SFAとは、営業職の業務を効率化するために便利なツールです。自社にあったツールを選ぶためには、SFAを活用してできることや、ツールの選び方を把握したうえで、比較検討することが重要です。この記事では、SFAを導入すべき理由や選ぶ際のポイント、注意点などについて解説します。SFAツールを選ぶ際に役立ててください。
目次
SFAってどんなシステム？
SFAという言葉は聞いたことがあっても、実際にどのようなシステムなのかわからないという人もいるのではないでしょうか。SFAとは、「Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)」の略語で、「営業支援システム」のことを指します。
SFAツールは、営業活動を行う営業パーソンの業務効率化を図るうえで有効なツールです。また、SFAツールの導入により、売上アップなどにもつなげることができます。
SFAでできる5つのこと
SFAツールには、おもに5つの機能が備わっています。ここではSFAツールの機能について解説します。SFAツールを導入する際の参考にしてください。
1.案件管理
案件管理機能は、営業担当者が抱えている案件のスケジュールや成約までの進捗状況など、個別に案件を管理できる機能です。複数の案件を同時進行で行う場合に、それぞれの案件がアプローチ開始から成約までのどの段階にあるのかがわかると、適切な評価やアプローチ方法の見直しなどにつなげられます。
案件管理機能を利用すれば案件を個別に管理でき、商談プロセスにあわせたアプローチ方法を考えやすくなるため、業務の効率化が期待できます。
2.活動管理
活動管理機能は、営業活動の具体的な内容を管理する際に便利な機能です。たとえば、顧客を訪問した回数、提案したタイミング、顧客の個人情報、案件の概要などの情報やデータを一元管理できます。
また、顧客情報と案件情報を紐づけて管理することで、案件ごとのアプローチに対する成果などを把握できるうえに、企業側は人事評価などで営業担当者ごとに正当な評価をするための重要な指標として活用できます。
3.顧客管理
顧客管理機能は、個人情報を含む顧客情報を検証する際に役立つ機能です。顧客情報を多角的に分析することで、戦略的な営業活動を行えるようになります。従来は、営業担当者の勘や経験に頼った営業活動が行われることが一般的でした。
SFAツールを導入することで、勘や経験といった根拠のないものに頼るのではなく、現実的なデータに基づいた営業を行えるようになります。データという根拠を用いて営業活動ができれば、実績や経験にかかわらず、高いパフォーマンスが期待できます。
4.商談管理
商談管理機能は、商談の詳細情報の記録や管理が可能です。実際に、商談ではどのようなやり取りが行われたのか、どのような商談で取引が成立しやすいのかを把握したい場合に有効です。商談管理の活用により、過去の商談実績の閲覧や分析が可能なため、営業担当者はより効果的な営業手法を検証できます。
また、ツールを通じて部署内で情報を共有できるため、営業力の底上げにもつなげられるでしょう。
5.売上予測管理
売上予測管理は、営業担当者や営業務全体の売上だけでなく、顧客や商品、サービスごとに売上予測ができる機能です。売上予測管理の活用により、多角的に売上予測を行えるようになります。また、営業担当者が日々の営業データをSFAツールに登録することを徹底すれば、常に最新の売上予測を確認できます。
リアルタイムでの売上予測ができるようになれば、売上目標までの達成度を把握しやすくなり、必要に応じて戦略の見直しも可能です。
企業がSFAを導入する理由
上述したSFAツールの5つの機能を活用することで、企業は利益拡大を目的とした営業戦略を立てられるようになります。また、営業成績が優れた営業担当者の営業データを分析し、部署内でデータや情報を共有することで、営業部全体の営業力アップも期待できます。
SFAツールを導入すれば、手間や時間のかかる情報やデータの管理を任せられるため、営業担当者は抱えている案件の営業活動に集中できる環境を整備できます。さらに、浮いた時間でプレゼンテーションなどの資料作成の精度を高める作業に使う、きめ細かな顧客対応を行うなどにより、成約率や顧客満足度の向上につなげることも可能です。
CRMとSFAの違い
CRM(Customer Relationship Management)とは、顧客の情報を管理する機能に特化しているツールです。一方で、SFAは営業の業務効率化を目的としたツールです。CRMもSFAのどちらも顧客情報の管理機能を搭載しているツールですが、SFAは営業活動に必要な項目や情報を幅広く管理できます。
顧客情報の管理だけを単独で行いたい場合はCRMが有効です。ただし、営業の業務効率化や戦略的な営業活動を実施するために必要なデータ分析を行いたい場合は、SFAがおすすめです。両者の違いを把握したうえで、自社に必要なツールを導入しましょう。
SFAを選ぶときのポイント
適切なSFAツールを選ぶためには、いくつかの選定ポイントがあります。ここでは、SFAツールを選ぶ際に配慮すべきポイントについて解説します。以下のポイントを参考にして、自社の利用目的にあったSFAツールを選ぶようにしましょう。
簡単に操作できるものを選ぶ
SFAツールを活用して多角的な分析を可能にするためには、日々の営業データを入力する必要があります。案件や顧客ごとにデータの入力が必要なため、誰でも簡単に操作できるツールを選ぶことが重要です。
操作性の低いツールを選べば、担当者の業務負担を増やすだけでなく、SFAを利用してもらえなくなる可能性があります。SFAツールを導入しても、実際に現場で利用されなければ導入効果が得られなくなるため、誰でも利用しやすい操作性の高いツールを選ぶようにしましょう。
手厚いサポートを受けられるツールを選ぶ
SFAツールの導入が初めての場合は、サポート体制が充実しているツールを選ぶようにしましょう。初めてツールを導入する際は、運用前に自社にあった項目の設定などが必要です。導入の進め方や具体的な操作方法が分からなくなった際にベンダーによるサポートがなければ、運用前の準備段階でつまずき、スムーズな運用ができなくなります。
また、サポートなしで誤った使い方をすれば正しい運用効果を得られなくなるため、サポートのあるツールを選ぶことをおすすめします。
費用対効果の見合ったものを選ぶ
SFAを導入する際は、ツールの購入費用や毎月の利用料金などの他にも、運用時のメンテナンス費用、データのバックアップ費用などのランニングコストが必要です。高額な費用を支払って高機能なツールを導入しても、効果が得られなければ無駄なコストを発生させる要因になってしまいます。
SFAの導入を検討する際は、導入コストだけでなくランニングコストもあわせて検討し、費用対効果に見合ったツールを選ぶようにしましょう。
他のシステムと連動できるツールを選ぶ
営業活動を支援する別のツールやシステムを導入している場合は、既存のツール・システムと連携が可能なツールを選ぶことが大切です。既存のツールやシステムなどの外部サービスとの連携ができない場合、個別にデータの入力が必要になるなど、担当者の業務負担を増やしかねません。
また、導入しているツールやシステムがない場合でも、将来的に導入する可能性を考慮すると、外部サービスとの連携機能を持つSFAを選んだほうが使える幅を広げることができます。
SFAを導入する時に気を付けるポイント
SFAを導入し、営業データを記録するだけでは、効果は得られません。SFAを有効活用するためには、記録や分析したデータを適切に利用することが重要です。たとえば、日々で記録した営業データから統計を取って分析し、売上などの予測をできる人材がいなければ、統計データを営業戦略や営業活動に活かすことはできないでしょう。
また、分析力の高い人材がいても、十分な分析ができるデータが集まらなければ、的確なデータ分析はできません。日々のデータの記録、的確にデータを分析して今後の予測を行える人材がそろってこそ、SFAによる導入効果を最大化することができます。
まとめ
SFAの主要な5つの機能を利用することで、利益拡大に向けた営業戦略を立てられるようになります。また、営業成績の高い担当者のデータを共有できるようになるため、営業力の底上げも期待できます。
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