社内ポータルとは？主な機能・導入メリット・失敗理由を徹底解説！

業務効率化や生産性向上のツールとして、「社内ポータル」といった言葉を見聞きしたことがある企業経営者・担当者の方も多いでしょう。社内ポータルとはどのようなツールであり、どのような機能を備えているものなのでしょうか。

この記事では、社内ポータルの概要や注目されている背景をふまえた上で、社内ポータルが持つ主な機能や社内ポータルを導入するメリットについて解説します。社内ポータルを導入する際の失敗例や注意点も理解した上で、社員が使いやすい社内ポータルを構築しましょう。

社内ポータルとは？

「社内ポータル」とは、「社内ポータルサイト」の略称であり、社内向けの情報やアプリにアクセスする入口をまとめたサイトを指します。社内ポータルはスケジュール管理機能やレポートなどの情報共有機能など多様な機能を備えており、社内の情報共有や連携をスムーズにする役割を果たしています。

社内ポータルの「ポータル」とは入口のことであり、検索エンジンであるGoogleやYahoo! もポータルサイトに該当します。これらの一般的なポータルサイトが誰でもアクセス可能である一方、社内ポータルは社内で運用するサイトであり、その企業の社員しか利用できないことを押さえておきましょう。

社内ポータルと似ている社内向けのツールには、社内SNSやグループウェアもあります。それぞれの違いもチェックしておきましょう。

【社内ポータルと類似サービスとの違い】

社内ポータルが注目されている背景

社内ポータルが注目されるようになった背景として、働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響によるテレワークの普及が挙げられます。テレワークにより働き方の自由度が高まった一方で、社員同士のコミュニケーション不足や、会社への帰属意識の低下が懸念されるようになりました。

社内ポータルを活用すれば、社内向け情報の確認や社員同士のコミュニケーションをスムーズかつ気軽に行えます。社内ポータルは、テレワークによる弊害の解消を図れるツールと言えるでしょう。

社内ポータルの主な機能

社内ポータルには、下記のようなさまざまな機能が備わっています。

【社内ポータルの主な機能】

ここでは、上記に挙げた社内ポータルにおける7つの代表的な機能について解説します。

コミュニケーション機能

社内ポータルには、社内チャットや社内掲示板といった、社員間でのコミュニケーションを促進する機能があります。社内チャットではSNSのような感覚で気軽にコミュニケーションをとれるため、些細なことでも情報共有をしやすくなるでしょう。

また、社内掲示板機能を活用すれば、社内向けの情報をタイムラグなく均一に周知することが可能です。別の部署との情報共有や業務の連携もしやすくなるため、新たなビジネスチャンスが生まれる可能性も高まるでしょう。

スケジュール管理機能

社員個人やプロジェクトチームのスケジュール・タスク・ToDoリストなどを、カレンダー機能と連携して管理できる機能もあります。

チーム全体でスケジュールを共有できるため、会議の日程調整やメンバーの不在時間の確認も簡単にできるでしょう。予定のリマインド機能もあるため、「会議があることを忘れていた」といった事態も防げます。

プロジェクト管理機能

社内ポータルのプロジェクト管理機能では、プロジェクトのメンバーやタスクの担当者、進捗状況を確認できます。プロジェクトの状況を可視化することで、チーム全員がプロジェクトに関する情報を把握しやすくなるでしょう。

また、メンバー同士の連携も密になるため、スケジュールの遅延やタスクの抜け漏れが発生しにくくなることが期待できます。

ワークフロー申請機能

交通費・出張費や経費の申請・精算、稟議書の申請など、一定のルールに従って処理を行うワークフローは、社内ポータル上で対応することが可能です。

「上司の承認印をもらうためだけに出社する」「経理に直接提出しに行く」といったことが不要になるため、業務の効率化を図れるでしょう。

ストレージ・レポート機能

社内ポータルのストレージ機能では、それぞれの社員が作成したファイルを社内ポータル上で保管・共有することが可能です。社内ポータル上でファイルを一元管理することにより、目的のファイルをすぐに確認できるようになるでしょう。メールやチャットでの共有が難しい大容量のファイルも、ストレージ機能を活用すれば容易に共有できます。

また、レポート機能とは、社内ポータルに蓄積したデータを、自動でグラフや表にまとめられる機能のことです。テレワークや外回り営業をしているメンバーとすぐに共有できる上に

日報や報告書、会議資料やプレゼンテーションにも活用できるため、社員の業務効率化につながるでしょう。

勤怠管理機能

社内ポータルの勤怠管理機能を活用すれば、社員にオンラインで出退勤の状況や時間外勤務・有給休暇の申請を登録してもらうこともできます。テレワークでも勤怠に関する申請を出せるため、テレワークを採用している企業は特に重宝するでしょう。

また、勤怠に関する情報は自動的に集計されるため、管理担当者の負担も軽減できます。

社内Wiki・Q&A機能

社内Wikiとは、社員によってアップロードされた社内情報を、ほかの社員が随時閲覧・更新できる機能を指します。業務マニュアルや就業規則、作業手順書などを社内Wikiで管理し、検索機能を有効に活用すれば、業務効率化に大きくつなげることができるでしょう。

また、それぞれの部署や担当者に寄せられることが多い質問については、Q＆A機能にまとめておくことも効果的です。よくある質問であればその場で疑問を解消できるため、質問者や回答者の手間を大幅に削減できるでしょう。

社内ポータルを構築・導入するメリット

社内ポータルを構築・導入することには、下記のようなメリットがあります。

【社内ポータルを構築・導入するメリット】

社内ポータルを導入することによりオンラインで完結できることが増えるため、テレワークや業務におけるペーパーレス化を進めやすくなるでしょう。

また、社内ポータルで社員同士の情報共有やコミュニケーションを気軽にかつ素早く行うことで、仕事へのモチベーションや帰属意識の向上にもつながります。さらに、業務をスムーズに進められるため、生産性の向上も期待できるでしょう。

社内ポータルの導入に失敗してしまう理由

社内ポータルを導入することには多くのメリットがありますが、中には導入に失敗してしまうケースもあります。

【社内ポータル導入における失敗例】

社内ポータルを導入しても、使用方法が分からなければ社員は利用できません。また、「スムーズに検索できない」「情報が更新されない」など、欲しい情報が見つからない場合も、社内ポータルの利用から遠ざかってしまいます。

複数の社内ポータルを利用している場合、1つのポータルは使うものの、他のものは使用しないといったケースも少なくありません。

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社内ポータルの導入に失敗する理由に共通しているのは、「社員が使いづらい運用をしている」という点です。社員全員が使いやすい社内ポータルを構築したい方は、「＠pocket」の活用をぜひご検討ください。

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まとめ

社内ポータルとは、自社の社員が社内向けの情報やアプリにアクセスする入口を集約したサイトのことです。社員同士のコミュニケーションや情報共有が促進されることから、社内ポータルはテレワークのデメリットを補うツールとしても注目を集めています。

社内ポータルには、コミュニケーション機能やスケジュール管理機能など多様な機能があり、テレワークの促進やコミュニケーションの活性化を図れるというメリットがあります。多くの社員に利用してもらえる社内ポータルを作成したい方は、ノンプログラミング・ノーコードで業務アプリを作成できる「＠pocket」をぜひご活用ください。