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新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークを行う企業は大幅に増えてきてきました。少し前まではテレワークをしている企業のイメージは、外資系のIT企業やベンチャー企業をイメージされる方もいたかと思いますが、今や多くの企業でテレワークを実施しています。
しかしながらテレワークが増える事で、新たな課題も出てきています。特に情報共有での課題を感じている企業は多いのではないでしょうか。
今までは同じフロアで仕事をし、対面でのコミュニケーションが当たり前だったものが、テレワークでチャットやメールでのコミュニケーションが中心になってきています。
ZOOMのようなWEB会議の活用で、相手の顔を見ながら会話も可能ですが、会議や打ち合わせなどでの活用が中心で日常のコミュニケーションまではWEB会議を利用している企業は少ないのではないでしょうか。
コミュニケーションが取りづらくなることで、作業の進捗が遅れたり、業務ミスが発生するような事も起こってきます。
このような事を防ぐためにも、自社にあった情報共有の環境構築をしていく事は、テレワークが当たり前の今は、どの企業も考える必要が出てきています。
目次
メールやチャットの課題
対面でのコミュニケーションが取れない環境になると、増えるのがメールやチャットの活用です。しかしながら、メールやチャットの活用にも課題はあります。
メール活用の課題
メールは多くの企業で活用されているコミュニケーションツールです。最近はチャットなどの利用も増えてきていますが、メールと併用しているようなケースがほとんどではないでしょうか。
社員は自分のメールアドレスを保持し、社外だけでなく社内の連絡事項もメールを活用していると思います。
テレワークを実施すると、口頭でのコミュニケーションが難しい面もあり、今まで以上にメールのやり取りが増えてくる傾向にあります。
その分メールでの連絡が増えてくるようになります。メールでのコミュニケーションが増えると、「返信」Re:のやり取りが増え、どんどん情報が埋もれていってしまいます。
社内からの情報、お客様からの連絡、取引業者等からの案内など、情報の整理が煩雑化してしまうような課題も発生してきます。
チャット活用の課題
チャットも今では多くの企業で活用しているコミュニケーションツールになります。メールと違い、ちょっとした連絡や質問など手軽にコミュニケーションが取れる点はチャット活用のメリットです。
テレワークでもチャットを活用している方は多いのではないでしょうか。
しかし、チャットの活用が増えてくると、スマートフォンからの通知が頻発に発生し、集中して作業をやりづらい環境にもなってきます。
対面であれば、相手の状況を見ながら声をかける事もできますが、テレワークでは相手の状況も分からないので、発信者のタイミングになってしまいます。
また、チャットだとコメントが次から次へと入ってくるので、必要な情報がどんどん埋もれてしまい、見落としなども発生リストもあります。
社内からの情報通達を整理
先ほども書きましたが、テレワークでの情報共有ツールとして、メールやチャットだけだと情報の整理が難しく、課題になるケースも出てきます。
そのような場合は、情報を整理し管理できるグループウェアのようなツールの利用もお勧めです。
グループウェアであれば、掲示板や回覧板などの機能で社内通達が自然に整理されて管理されます。社内の情報を見たいタイミングでグループウェアにログインすれば把握できるので情報を確実に共有できます。
このようなツールの活用もテレワークで検討必要になってきます。
また@pocketでも簡単な社内通達アプリを作成することも可能です。
@pocketで社内通達
@pocketは様々な業務アプリを利用者で簡単に作成できるツールです。社内通達を管理する掲示板なども簡単に作成できます。
@pocketのストアには掲示板のテンプレートもありますので、それを活用も可能です！
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社内の情報を@pocketに集約することで、テレワークで社内にいないメンバーも@pocketにログインすれば、社内からの情報を簡単に把握できます。
自分の未読情報がすぐに分かる
未読の情報もログインすれば一目でわかります。
テレワークで集中して業務を行っている中で、ちょっと休憩する際に、＠pocketで社内からの連絡を確認する！といったような活用ができます。
期限を設定して、最新情報を分かるようにする
掲示をアップする人が期限を決める事で、期限が過ぎた掲示は一覧から一旦見えないようにするような設定も可能です。
最新情報を@pocketで自動で整理していく事ができます。
メンバー間のコミュニケーションとしても活用できます。
メンバーを指定して、そのメンバーだけである議題について、意見を出し合うような社内メールアプリも作成できます。
発信者は、メンバーを指定して、情報を発信し各メンバーはそれぞれコメントで回答していきます。
メールだと「返信」Re:が繰り返され、煩雑になってきますがこのような活用方法だとそれぞれの議題についてのメンバーの意見を簡単に集約していく事が可能です。
働く環境が多様化していく中で、「ちょっとメンバーの意見を聞きたい」と思ったときに活用できるアプリです。
@pocketで部門独自の情報共有環境を構築
@pocketは誰でも簡単に業務アプリが作成できるツールです。一般的にはシステム部門がこのようなITシステムを管理していると思いますが、@pocketは自分たちで便利なアプリを作成することが出来ます。
例えば、営業部門であれば日々の日報をメールで報告して管理が大変だと思えば、システム部門に相談しなくても、自分たちで日報アプリを作成することができるようになります。
営業部門での活用方法はこちらも参考にしてください。
まとめ
テレワークの普及で働く環境がどんどん多様化していきます。環境が変化すれば新たな課題も生まれてきます。そのような環境変化にスピーディに対応していく事が、今後企業にとっては重要な取り組みになってきます。
それぞれのニーズに合わせて様々にITシステムが提供されていますが、実際どこがいいのか？検討するだけでも時間はかかってきます。
またせっかく導入してみたけど、「思っていたのと違った」「新たにこんな事もしたい」など実際にITを導入してから感じる新たな要望も出てきます。
@pocketであれば、自分たちで簡単にアプリが作成できますので、まずは@pocketで作成して運用しながら、改善していくような事ができるので、社内のデジタル化をスピーディーに進めていく事が可能です。
テレワークで情報共有の課題を感じている方は、まずは@pocketで試してみてはいかがでしょうか。
