「車両管理したいけれどどうしたらいいの？」
「車両管理ってそんなに必要？」
このように、車両管理に疑問や不安を持っている企業の担当者の方もいるでしょう。
本記事では車両管理の詳しい内容や、なぜ企業で行われているか、車両管理で重要になるポイントやメリットなどを紹介しています。
この記事を読むことで車両管理に関する知識を得て、自社にとって必要かどうかや、実際に車両管理する際に気をつけるべきことなどが分かるでしょう。
また車両管理におすすめな管理システムについても紹介しているため、自社で導入する際に役立ちます。
車両管理するべきか分からない方や、業務効率を改善していきたい方はぜひ、こちらの記事を参考にしてみてください。
目次
車両管理とは何か
「車両管理」とは、企業や事業所が保有している車両を管理する業務です。
車両管理では、車両本体についての情報や車検・整備、車両の修理や車両保険、車両にかかる経費といった車両に関する多くの項目を管理します。またこの他に、ドライバーの運転状況の管理も車両管理に含まれます。
企業が車両管理をする目的
企業が車両管理をする大きな目的は、車両による事故を防ぐためです。
車両管理をしない場合、車両の保険や車検が切れていても気づかなかったり、整備不良の状況に気づけなかったりする可能性があります。それが時に、重大な事故に繋がることもあるでしょう。
もし適切な車両管理を行っていなかったことで大きな事故を起こしてしまうと、企業の社会的信用が失われてしまいます。
また、車両管理をする目的は他にもあるため、以下で紹介します。
従業員の安全を守るため
車両管理を徹底することで、車両トラブルによる事故の発生を防ぎ、従業員をケガのリスクから守ることができます。
交通事故の中には、車両トラブルが原因で起こる事故があります。事故では他者の車両を巻き込んで他人にケガをさせるだけでなく、トラブルを起こした車両に乗っている従業員もケガするリスクがあるでしょう。
車両管理をすることで、従業員の安全を守ることに繋がります。
車両にかかるコストを把握するため
車両管理することで、日々のコスト、将来発生する可能性のあるコストを把握しやすくなります。
車両管理では、車両本体や車検や保険、車両にかかるガソリン代やオイル代、タイヤ代などの経費に関する管理を行います。日々発生する費用や、今後発生する費用を把握しやすくなり、今後必要になるコストが分かりやすくなるでしょう。
法的責任を果たすため
車両管理を徹底することで、企業が負う法的責任をしっかり果たすことができ、万が一事故が起こった際のリスクマネジメントになります。
もし企業や事業所が保有する車両で事故を起こした場合、社用車を運転していたドライバーや企業が損害賠償責任を負うでしょう。
しかし、車両管理を徹底し、十分に注意を払っていたと認められた場合は、法的責任を果たしていると見なされ、責任免除・減免される可能性があります。
出典：道路交通法｜e－Gov法令検索サイト
参照：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=129AC0000000089#Mp-At_715
車両管理業務で重要な3つのポイント
車両管理には車両本体の管理だけでなく、車両の修理や事故記録など、様々な管理業務が存在します。その煩雑さに悩みを抱える場合もあるでしょう。
ここからは、そのような状況を打開するために気をつけておきたいポイントを紹介します。
安全運転管理者の選定
事業者として、乗車定員11人以上の車両を1台以上、または5台以上の車両を有していた場合は、「安全運転管理者」を選定するよう、道路交通法第74条の3で決まっています。
また、車両管理の業務は安全運転管理者が行うため、まずは条文の条件を確認して選定していくことが大切です。
出典：道路交通法施行規則｜e－Gov法令検索サイト
参照：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=335M50000002060
車両管理規程の明文化
企業や事業所が所有する社用車の運用ルールとして「車両管理規定」を作成し、明文化しましょう。
車両管理規定では、車両管理台帳や運転者台帳の作成、安全運転をするための取り組みや車両の保守点検などの項目を制定します。ここに社用車の私的な利用についても、盛り込んでおくとよいでしょう。
管理部門と車両管理責任者の明確化
車両管理を徹底するために、管理部門はどこになるか、車両管理責任者は誰になるかを明確化しましょう。
車両管理の業務は幅広く、多岐にわたります。車両の日々の点検や保険関連、車検などは総務部や監理部で管理を行います。しかし車両の使用やドライバーの健康状態チェックは、社用車を実際に利用する部署で、管理することになるでしょう。
適切に車両管理し、コストの削減や業務改善していくには、管理部門及び責任者を定義づけることが重要です。
車両管理の業務内容
車両管理の業務は幅広く、多くの管理部門が関わってくるものですが、その内容によってドライバー関連と車両関連、帳簿と大きく3つの種類に分けることができます。ここからは管理部門にはどのような業務があるか、3つの種類の内容を細かく紹介していきます。
ドライバー管理
ドライバー管理の内容は、主に以下の5つです。
・運転免許証の管理
・運転者台帳を作成し管理する
・安全運転教育を実施する
・点呼
・アルコールチェック
ドライバーの運転免許証を確認し不備はないか確認し、運転者台帳で労務管理を行います。ドライバーへの安全運転教育やアルコールチェックも実施します。
車両管理
車両管理で行うのは、主に以下の4つです。
・車両管理台帳の作成・管理
・自動車保険の加入や更新
・車両の整備・車検
・最適な車両台数を確保する
車両管理を徹底したい場合は、車両にGPSを搭載した機器を設置する方法もあります。GPS情報を活用することで、これまで気づけなかった問題に気づき、より効率的に車両を運用できます。
車両管理台帳の作成・管理
車両管理台帳は、車両管理を行う上で重要な情報源になります。
車両管理台帳に載せるべき情報は、車両情報として必要な車種やナンバー、登録番号などの情報です。車両がどういった状況かを把握するため、車検や整備状況、使用状況などの記録も必要になります。
自賠責保険や任意保険についての内容、年月日や証券番号なども記しておいてください。
煩雑な車両管理業務はデジタル機能の活用がおすすめ
車両管理の方法には、紙で管理する・Excelで管理する・デジタル機能を利用して管理するの3つがあります。デジタル機能を利用すると、それぞれの従業員が行ってきた業務を把握しやすくなり、ミスが防げるためおすすめです。
車両管理業務の内容は、車両情報の管理から車両の整備、車検や保険の管理など多岐にわたります。それぞれの情報も細かく、車検や整備の日時や車両を使用した日時、日々の車両に関する経費の支払いなども行わなければなりません。
車両管理をデジタル化すると、車両の使用を登録しただけで、ガソリン代や燃費の計算が自動で行われます。
細かい情報を記載漏れする心配が少なく、保険の更新や車検時期が近付くと担当者に連絡が入るといった機能もあるため、うっかり忘れてしまう心配がないでしょう。
車両管理システム導入のメリット
車両管理を徹底して行うには、車両管理システムの導入によってデジタル化し、それぞれの従業員の業務を可視化して、把握しやすくすることがおすすめです。
しかし、車両管理システムを導入するには、具体的にどのようなメリットがあるか把握しておく必要があるでしょう。ここからは、車両管理システムを導入するメリットを4つ紹介します。
管理業務の工数削減
車両管理システムを導入すれば、車両管理で行う煩雑な業務を適切に、効率的に行っていけるようになります。
車両の予約やアルコールチェックをデジタル機能で行えるため、紙に記入する必要がありません。車両とドライバーそれぞれの情報が一元管理され、記入漏れや確認漏れなどを防ぎ、集計も自動で行えます。
車両にかかるコストの削減
車両管理システムを導入していれば、多数の車両があっても稼働状況を正確に把握でき、車両台数が適切かどうか把握できます。それぞれの車両が効率よく運用されているか見直すことで、コストを削減できるでしょう。
車両管理システムがなければ、車両がそれぞれ効率的に運用されているか分かりにくくなっています。車両が足りているか、適切な台数があるか判断できず、必要のない車両を購入してしまう可能性があるでしょう。
事故のリスクを抑えるため
車両管理システムを使うことで、車両の管理を適切に行えるようになり、車両トラブルによる事故のリスクを抑えられるでしょう。
またGPSの活用や、センサー機能を搭載したIoTデバイスを車両に付けることで、ドライバーの運転状況を把握できます。ドライバーの運転のクセを理解し、ドライバーに対して、より適切な安全運転指導を行えるようになるでしょう。
サービスの質を向上できる
車両管理システムとGPSを使うことで、現在車両がどこにいるか、顧客の元にどの程度の時間で着くかといった情報を把握でき、顧客に伝えてサービスの質を向上させられます。
もし顧客から急な依頼があったとしても、どの車両が近くにいるかすぐに把握できるため、早めの対処が可能になるでしょう。急な変更があった場合も、すぐにドライバーに連絡を取って、GPSの情報を元に新たなルートを指示できます。
車両管理におすすめな管理システム3選
ここからは、車両管理に特におすすめな管理システムを3つ紹介します。
車両管理システムを導入したいと考えていても、どのようなシステムを選べばよいか分からないことがあるでしょう。以下で紹介している管理システムを使えば、簡単に車両管理システムを導入可能です。
「@pocket（アットポケット）」は、プログラミング知識がなくても車両管理システムを手軽に作成できるツールです。
初期費用はかからず、1ユーザーにつき300円からと安価に始められることが魅力でしょう。
@pocketには集計や分析機能がついており、車両管理の効率化に役立ちます。外部データとの連携も可能なため、様々な使い方ができるでしょう。
出典：@pocket｜株式会社アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/
| サービス名 | |
|---|---|
| 料金（初期費用、月額） | 初期費用：0円、ライト：300円／月・スタンダード：500円／月・プロフェッショナル：700円／月（1ユーザーにつき） |
| 特徴 | ノーコードでアプリ作成・他アプリと連携できる |
| 運営会社 | 株式会社アイアットOEC |
カカナイ
「カカナイ」は、自社専用のWebシステムをカスタマイズしてくれるサービスです。
カカナイでは初期費用や月額費用がかかります。自社でどの帳票をカスタマイズするか選んで、AI自動見積もりで料金を確認してみましょう。
カカナイを利用することで車両管理の情報を1つにまとめ、PCやスマートフォンなどでのWeb閲覧が可能になります。
出典：カカナイ｜株式会社Mountain Gorilla
参照：https://kakanai.com/
| サービス名 | カカナイ |
|---|---|
| 料金（初期費用、月額） | 要見積もり（初期費用：15,000円～、5,000円～／月） |
| 特徴 | 自社用へカスタマイズされた製品を利用できる |
| 運営会社 | 株式会社Mountain Gorilla |
SmartDrive Fleet
「SmartDrive Flee」は使い方の簡単な、車両管理システムです。
初期費用がかかること、5IDごとに年額の費用がかかることに注意してください。
SmartDrive Fleetはデバイスやドライブレコーダーなどから情報収集し、リアルタイムで場所の把握や、使用状況の可視化に役立つでしょう。
出典：SmartDrive Fleet｜株式会社スマートドライブ
参照：https://smartdrive.co.jp/fleet/
| サービス名 | SmartDrive Fleet |
|---|---|
| 料金（初期費用、月額） | 初期費用：50,000円、46,800円／年（5IDごと） |
| 特徴 | クラウド型の車両管理システム |
| 運営会社 | 株式会社スマートドライブ |
車両管理システムで効率よく運用しよう
車両を有する企業や事業所では、車両を効率よく運用し、事故をなるべく防ぐために車両管理の徹底が求められます。
車両管理は紙で記録し管理したり、Excelで管理したりできます。しかし車両管理業務が多岐にわたり煩雑であること、業務内容によって管理部門が分かれることから、車両管理システムを利用して情報を一元化するのがおすすめです。
車両管理システムを利用することでそれぞれの業務を分かりやすく可視化し、車両の稼働状況を最適化していきましょう。
