができてアクセスログが残らないため、情報漏洩のリスクに備えなければなりません。
また、エクセルはパソコンで表示することを前提としており、スマホ画面では見えにくかったり情報更新が上手く反映されなかったりする場合があります。
エクセルファイルを他者が編集している間は、閲覧モードでファイルを開くことになります。複数人での同時作業ができないため、作業効率が低下する可能性もあるでしょう。
イベント管理表は「@pocket」での構築がおすすめ！
イベント管理をエクセルで行う場合、安全に使用するにはセキュリティ対策が課題となります。また、スマホで確認するスタッフが多い場合は、使いにくさが原因で起こるミスや解釈の違いに注意が必要です。
「＠pocket」であれば、エクセルのデメリットをカバーしつつスムーズなイベント管理を実現できます。「＠pocket」は、知識がなくても最適なシステムを簡単に構築できるノンプログラミング業務アプリ作成ツールです。
コストを抑えてさまざまな業務管理をアプリ管理できるだけでなく、アクセス制限機能によるセキュリティ対策も万全です。
まとめ
イベント開催に関する必要な業務は、イベント管理表を作成して管理します。イベント管理表はエクセルでも作成が可能です。エクセルによるイベント管理表の作成には、必要項目の把握とタスクの洗い出し、該当箇所への入力作業が必要です。
エクセルでのイベント管理表の作成には、「視覚的に把握できる」「コストを抑えられる」などのメリットがある一方で、セキュリティ面や操作性には課題があります。
イベント管理の方法を探している方は、エクセルのデメリットをカバーできるノンプログラミング業務アプリ作成ツール「＠pocket」での構築をぜひご検討ください。
