「在庫数が合わない」「エクセルファイルが重くて開かない」「特定の担当者しか使い方が分からない」といった問題は、多くの企業が直面する課題です。
本記事では、在庫管理をエクセルから専用アプリへ移行すべき具体的な理由や、移行によって得られるメリット、失敗を防ぐために押さえておきたい導入のポイントなどを解説します。DXによる業務効率化の第一歩として、ぜひ参考にしてください。
在庫管理はエクセルよりアプリがおすすめな理由
在庫管理アプリの活用をおすすめする主な理由は、以下の通りです。
- モバイル端末から在庫確認アプリを使用できる
- 在庫情報を複数人で同時に更新できる
- データの活用が容易にできる
- 専門の機能が充実している
それぞれの理由について詳しく見ていきましょう。
モバイル端末から在庫確認アプリを使用できる
場所を選ばずに使用できることは、在庫管理アプリを導入する大きなメリットです。
エクセルで在庫管理をする場合は、基本的にはデスクでパソコンを開く必要があります。モバイル端末でもデータがオンライン上にあれば確認できますが、エクセルは元々パソコンで操作するために設計されているので、操作には慣れが必要です。しかしアプリであれば、どこにいてもスマートフォンやタブレットを使って手軽に在庫状況を確認できます。
倉庫の奥や店舗の棚、自宅や外出先など通信環境さえ整っていれば、手元のモバイル端末からリアルタイムで在庫状況を把握できるため、移動の手間や確認漏れの減少につながるでしょう。
在庫情報を複数人で同時に更新できる
エクセルによる在庫管理で起こりがちなのは、誰かがオンライン上のファイルを開いていると、他の人が同じファイルを更新できなくなる状況です。更新作業が中断され、従業員がストレスを感じるケースもあるでしょう。
一方、在庫管理アプリであれば複数の従業員が同時に入力作業をできます。入庫と出庫に関する情報処理が重なっても、システムが自動で同期を行うので、作業の手を止める必要はありません。
チーム全体の作業スピードが底上げされるだけでなく、情報反映のスピードが上がることで常に最新の在庫数が共有されるようになります。
データの活用が容易にできる
データを容易に活用できることも在庫管理アプリのメリットです。
エクセルを使っていると、データが蓄積されるほどファイルが重くなり、分析に時間がかかることがあります。また計算を自動化するためには、複雑な関数やマクロが必要です。
一方で在庫管理アプリの場合は、大量のデータの中から必要なものを瞬時に抽出しやすくなります。簡単な操作で過去の出庫傾向をグラフ化したり、在庫の回転率を自動算出したりできるアプリなら、経営判断に必要なデータの可視化が容易です。
このように在庫管理アプリは、単なる記録ツールとしてだけでなく、過剰在庫の削減や欠品防止といった在庫の最適化に役立つでしょう。
専門の機能が充実している
エクセルは汎用的な表計算ソフトであるのに対し、在庫管理アプリには在庫管理に特化した機能が標準搭載されていることがほとんどです。
多くの場合、スマートフォンのカメラを用いたバーコード・二次元コードスキャン機能や有効期限の管理機能、在庫が一定数を下回った際のアラート通知など、現場のミスを防ぐ仕組みが備えられています。
エクセルで同様の機能を実現するには複雑な関数やマクロが必要ですが、アプリなら導入したその日から高度な管理ができるでしょう。このような機能を活用すれば、ヒューマンエラーの防止や業務効率化を図ることもできます。
エクセルでの在庫管理が起こすリスク
エクセルは手軽に使えるツールではあるものの、タイムラグの発生やデータ破損といったリスクもあります。ここでは、エクセルによる在庫管理のリスクを紹介します。
データ共有のタイムラグによっていわゆる「先祖返り」が起きる
複数人でエクセルファイルを共有していると、誰かが古いファイルをコピーして上書きする可能性があります。また同時に編集した結果、片方の更新内容が消える「先祖返り」のリスクもあるでしょう。
特に「最新版」という名前のファイルが乱立する状態は危険です。どのファイルが本当の最新版か分からなくなり、現状の在庫数を正確に把握できなくなります。このようなファイル管理の不備による情報の不整合は、誤出荷や欠品、ひいては顧客満足度の低下を招く重大な経営リスクとなり得るため注意が必要です。
エクセルデータの破損
エクセルを使って在庫管理を行うなら、データの破損リスクにも注意しましょう。
例えば入力した数値や設定した関数を間違って消したり、エクセルファイル自体を削除したりするリスクがあります。ファイルが壊れて開けなくなるリスクもあるでしょう。
バックアップを適切に取っていない場合、これまでの記録が消失し、業務が完全にストップする可能性も否定できません。このようなリスクを起こしやすい状態でエクセルを使用し続けると、企業の資産であるデータが危険にさらされる可能性があります。
作業効率が低下しやすい
エクセルでの在庫管理は、在庫のある場所でメモを取りパソコンの場所へ戻って入力するといった手間を生みがちです。この工程にはメモの書き間違いや入力時の打ちミスなどのヒューマンエラーが入り込む隙が多く、作業効率が低下しやすくなります。
また何度も移動する必要があるので、従業員の負担を増大させる可能性があります。先述の通り、手元のモバイル端末からもエクセルを確認する方法はありますが、操作には慣れが必要です。リアルタイムで確認できる機会が失われることは、在庫管理の正確性を担保する上で大きな障壁となるでしょう。
管理者しか入力・更新できず属人化しやすい
エクセルの在庫管理表が複雑になるほど、作成した本人にしかメンテナンスができない「ブラックボックス化」が進みます。
特に特殊な関数やマクロが組み込まれている場合、担当者が不在の際にエラーが起きると誰も修正できず、業務が停滞するケースがあるでしょう。このような属人化が進むと、担当者が退職した場合に業務を継続しにくくなります。
一方、在庫管理アプリは誰でも簡単に操作できるように設計されているため、特定の従業員のスキルに依存することが少なくなるでしょう。仮に誰かが退職したとしても、簡単な引き継ぎを行えば在庫管理を継続できます。
エクセルから在庫管理アプリに移行する際のポイント
エクセルから在庫管理アプリに移行するときは、次のポイントに注意しましょう。
- 必要な機能と予算を考えながらアプリを選定する
- エクセルデータのインポート手順をアプリ毎に調べる必要がある
- まずは一部の商品・拠点からスモールスタートする
- アプリの使い方を従業員にレクチャーする必要性
以下で、それぞれのポイントについて詳しく解説します。
必要な機能と予算を考えながらアプリを選定する
在庫管理アプリを選定するときは、単に高機能なものを選ぶのではなく、自社の課題を解決するために必要な機能を見極めることが重要です。
まずは自社が抱えている課題を明確にしてから、バーコード検品に対応しているものや、ECサイトとの在庫連携が可能なものなど、必要な機能が搭載されたアプリを選びましょう。
また予算に合わせて選ぶことも重要です。多機能過ぎるアプリはコストが高くなるだけではなく、操作が複雑で現場に定着しない原因になります。導入費用・月額費用と導入によって削減できる人件費などを比較して、費用対効果が高いアプリを選ぶことが大切です。
エクセルデータのインポート手順をアプリ毎に調べる必要がある
在庫管理アプリへ移行するときは、既存のエクセルデータをインポートする必要があります。
多くのアプリにはCSV形式でのインポート機能が備わっていますが、項目名やデータ形式をアプリ側の形式に合わせる調整作業が必要なケースもあります。事前に、どのような形式でエクセルデータをインポートできるのか、確認しておきましょう。
この確認作業を軽視すると、手入力でのデータ移行が発生し、結果として膨大な作業時間が発生するかもしれません。導入の検討段階で、現在のエクセルデータがそのまま取り込めるのか、それとも加工が必要なのか、その手順とサポート体制を確認しておくことが大切です。
まずは一部の商品・拠点からスモールスタートする
事業規模が大きい場合、全社一斉にシステムを切り替えると、万が一トラブルが起きた際の影響範囲が広過ぎて現場が混乱します。リスクを抑えて移行を進めたい場合は、特定のカテゴリの商品や、一つの拠点・倉庫だけに限定してアプリを導入する「スモールスタート」を検討しましょう。
限定的な運用を通じて、マニュアル通りに運用できるのか、現場の従業員が使いこなせるのかといった課題を洗い出し、改善を重ねてから全体へ展開すれば、移行をスムーズに進められます。
小さな成功体験を積み重ねれば、従業員のデジタル化に対する心理的なハードルも下げられるでしょう。
アプリの使い方を従業員にレクチャーする必要がある
新しいツールを導入する際、従業員が不安を感じたり、反対意見が出たりするケースがあります。従業員の不安や反対意見を解消し、新しいツールを浸透させるためには、丁寧なレクチャーが必要です。
レクチャーをするときは、単に操作方法を教えるだけではなく、なぜ在庫管理アプリを導入するのか、導入によって現場の作業がどう楽になるのか、という目的も共有しましょう。
また操作マニュアルを整備し、初期段階では現場でサポートする体制を整えることも重要です。従業員が「これなら自分でも使える」と自信を持てるまでフォローすれば、新しいツールが定着しやすくなります。
在庫管理アプリとエクセルの比較
ここでは、在庫管理アプリとエクセルを以下のポイントで比較します。
- 現場の工数
- 情報入力の正確性
- 属人化を踏まえた事業の持続性
- コスト
それぞれの違いを理解した上で、在庫管理アプリの導入を検討しましょう。
現場の工数
エクセルによる在庫管理をパソコンで行う場合、現場とパソコンの間を往復する時間や紙のメモをデータ化する時間が積み重なり、従業員の工数は多くなりがちです。モバイルで行うにしても、先述の通り慣れが必要です。
一方で在庫管理アプリを活用すれば、パソコンのある場所に戻る必要がなくなり、事務作業の時間を大幅に短縮できるでしょう。短縮することで生まれた時間を、より付加価値の高い業務や改善活動に充てられます。
情報入力の正確性
人間による手作業の場合、いくら気を付けていてもミスを完全に防ぐのは難しいでしょう。エクセルに入力する際に数値を間違えたり、重要なデータを消したりする可能性があります。
在庫管理アプリであれば、バーコードを読み取るだけで商品が特定され、数値入力も最小限で済むため、精度が向上しやすくなります。正確な在庫情報があれば、過剰発注や在庫切れを防ぐことも可能です。
属人化を踏まえた事業の持続性
エクセルによる在庫管理は「作成者しか分からない」という状況を生みやすく、担当者が退職や休職をした際に業務が立ち行かなくなるリスクがあります。
一方の在庫管理アプリは、誰でも使えるように設計された共通のプラットフォームです。そのため担当者の入れ替わりにも強く、組織としての事業継続性を高められるでしょう。
コスト
エクセルが既に会社のパソコンにインストールされていれば、エクセルで在庫管理を始めても新たな費用は発生しません。しかし入力ミスによる欠品や過剰在庫による損失、膨大な入力作業にかかる人件費などを考慮すると、トータルとしてコストが高くなるケースもあります。
在庫管理アプリの場合、導入費用や月額費用は発生しますが、業務効率化による残業代削減などにより、トータルコストを抑えられる可能性が高いでしょう。
自社に合った在庫管理アプリを作るならノーコードアプリがおすすめ
ここまで解説したように、在庫管理アプリにはさまざまな利点があるため、ぜひ移行を検討しましょう。
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