以前は「書類」「資料」というと紙ベースのものが大半を占めていましたが、近年ではデジタル化が進み、ペーパーレスを推進する企業も増えてきました。ペーパーレス化の動きを受けて、自社もペーパーレス化を進めるべきか検討している方も多いでしょう。
当記事では、ペーパーレスの意味やペーパーレス化を推進する必要性、ペーパーレス化のメリット・デメリットについて解説します。実際の成功事例やペーパーレス化を進めるためのポイントも紹介するため、業務効率を向上させたい方はぜひ参考にしてください。
目次
ペーパーレスとは？
「ペーパーレス」とは、紙ベースの資料や書類をデジタルデータとして変換し、紙の使用を可能な限り減らすことです。プライベートでは、電子書籍を閲覧したり、公共料金の支払明細書をインターネット上で確認したりといったケースが、ペーパーレス化の例として挙げられるでしょう。
それでは、企業がペーパーレス化を積極的に進める必要性はあるのでしょうか。ここでは、企業においてペーパーレス化が必要な理由を解説します。
ペーパーレス化を進める必要性
企業がペーパーレス化に取り組む必要がある理由として、主に次の2つが挙げられます。
ペーパーレス化を進めることで、「コストの削減」「業務の効率アップ」といった効果が期待できます。自社に適したペーパーレス化を推進し、ペーパーレス化の効果を最大限享受しましょう。
ペーパーレス化のメリット・デメリット
企業におけるペーパーレス化には、多数のメリットがあります。一方、デメリットもいくつか存在するため事前に把握しておくことが重要です。
ここでは、ペーパーレスの主なメリット・デメリットについて解説します。メリット・デメリットの両方を踏まえた上で、自社に合ったペーパーレス化を検討しましょう。
メリット1：オフィスのスペースが有効活用できる
会議の議事録や帳簿書類、領収書など、企業では一定の保存期間が設けられている業務文書も多数あります。なかには、書類資料を長期保存するための資料室や、専用のキャビネットなどを設置している企業もあるでしょう。
ペーパーレス化が進み書類を電子保存するようになると、文書保管スペースを大幅に削減することができます。資料の保管スペースを削減することにより、限りあるオフィスのスペースも有効活用でき、業務改善に繋がるでしょう。
メリット2：セキュリティが強化される
紙ベースの書類や資料は、閲覧者に制限をかけることが難しいという問題があります。重要な書類や閲覧者を限定したい資料は、保管場所に鍵をかけるなど、物理的に対処しなければなりません。災害による紛失や盗難といったリスクもあるため、厳重な保存管理が必要です。
一方、資料などをペーパーレス化すると、書類データにアクセス制限や閲覧制限、編集制限を設けられるようになります。電子データ化することで情報漏洩や資料原本の紛失、書類の盗難といったリスクを低減でき、セキュリティが強化されることもペーパーレス化を推進するメリットと言えるでしょう。
デメリット1：書類の閲覧が面倒になる
デジタル化した資料は、パソコンやタブレット端末、スマホといった電子機器で閲覧可能です。「時間や場所を問わず外出先の閲覧が可能」「在宅勤務の際の利便性が高い」といった点はメリットと言えるでしょう。
一方、機器の画面サイズが小さい場合、文字や図なども小さく表示されてしまい、資料が読みづらくなる恐れがあります。文字が読めるように資料を拡大すると、今度は資料の全体像が見えなくなってしまうでしょう。快適に閲覧できなくなり、書類の閲覧が面倒に感じられるようになると、業務効率が低下するリスクがあることに注意が必要です。
デメリット2：システム障害が発生する場合がある
紙の資料は、印刷や書類管理にコストがかかったり、情報管理が難しかったりといったデメリットがあります。しかし、物理的に存在するものであるため、停電などのトラブルがあっても、保管書類を問題なく閲覧できるといった点はメリットの1つと言えるでしょう。
一方、書類をデータ化して保管する場合、保管したサーバーにシステム障害が発生すると、電子書類の閲覧そのものが不可能となってしまいます。場合によっては、一時的に電子文書が閲覧不可となるだけでなく、書類の電子ファイル自体が破損してしまう可能性があるため注意が必要です。定期的なバックアップ体制を整えるなど、環境を整備しておきましょう。
ペーパーレス化の成功事例2選
ペーパーレス化にはメリット・デメリットの両方がありますが、事業の一部に上手に取り入れると、メリットの側面を最大限活かすことができます。ここでは、ペーパーレス化に成功した企業の事例を紹介します。
A社では、情報漏洩の防止や省資源といった観点から、ペーパーレス化に着手しました。「資料を事前確認できるようにして会議を活性化する」「資料差し替えの担当者の負担軽減」などの目的を持った上で、ペーパーレスで会議を行うシステムを導入しています。
A社においてペーパーレス化に取り組んだ結果、セキュリティの確保とともに、数万枚レベルの用紙や印刷コストの削減、出席者の移動費削減が実現しました。会議準備の負担も50％軽減し、会議への集中度も向上したと言われています。
B社では、顧客・取引先からの問い合わせにFAXで対応することも多くありました。しかし、毎日100枚程度のFAXが送付されるため、検索性が悪く確認に時間がかかり、顧客を電話口で待たせたり、仕分けや処理の負担が大きかったりといった問題を抱えていました。
そこで、B社はFAX電子化に踏み切り、電子データとして受信したFAXの内容を画面でチェックできる体制を整えました。
問い合わせを受けた際には画面上ですぐに検索できるため、顧客満足度の向上に繋がったと言われています。また、振り分け機能を使用することにより、仕分け処理などの作業効率も格段に向上しています。
このように、自社の状況に応じて適切なペーパーレス化を行うと、業務の効率化や生産性向上、コスト削減の効果も増幅すると考えられます。ポイントを押さえた対策を行い、自社でもペーパーレス化を成功させましょう。
ペーパーレス化を進める際のポイント2つ
ペーパーレス化を自社で進める際には、押さえるべきポイントが2つあります。次のポイントを踏まえた上で、自社に適したペーパーレス化を導入しましょう。
部分的な導入から始める
ペーパーレス化は大きな改革となり導入コストもかかるため、一気に全社導入することは避けましょう。特定の部署やチーム、特定の業務といった、一部の部署・業務から部分的に導入を始めることをおすすめします。
ペーパーレス化を一部で導入すると、改善すべき点や実施すべきではない点が少しずつ見えてきます。これらの課題を解決した上で、少しずつペーパーレス化の対象を広げていきましょう。
自社での導入が難しい場合はシステムを活用する
自社でペーパーレス化システムを作り上げることが難しい場合は、電子FAXや文書管理システム、ペーパーレス会議システムといった既存のシステムを活用しましょう。自社の業務に必要なものや、ペーパーレス化によって解決したい課題などから必要な機能・ツールを吟味し、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。
ペーパーレス化の推進は大きなプロジェクトとなるため、部分的に少しずつ始めることが大切です。電子契約システムなどのペーパーレス化に役立つツール導入・運用や、電子化代行サービスなども活用し、労力や手間を節約しながらペーパーレス化を成功させましょう。
まとめ
「ペーパーレス」とは、紙資料・紙文書などをデジタル化することにより、紙の使用頻度を下げることであり、コスト削減や業務効率課といった効果が期待できます。保管コストの削減やスペースを有効活用できるといったメリットもありますが、システム障害のリスクがあるといったデメリットもあることに注意しましょう。
自社でペーパーレス化を進める際には、実際の成功事例を参考に、「部分的に導入開始する」「システムの活用を検討する」など、ポイントを押さえることが大切です。自社に合ったペーパーレス化の方法を検討し、少しずつペーパーレス化を進めていきましょう。
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コストの削減
ペーパーレス化することで、紙書類を印刷する際にかかっていた用紙代やトナー代（インク代）、複合機のメンテナンス費用などが不要となります。ファイルやバインダーといった紙の資料を保存するための備品にかかる費用や、廃棄にかかる費用も削減できるため、大幅にコストを抑えられるでしょう。
業務効率の向上
会議資料などの紙媒体をペーパーレス化することにより、資料を検索する手間や共有するためにコピーする手間を省けます。コロナ禍で注目された従業員のテレワークが容易にできたり、書類を管理する業務を大幅に減らせたりするため、生産性や業務効率の向上に繋げられるでしょう。