採用活動の進捗や評価の管理は、人事の中で特に重要な業務の一つです。しかし、情報が紙ベースや複数のデータとして混在すると、伝達ミスや情報の漏れの原因となるケースが珍しくありません。そこで、多くの企業がエクセルを活用し、採用データの集約や効率化を実現しています。
特に、採用活動の初期段階や採用数の増加を受けて迅速にシステムを整備したいとき、エクセルなどで作成した採用管理シートは非常に有用な手段です。この記事では、エクセルを駆使した採用管理のコツや、そのメリット・デメリットを総合的に解説します。
目次
エクセルで採用管理を行う2つの方法・パターン
そもそも採用管理とは、応募者の情報管理や評価、面接の進捗など、採用活動全体のフローを整理・管理することです。小規模・少人数であれば書面で管理しても問題ないものの、採用数が増えると、その管理は一層複雑になります。エクセルを採用管理ツールとして利用すれば情報を一元管理・共有でき、会社全体でのシステム的な対応が可能です。
まずは、エクセルで採用管理を行う2つの方法・パターンを紹介します。
（1）無料テンプレートを活用する
Web上には、採用管理の手間を省くための無料テンプレートがいくつかあります。うまく利用すれば、採用管理シートの自作にかかる時間や手間を大幅に削減可能です。
下記に紹介する2種類のテンプレートは、自社の要件に合わせてカスタマイズできます。
●人事管理に最も役立つ Excel テンプレート｜Smartsheet
プロジェクト管理ツールとして必要な機能が網羅されており、共同作業者もリアルタイムで表示・変更できるのが特徴です。ガントチャートでの進捗管理ができ、採用の工程を明確に可視化できます。30日間まで無料で試用できるため、自社にどこまでの機能が必要かを見極める助けとなるでしょう。
求人チラシや面接評価シート、採用に関する稟議書など、採用活動に必要な書類のテンプレートがそろっています。必要なテンプレートのみを選んで調整すればよく、余分な機能を省ける点が便利です。
（2）採用管理シートを1から作成する
Web上で入手できる採用管理シートが自社に合わないと感じる場合は、1からシートを作成するという選択肢もあります。作業の手間はかかるものの、応募者情報や選考の進捗状況など、自社が必要とするツールのみを搭載したシートを作れる点が魅力です。
ただし、記載する情報が多くなると一画面に収めきれず、スクロールが必要になるケースが少なくありません。重要な情報と詳細な情報でシートを分けて管理するなど、最短で情報を把握でき、かつ見やすくする工夫を凝らす必要があります。
採用管理シートの必要項目｜使い方も解説！
採用管理シートは、採用活動の進行状況や候補者の情報を一元管理するツールです。シートを効果的に利用するための必要項目と、その使い方を簡単に解説します。
| 必要項目 | 使い方 |
| 候補者氏名 | 候補者の識別に必要です。面接や書類選考の際に、誰が対象者か一目で確認できます。 |
| 連絡先（携帯番号）・メールアドレス | 面接の日程変更や結果の連絡など、緊急時にすぐ連絡を取るために必要です。 |
| 希望職種・配属先 | 応募者の希望や、採用後の配置先を示します。選考や面接の際の参考情報として活用します。 |
| 応募経路 | 求人媒体や紹介経由、スカウトツールからのエントリーなど、どの経路からの応募者なのかを記録しておく項目です。採用活動の効果分析にも役立ちます。 |
| エントリー日・選考段階・選考状況 | 選考の進行状況や、それぞれの段階での動向を確認するための項目です。 |
| 面接開催日時・面接担当者 | 面接のスケジュールや、誰が面接を担当するかの情報が確認できます。 |
| 選考ステータス | 選考中・内定出し・不合格通知など、候補者の選考結果をステータス表示する項目です。状況に応じてリアルタイムに更新することで、進捗が一目で分かります。 |
| 結果連絡日・採用日 | 結果の通知日や、実際に採用が決まった日を記録する項目です。 |
候補者数が増えると情報が多くなり、一覧性が低下します。そのような場合、エクセルのフィルター機能を活用して、特定の情報のみを表示させると、効率的な管理が可能です。
採用管理シートに役立つ関数一覧
採用管理シートを効率よく運用するために、エクセルの機能や関数は非常に便利です。特定の条件に合わせてセルの表示や書式が自動的に変更されるため、必要な情報を探したり集計や分析を行ったりする際の手間を大幅に削減できます。
下記は、採用管理シートで使用頻度の高い代表的な機能・関数です。
| 関数 | 概要 |
| 条件付き書式 | セル内の情報に応じて、自動で書式を反映する機能です。特定の文字が入力されたセルを赤色にするといった使い方をします。 |
| IF関数 | 条件によって表示内容を変える関数です。条件に合致したセルと合致しないセルで、背景色を変えるといった使い方ができます。 |
| COUNTA関数 | シートに記載した応募総数を集計できる関数です。 |
| COUNTIF関数 | 特定の条件に該当する応募者の数を集計します。 |
| SUM関数 | セル範囲の合計値を出すための関数です。 |
| COUNTIFS関数 | 複数の条件に当てはまるセルの数を集計します。 |
| VLOOKUP関数 | 条件に該当するデータを引き出す際に利用する関数です。 |
上記の関数を組み合わせることで、採用業務がよりスムーズになります。
エクセルで採用管理を行うメリット・デメリット
エクセルを用いた採用管理には、数多くのメリットがある一方で、同時にデメリットも存在することは否めません。ここでは、エクセルで採用管理を行うことのメリットとデメリットをそれぞれ紹介します。
エクセルを用いた採用管理のメリットとデメリットをバランスよく検討し、自社のニーズに合った最善の方法を選んでください。
メリット
【エクセルで採用管理を行うメリット】
- エクセル導入済みなら追加コスト不要
- 項目を自由にカスタマイズ可能
- データの分析機能が便利
- 多彩なグラフ作成が可能
書類の作成やデータの管理などに使用するため、現時点でエクセルを導入している企業は少なくありません。業務用のパソコンへすでにエクセルがインストールされていれば、追加費用を払うことなく利用可能です。
また、管理項目の追加や変更が自由に行えるため、組織のニーズに合わせて採用管理シートを最適化することができます。データ集計が容易であり、応募経路ごとの効果や採用効率を確認できる点もメリットです。
さらに、エクセルの強力なグラフ作成機能を活用すれば、分析結果を視覚的に整理し、より理解しやすくもできます。以上のメリットにより、エクセルは採用活動の支援ツールとして非常に価値の高いソフトと言えるでしょう。
デメリット
【エクセルで採用管理を行うデメリット】
- 同時編集が難しい
- 更新漏れのリスクが高い
- 関数を組む手間がある
- データ量が多いと動作が重くなる
エクセルでは同時編集が難しいため、複数の担当者が同時に情報を更新する必要が生じた場合にも、1人ずつ作業を行わなければなりません。編集中のファイルを別の担当者が更新しようとすると別個にファイルが作成されてしまうケースもあり、情報漏れのリスクが高まります。
また、エクセルを最大限に活用するためには関数の知識が必要ですが、入力の手間や学習コストがかかります。さらに、保存されるデータ量が増加するとファイルの読み込み時間が長くなり、操作が重くなりやすい点もデメリットです。これらの点を考慮すると、採用管理に特化したシステムの利用を検討する価値があるでしょう。
採用管理業務のさらなる効率化には「＠pocket」がおすすめ！
採用管理業務は毎日行うものではないため、エクセルで十分なケースも少なくありません。しかし、採用人数が増えるにつれて採用管理の工数や負担もかかるようになります。
「＠pocket」は、ノンプログラミングで独自の業務アプリを作成でき、採用管理に最適なシステムを簡単に、かつ低コストで導入できるツールです。
また、@pocketは採用管理だけでなく、その他さまざまな管理タスクにも活用できます。採用業務の負担を軽減しつつより効率的に業務を行いたいと考えているなら、「＠pocket」を試してみてはいかがでしょうか。
まとめ
採用管理は企業の成長とともに複雑化するため、効率的なシステムの導入が不可欠です。適切な方法で応募者の情報を整理して進める選考プロセスは、質のよい人材の確保と業務の効率化に直結します。
エクセルは初期段階での管理には有効ですが、採用数が増えるとその限界も見えてきます。採用管理業務の負担が増えてきたら、クラウドサービスやツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。今後の採用活動をよりスムーズに進めるために、適切なツールの選択と活用を心がけましょう。
