エクセルは多くのビジネスシーンで利用されており、名簿の作成にも活用できます。
シンプルに使い始められる一方で、入力の工夫や便利な機能を取り入れることで、より効率的に名簿管理が可能です。
本記事では、初心者でも取り組める名簿作成の基本手順から、便利な機能、注意点までを解説します。さらに、効率化に役立つ名簿管理システムについてもご紹介します。
目次
【簡単3STEP】エクセルでの名簿管理シート作成手順
エクセルでの名簿管理は特別なスキルがなくてもできます。スムーズに名簿管理シートを作成するには、手順をイメージしておくことが大切です。
まずは、管理する対象を明確にしてデータを入力していきます。必要に応じて列幅を調整しましょう。
ここでは、エクセルでの名簿管理シートの作成手順を詳しく解説します。
STEP1：管理する項目を決定・入力する
管理項目は、データ管理の目的に合わせて決定します。BtoCまたはBtoBによって管理項目は異なるでしょう。
管理項目の具体例は、下記の通りです。
| 主な管理項目 | |
| BtoC | 会員番号、名前、住所、電話番号 |
| BtoB | 企業名、担当者名、担当者部署名、連絡先 |
また、自社内でどのような情報を扱っているかを再確認し、必要とする項目があればここに加えておきます。
例：年齢、担当者役職、担当店舗など
書き出した項目を重要な順に並べてExcelの1行目に書き込み、これを表の見出しとして扱います。
STEP2：管理データの入力
見出し項目が完成したら、実際の顧客データを入力します。
総務省では、データの管理や二次利用のしやすさを考慮して定めた表記方法のルールを公表しています。
（出典：総務省「統計表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法」）
管理データの入力の主なポイントは、下記の通りです。
- 1つのセルに1つの項目を入れる
- 数値データに文字列を含めない
- セルを結合しない
- 体裁はインデント機能を使用して整える
1つのセルに複数のデータが入っていたり文字列やスペースが使用されていたりすると、データ活用するときに上手く読み取れなくなる可能性があります。修正の手間を省くためにも、ルールを意識してデータを入力しましょう。
STEP3：列幅の調整
管理項目の決定と管理データの入力だけでも名簿管理シートとして活用できます。しかし、管理したデータを正しく活用するためには「見やすさ」が不可欠です。
データがセル内に収まりきらず見切れていると、見づらくなりデータを読み誤る原因になります。
データを一目で把握できるようにするためにも、列幅を自動調整してデータをすべて表示させましょう。列幅は下記の手順で調整が可能です。
| 1 | 調整したい列の右端を掴んでドラッグし、調整する |
| 2 | 列の右端をダブルクリックする（自動的に調整される） |
列幅の調整後は、正しく反映されているかどうか確認しましょう。
名簿作成にはテーブル機能が便利？
Excelで名簿を管理するなら、表をテーブルにしておくとよいでしょう。
テーブル化しておくと、行ごとに自動で色分けされて見やすくなるだけでなく、末尾にデータを追加するだけで同じ書式が適用されるなど、データの追加・検索・並べ替えがとても簡単になります。
テーブル機能を使ったエクセルでの名簿作成方法
- 名簿全体を選択
- メニューから「挿入」→「テーブル」をクリック
- 「先頭行をテーブルの見出しとして使用」にチェックを入れる
たったこれだけでデータがテーブル化され、検索やフィルターがワンクリックで使えるようになります。
テーブル機能を使った名簿作成の注意点
- セルの結合は使えない：
結合したセルはテーブル機能に対応していません。
セルの結合をしているとデータの並び替えができないなどの問題も出てくるため、セル結合はしないでおくのがよいでしょう。
- 周囲のデータも含めてテーブル化される：
不要なセルまで含まれないよう注意しましょう。
表の周りに空白行や空白列を入れ、表と表以外の部分を明確にしましょう。
エクセルでの名簿管理をもっと便利に！活用すべき機能4選
エクセルには、名簿管理が便利になる機能がいくつかあります。エクセルでの名簿管理シートをより便利に活用するためにも、活用すべき機能をマスターしておきましょう。
以下では、活用すべき機能の概要とやり方、機能を活用する上での注意点を解説します。
ウィンドウ枠の固定
ウィンドウ枠の固定は、表示しておきたい部分を常に先頭に表示させる機能です。項目名が見える状態を保てるため、知りたい情報を把握しやすくなり作業のミス軽減にもつながります。
縦や横に長くなりやすい名簿管理シートには、ウィンドウ枠の固定がおすすめです。
ウィンドウ枠を固定するには、画面上部の「表示」から「ウィンドウ枠の固定」をクリックして固定したいセルを選択します。先頭にある複数の行や列を固定したり、行と列を同時に固定したりすることも可能です。元の状態に戻したいときは、「ウィンドウ枠固定の解除」を選択しましょう。
管理シートのサイズを変更するとウィンドウ枠の固定が解除されることがあります。解除されたときは、再度設定が必要です。
テーブル機能
テーブル機能は、表の見た目を整えるための機能です。複数ある書式パターンから好みのスタイルを選択しておくことで、色の配色や濃淡の調整がしやすくなります。
また、データを追加すると自動でテーブル拡張されて書式設定が維持されるため、データの追加や修正もスムーズです。
テーブル機能を使うときは、表にカーソルを合わせて画面上部の「ホーム」から「テーブルとして書式設定」を選択します。「挿入」から「テーブルの作成」でもテーブル機能の設定が可能です。
テーブル機能では、周囲のデータも含めてテーブルとして認識されることがあるため注意が必要です。表の周りには空白行を入れて、表と表以外の部分を明確にしましょう。
フォーム機能
フォーム機能は、入力すべき項目を分かりやすく表示できる機能です。セルに対応する各項目が自動的に認識されるため、確認ミスや入力ミスを防ぐ効果が期待できます。管理するデータ数が多いほどメリットが大きい機能と言えます。
フォーム機能は初期設定では非表示になっているため、事前に設定変更をしておきましょう。まずはメニューの「オプション」から「クイックアクセスツールバー」を選択し、「フォーム」を追加します。
データの確認や入力をしたいときは、セルを選択した状態で「クイックアクセスツールバー」の「フォーム」をクリックしましょう。
フォームに表示される項目数には制限があり、32列以上の項目を入力するにはフォームを2つ以上作成しなければなりません。また、フォームから数式の修正はできないため、シートで直接修正が必要です。
データの入力規制
データの入力規制は、表記の揺れや入力ミスの防止に役立つ機能です。入力規制をすると選択肢から入力内容を選んで入力できるようになります。
データの入力規制の主な種類は、下記の通りです。
- 整数
- リスト
- 日付
- 時刻
- 入力文字数
データの入力規制をするときは、規制したい項目を選択して画面上部の「データ」から「データの入力規制」を選んでクリックします。次に「元の値」に選択肢となる項目を入力します。
選択肢となる項目の入力では、「男性，女性」「はい，いいえ」のように、間にコンマを入れて区切ることがポイントです。選択肢となる項目が正しく表示されるように「空白を無視する」「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れておきましょう。
ふりがな機能
「ふりがな機能」は、入力した氏名などへ自動的に読み仮名を付与することができる機能です。この機能を利用すれば、五十音順での並べ替えや、名前を検索するときに漢字の読みを気にせずスムーズに探せるようになります。
特に同じ漢字でも読み方が異なる場合や、入力者ごとに表記がばらつく場合に役立ち、名簿をより正確かつ効率的に活用できるのが大きなメリットです。
エクセルでの名簿管理で役立つ操作をご紹介
データ抽出
「特定の条件に合う人だけを表示したい」といった場面で便利なのがフィルター機能」です。
- 見出し行を含む表全体を選択
- メニューの「データ」タブから「フィルター」をクリック
- 各列に表示された▼を使って条件を設定
例えば「住所」列で「東京都」を選べば、東京都在住の人だけを表示できます。担当部署や役職など、複数条件を組み合わせることもできるため、大量のデータから必要な情報だけを瞬時に抽出することが可能になります。
文字の置換・検索
名簿のデータは人数が増えると修正や確認も大変になりますが、「検索・置換」を使えば効率よく作業ができます。
- 検索（Ctrl＋F）
入力したキーワードに一致するデータをすぐに探せます。たとえば「佐藤」と入力すれば、名簿内の佐藤さんを一瞬で見つけられます。 - 置換（Ctrl＋H）
特定の文字列をまとめて修正できます。例えば「㈱」を「株式会社」に一括変換するなど、統一性を保つのに便利です。
検索と置換を組み合わせれば、大量のデータでも短時間で正確に修正作業が行えます。
重複したデータの削除
名簿を更新していくうちに、同じ人が複数行に登録されてしまうことがあります。そんな時に役立つのが「重複の削除」機能です。
- 重複をチェックしたい範囲を選択
- 「データ」タブ →「重複の削除」をクリック
- 判定基準とする列（例：氏名＋電話番号）を選択
これで、同一の情報を持つ行を自動的に整理できます。誤って必要なデータを削除しないように、削除前にシートをコピーしてバックアップを取っておくと安心です。
エクセルで名簿管理を行うときの注意点
エクセルは、便利な機能が豊富で使いやすいことがメリットです。一方で、名簿管理にエクセルを活用するときは、いくつか注意しなければならないポイントもあります。
エクセルで名簿管理を行うときは、下記の内容に注意しましょう。
- 共同作業や複数人での共有が難しい
- ファイルデータが重くなると不具合の原因になる
- セキュリティ対策が甘くなりやすい
- 情報漏洩のリスク
エクセルファイルはコピーや転送が容易なため、誤って外部に送信してしまうと重大な個人情報漏洩につながります。メール添付で共有するのは避け、権限設定が可能なクラウドサービスや社内共有システムを利用するのが望ましいです。 - パスワードの設定
エクセルにはファイルやシートにパスワードを設定できる機能があります。これにより、第三者による不正な閲覧や編集を防ぐことが可能です。ただし、パスワード自体が漏れないよう、安全な方法で関係者に共有する必要があります。 - バージョン管理の難しさ
複数人で名簿を更新すると、誰が最新のファイルを持っているのか分からなくなるケースがあります。これを防ぐためには、クラウド上での共同編集やバージョン履歴が残るツールを利用するのが効果的です。 - データの破損や紛失
ローカルに保存している場合、パソコンの故障や誤操作でデータが失われるリスクもあります。定期的なバックアップを取り、クラウドや外部ストレージに保存しておくと安心です。 - セキュリティ意識の徹底
ファイル自体に対策をしていても、扱う人の意識が低いとリスクは高まります。不要になったファイルは削除する、外出先で安易に開かないといった運用ルールを整えることも大切です。
名簿管理システムの作成・導入なら「@pocket」がおすすめ！
エクセルでの名簿管理のデメリットが気になるときは、名簿管理システムの導入がおすすめです。
ただし、名簿管理システムは商品によって機能性が大きく異なるため、自社のやり方に100%適した機能が備わっているとは限りません。
まずは名簿管理システムの特徴をチェックして、メリットが大きい商品を探しましょう。
名簿管理システムの作成・導入を検討中であれば、ノンプログラミング業務アプリ作成ツールの「@pocket」がおすすめです。
「@pocket」の主な魅力は、下記の通りです。
- ノンプログラミングで誰でも簡単に名簿管理できる
- 外部サービスとのデータ連携ができる
- 利用者権限を設定してアクセス制限できる
名簿管理システム「@pocket」は、気になるエクセルの注意点をカバーしつつ、低コストで名簿管理を継続できます。
まとめ
エクセルを使えば、名簿作成は初心者でも手軽に始められ、ちょっとした工夫で業務効率を大きく改善できます。
テーブル機能や入力規制、ふりがな機能などを組み合わせれば、見やすく整った名簿を作れるだけでなく、検索や並べ替えもスムーズに行えます。
ただし、名簿には個人情報が含まれるため、情報漏洩のリスクやセキュリティ面の不安を常に意識する必要があります。
パスワード設定やクラウドサービスの利用、運用ルールの徹底といった対策を忘れないようにしましょう。
さらに「作業の効率化」や「セキュリティの強化」を求める場合には、エクセルだけで管理するよりも、専用の名簿管理システムを導入するのが効果的です。
ノーコードで誰でも簡単に導入できる「@pocket」なら、エクセル以上に安心かつ効率的に名簿を管理できます。
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出典：＠pocket｜株式会社 アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/
出典：価格・導入の流れ｜株式会社 アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/price/
| サービス名 | |
|---|---|
| 料金 （初期費用、月額） | 初期費用：無料、 月額：ライト 300円・スタンダード 500円・プロフェッショナル 700円（税抜き） |
| 特徴 | プログラミング知識は不要、 集計・分析機能、表計算ソフト等の外部サービスとの連携可能 |
| 運営会社 | 株式会社 アイアットOEC |
